OneDrive oder SharePoint – wann ist welches Tool das richtige?

Diese Frage bereitet vielen Microsoft-Anwendern immer wieder Kopfzerbrechen: Wann verwendet man für das gemeinsame Bearbeiten und die Freigabe von Dokumenten OneDrive for Business, und wann ist SharePoint Online die bessere Wahl? Und wo landen überhaupt all die Dateien, die man in Microsoft Teams ablegt? Hier einige Erklärungen und Ratschläge für die effizientere Dokumenten-Zusammenarbeit:

SharePoint und OneDrive – sehr ähnlich und doch verschieden

Starten wir zunächst einmal mit der Klärung, was genau der Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint ist. Auf den ersten Blick schauen die Web-Oberflächen fast identisch aus, ebenso die Funktionen. Das liegt ganz einfach daran, dass OneDrive technisch auf SharePoint basiert, oder genauer: eine SharePoint-Dokumentenbibliothek darstellt. Allerdings wird hierbei nur eine isolierte SharePoint-Website für den jeweiligen Benutzer bereitgestellt.

SharePoint und OneDrive sehen fast identisch aus, und das ist kein Zufall.

Keine Metadaten in OneDrive

Auch die Funktionen von OneDrive und SharePoint sind zum großen Teil identisch. Beispiele dafür sind das Bearbeiten von Office-Dateien in Web-Office (früher Office Online), identische Dateigrößen (bis zu 100 GB), gleichzeitiges gemeinsames Bearbeiten, Versionsverlauf, Dateifreigabe (intern und extern), Zugriff auf mobile Geräte und Synchronisieren von Dateien mit PCs und Smartphones.

Der wichtigste Unterschied besteht darin, dass OneDrive keine Metadaten unterstützt. Das wiederum ist für viele Benutzer nicht relevant, weil sie OneDrive nicht für Content-Management, sondern als Datei-Explorer mit Ordner-Hierarchien verwenden.

Teams speichert entweder in SharePoint, oder in OneDrive

Wo speichert eigentlich Microsoft Teams die darin abgelegten Dokumente – in SharePoint oder OneDrive? Hier kommt es darauf an, welcher Funktionsbereich genutzt wird. Solange man in Kanälen und Teams arbeitet, und dabei den Reiter „Dateien“ nutzt, steckt eine SharePoint-Dokumentenbibliothek dahinter. In allen privaten Chats hingegen hingegen wird OneDrive zum Austausch von Dateien verwendet.

Dabei sollte man auf funktionale Besonderheiten achten: Wenn Sie Dateien in einem privaten Chat hochladen, landen diese in Ihrem persönlichen OneDrive-Ordner ‚Microsoft Teams Chat Files‘, und dort werden für den oder die jeweiligen Chat-Partner automatisch freigegeben. Der Vorteil ist, dass das ganze intuitiv funktioniert und Sie ihre Dateien leicht finden. Allerdings bedeutet das auf der anderen Seite, dass Sie auf für Sie freigegebene Dateien möglicherweise nicht dauerhaft zugreifen können. Beispielsweise dann, wenn betreffende Personen die Organisation verlassen und damit der Zugriff auf deren OneDrive-Freigaben verschwindet.

Dateien in Kanälen und Teams werden in SharePoint gespeichert. Werden sie hingegen in privaten Chats freigegeben, landen sie im persönlichen OneDrive.

Vorteile von OneDrive: Persönliche Aufbewahrung

Die Nutzung von OneDrive sollte sich auf die persönliche Aufbewahrung von Dateien beschränken. Dafür bekommt jede Person in der Organisation ihr eigenes OneDrive, mit in der Regel rund einem TB Speicherplatz. Es empfiehlt sich vor allem für zwei Arten der Dateiaufbewahrung:

  • Für Dateien, die Sie nur für sich persönlich speichern wollen.
  • Für Entwürfe, die Sie noch nicht in eine SharePoint-Bibliothek oder einen Team-Channel zur gemeinsamen Weiterverwendung ablegen möchten.

Grundsätzlich eignet sich auch OneDrive zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten mit anderen. Doch ist diese Form der Zusammenarbeit nicht empfehlenswert, weil hierbei jeder einzelne seine Dateien für die anderen freigibt, was letztlich zu einem schwer beherrschbaren Berechtigungsdurcheinander führt.

Vorteile von SharePoint: Teamarbeit

Die beiden wichtigsten Funktionen von SharePoint sind gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten im Team sowie das Veröffentlichen von Dokumenten im Intranet für größere Nutzerkreise. Für die Zusammenarbeit kommen Team-Sites zum Einsatz, während das Publizieren im Intranet über die Communication-Sites (Kommunikations-Websites) realisiert wird.

Team-Sites: Die Funktion der Team-Sites steht nicht nur über SharePoint zur Verfügung, sondern sie steckt auch hinter diversen anderen Microsoft 365-Apps wie Microsoft 365-Groups, Outlook-Groups, Yammer-Communities und Teams-Teams. Mitglieder haben hierbei immer automatisch Bearbeitungsrechte.

Communication-Sites hingegen sind zum Publizieren für ein großes Publikum gedacht, und somit für fast jeden in der Organisation frei zugänglich. Deshalb verfügen die meisten auch nur über Lesezugriff, nur wenige können im Intranet Inhalte hochladen, bearbeiten und löschen.

Der Dokumenten-Lebenszyklus

Lässt sich nun eine Regel formulieren, die den optimalen Einsatz von OneDrive und SharePoint beschreibt? Im Idealfall sieht das so aus wie in der Grafik ‚Document Circle of Life‘ (Dokumenten-Lebenszyklus):

Der Einstieg beginnt mit dem Anlegen eines Dokuments in OneDrive for Business (Draft). Sobald ein gewisser Fortschritt erzielt ist, verschieben Sie Ihre Datei auf die Team-Site Ihres SharePoint-Teams. Hier können die Kollegen überprüfen, kommentieren und überarbeiten (Collaborate). Falls von Anfang an mehr Transparenz gewünscht ist, können Sie das Dokument auch auf der Team-Website erstellen und dort dem Team überlassen.

Sobald ein Dokument fertiggestellt und zur bereit zur Freigabe ist, veröffentlichen Sie die Datei entweder auf einer Communication-Site, oder auf der Team-Site für teamspezifische Verwendung (Publish or Share). Bewahren Sie dabei eine Arbeitskopie in Ihrer Team-Site, um (nicht-öffentliche) Aktualisierungen vornehmen zu können.

Zusammenfassung

Die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint und OneDrive, sowie deren Integration in Teams mögen am Anfang kompliziert wirken. Sobald man aber die Konzepte und die jeweiligen funktionalen Besonderheiten verstanden hat, wird der Nutzen deutlich. Richtig kombiniert lässt sich mit beiden zusammen jedes Arbeitsszenario unterstützen, vom persönlichen Erstellen über die gemeinsame Arbeit an Dokumenten bis zur Veröffentlichung im Intranet.

(Der Originalartikel ist auf englisch hier zu finden.)

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