OneDrive und SharePoint Favoriten: Dateien und Ordner hervorheben mit Lesezeichen

Wer schnell mal auf wichtige Dateien oder Ordner zugreifen möchte, kann sich im Gestrüpp von OneDrive- oder SharePoint-Bibliotheken schon mal verirren. Inzwischen stehen jedoch einige Favoriten-Funktionen bereit, die die Dateinavigation vereinfachen. Bei den SharePoint Favoriten sind dabei gewisse Besonderheiten zu beachten.

Die Favoriten-Funktion ist mindestens so alt wie die Webbrowser, wobei es dort um das Merken von Webseiten geht. Die selbe Grundidee hat Microsoft auf das Dateimanagement übertragen.

1. Favoriten in OneDrive mit einem Stern markieren

In OneDrive geht das markieren mit einem einfachen Klick von der Hand. In der Listenansicht befindet sich rechts vom Dateinamen ein Stern mit Kontur, beim Klick darauf ändert sich das leere Sternsymbol in ein gefülltes. Ein Link auf das Dokument wird damit im Favoriten-Ordner angelegt.

OneDrive und SharePoint Favoriten
Ein Klick reicht in OneDrive, um eine Datei zu favorisieren und damit einen Link darauf in den Favoriten-Ordner zu befördern.

Im OneDrive-Webclient ist der Favoriten-Ordner gut sichtbar in der linken Menüleiste platziert. So gelangen Sie immer schnell zu Ihren vorgemerkten Dateien.

Der Favoriten-Ordner ist in OneDrive links oben immer schnell zu erreichen. Allerdings findet man ihn vorerst nur im Web-Client, nicht aber in den Synchronisations-Apps.

2. SharePoint Favoriten: Angezeigt wird nur in OneDrive

Wenn Sie in SharePoint arbeiten, steht ihnen wie in OneDrive die Favoritenfunktion zur Verfügung. Technisch sind die Dokumentenbibliotheken in SharePoint und OneDrive bekanntlich identisch. Allerdings gibt es bei Darstellung und Vorgehensweise Unterschiede.

1. Wenn Sie ein Dokument in einer Bibliothek als SharePoint Favoriten markieren möchten, fehlt zunächst einmal die Sternenmarkierung in der Dateiliste. Stattdessen müssen Sie den kleinen Umweg über das Kontextmenü gehen. Hier finden Sie nun den Eintrag Favorit, um ein Element zu markieren.

SharePoint Favoriten
SharePoint ist technisch identisch mit OneDrive, darum gibt es auch hier die Favoriten-Menüpunkt. Nur bedarf es hier mehrere Klicks über das Kontextmenü. Und einen Favoriten-Ordner kennt SharePoint auch nicht. Da müssen die Benutzer dann den Umweg über OneDrive gehen.

2. Wenn Sie ein Dokument als Favoriten markieren, sehen Sie nicht sofort, wo dieses hervorgehoben wird. In einer SharePoint-Bibliothek sind dafür weder spezielle Markierungen noch einen Favoriten-Ordner vorgesehen.

Das heißt: Das Markieren von Favoriten geht auch in SharePoint, jedoch sehen Sie nur in OneDrive die entsprechenden hervorgehobenen Anzeigen von Favoriten.

Was zu beachten ist:

  • Sie können nur Dateien als Favoriten markieren, keine Ordner
  • Nur der OneDrive-Webclient kann diese anzeigen, nicht jedoch die OneDrive-Apps für Windows, iOS und andere Systeme.

3. Anheften als weitere Favoriten-Option in SharePoint

Statt Favoriten bieten SharePoint-Bibliotheken ‚Oben anheften‘. Damit lassen sich nicht nur Dateien, sondern auch Ordner hervorheben. Jedoch sind diese immer nur in der aktuellen Bibliothek sichtbar.

In SharePoint-Dokumentenbibliotheken haben Sie die Möglichkeit, Dateien und Ordner mit Oben anheften prominent über der Listenansicht hervorzuheben. Diese Markierung gilt aber immer nur innerhalb der jeweiligen Bibliothek, und ist nicht über eine globale Navigation erreichbar.

wm@sharepoin

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