Online-Meetings verschriftlichen: KI-Tools zur Transkription von Besprechungen

Um Online-Meetings zu verschriftlichen, stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Klassisch kann man Transkriptionen von Hand erstellen oder einen Service beauftragen. Doch es gibt auch einfachere und vor allem schnellere Lösungen auf KI-Basis. Erfahren Sie hier welche KI-Tools für die Transkription von Meetings besonders nützlich sind, und wie das Transkribieren in Teams und Zoom funktioniert.

Es gibt viele Gründe, warum das Transkribieren eines Online-Meetings – also die Umwandlung der gesprochenen Inhalte in schriftliche Form – von Bedeutung ist: Einigen Teilnehmern fällt es möglicherweise schwer, Audio- und Videokonferenzen konzentriert zu verfolgen und dabei die Gedanken und Meinungen aller Beteiligten im Blick zu behalten. Sie bevorzugen die Möglichkeit, die besprochenen Inhalte später in Ruhe nachzulesen, da das Lesen eines Textes meist zeitsparender ist als das Anhören eines Gesprächs. Zudem legen viele Unternehmen Wert darauf, Transkriptionen als dauerhafte Aufzeichnung von getroffenen Entscheidungen, Maßnahmen und Diskussionen während Sitzungen zu führen.

KI-Tools für das Verschriftlichen von Online-Meetings

KI-basierte Transkriptionssoftware ist heute sehr leistungsfähig und erreicht eine Genauigkeit zwischen 80 und 95 Prozent. Die besten Ergebnisse bekommen Sie, wenn Sie die englische Sprache benutzen, aber auch deutschsprachige Transkripte haben inzwischen eine hohe Qualität. KI-Transkriptionssoftware wird immer besser und bei der derzeit rasanten KI-Entwicklung ist davon auszugehen, dass sie in zwei oder drei Jahren fast fehlerfrei arbeiten, auch auf Deutsch. Derzeit ist noch etwas Nacharbeit nötig.

Beispiele für KI-basierte Transkriptions-Software:

  1. Sonix: Sonix ist eine automatische Transkriptionsplattform, die fortschrittliche Spracherkennungstechnologie verwendet, um Audio- und Videodateien in Text umzuwandeln. Es bietet Funktionen wie automatische Zeitstempel, Lautsprechererkennung und die Möglichkeit, Transkripte zu bearbeiten.
  2. Dragon NaturallySpeaking: Dragon NaturallySpeaking ist eine führende Spracherkennungssoftware, die sowohl für Privatnutzer als auch Unternehmen erhältlich ist. Sie ermöglicht die Umwandlung von gesprochener Sprache in Text in Echtzeit und bietet eine hohe Genauigkeit.
  3. Google Speech-to-Text: Google Speech-to-Text ist eine cloud-basierte Spracherkennungs-API von Google, die Entwicklern die Integration von Spracherkennungsfunktionen in ihre Anwendungen ermöglicht. Es unterstützt mehrere Sprachen.
  4. Otter.ai: Otter.ai ist eine automatische Transkriptionsplattform, die speziell für Meetings und Interviews entwickelt wurde. Sie bietet Funktionen wie Echtzeit-Transkription, Lautsprechererkennung und die Möglichkeit, Transkripte zu bearbeiten und zu organisieren. Deutsch wird leider nicht unterstützt.
  5. Trint: Trint ist eine automatische Transkriptions- und Videoplattform, die Transkripte erstellt und gleichzeitig das zugehörige Video synchronisiert. Es umfasst Funktionen wie automatische Zeitstempel, Textbearbeitung und die Möglichkeit, Transkripte zu exportieren.
  6. Rev: Rev ist eine Plattform, die sowohl automatische als auch manuelle Transkriptionsdienste anbietet. Es ermöglicht Benutzern, Audiodateien hochzuladen und Transkripte von professionellen Transkribenten zu erhalten oder automatische Transkriptionen zu generieren.

Einen guten Überblick und Tests verschiedener Tools finden Sie bei Blogmojo und Jens-Marketing.

Anwendungsbeispiel: Transkribieren mit Sonix

Sonix.ai ist die KI-Transkriptionssoftware, die in Tests sehr gut abschneidet. Herausgestellt werden vor allem die hohe Genauigkeit, eine schnelle Transkriptionsgeschwindigkeit und die einfache Bedienung. Die US-Software unterstützt die Verschriftlichung in über 38 Sprachen, darunter auch Deutsch. Der Nachteil: Der Service ist mit 10 Dollar pro Stunde relativ teuer. Trotzdem: Wer möglichst gute Transkripte haben möchte, fährt mit dieser Software gut.

Meetings mit Microsoft Teams lassen sich mit Sonix ohne Einschränkung verschriftlichen. Führen Sie die folgenden fünf Schritte aus, um eine Teams-Besprechung in Text umzuwandeln:

  1. Aufzeichnen der Besprechung in Microsoft Teams
    Um die Aufnahme zu starten, gehen Sie zu den Besprechungssteuerelementen und wählen Sie „Weitere Optionen > Aufnahme starten“.
  2. Beenden Sie die Besprechung und speichern Sie die Aufnahme
    Sobald Ihr Meeting vorbei ist, erhalten Sie einen Link zur Aufnahme. Öffnen Sie einfach den Link und laden Sie die Aufnahme herunter, um sie zu speichern.
  3. Melden Sie sich bei Sonix an
    Melden Sie sich bei Ihrem Sonix-Konto an. Oder Erstellen Sie ein neues Sonix-Konto.
  4. Datei zum Hochladen auswählen
    Klicken Sie in Sonix auf „Hochladen“ und „Datei von meinem Computer auswählen“ und suchen Sie die Microsoft Teams-Aufzeichnung, die Sie gerade gespeichert haben.
  5. Microsoft Teams-Besprechung transkribieren
    Wählen Sie die Sprache und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Transkribieren“.

In wenigen Minuten erhalten Sie von Sonix eine Online-Niederschrift Ihres Teams-Meetings.

Online-Meetings verschriftlichen mit Sonix
Sonix kann Ihre Microsoft Teams-Besprechungsaufzeichnungen je nach Länge Ihrer Aufnahme in nur wenigen Minuten in Text umwandeln.

Online-Meetings mit Teams und Zoom verschriftlichen

Den Transkriptions-Prozess kann neuerdings auch Software erledigen. Diese Technologie nutzt komplexe Algorithmen und künstliche Intelligenz. Die Tools wandeln die Audio-Aufzeichnungen je nach Länge der Aufnahme in nur wenigen Minuten in Text um. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Genauigkeit der automatisch erstellten Transkripte von verschiedenen Faktoren abhängt, darunter die Qualität der Audioaufnahme, der Akzent oder Dialekt der Sprecher, die Stärke der Hintergrundgeräusche und das Fachvokabular.

Transkribieren mit Teams

Microsoft Teams stellt in den neueren Versionen die Möglichkeit einer automatischen Transkription zur Verfügung. Es gibt jedoch einige Einschränkungen für die automatisierte Mitschrift eines Live-Meetings in Teams:

  • Die Transkript-Funktion ist nur in der Desktop-Version von Microsoft Teams (und nicht im Browser) verfügbar. Der Admin muss zudem die Funktion aktiviert haben.
  • Die Qualität der Transkription ist passabel, aber nicht überwältigend. Wie gut das Transkript wird, hängt von der Audioqualität ab, die von Teilnehmer zu Teilnehmer sehr unterschiedlich sein kann. Auch die Leistung des Mikrofons, die Umgebung, Hintergrundgeräusch und der Klarheit des Gesprochenen spielen eine Rolle.
  • Die Funktion ist Abonnenten von Microsoft 365 vorbehalten, die über bestimmte Lizenzen verfügen (Office 365 E1, A1, A3, A5, E3, E5, F1, F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium).

Wer diese Einschränkungen umgehen will, sollte sich bei anderen Tools umsehen. Im allgemeinen liefern diese auch bessere Ergebnisse als Teams selbst.

Online-Meetings verschriftlichen in Microsoft Teams

In Teams können Sie Gespräche automatisch transkribieren – vorausgesetzt, die Funktion wurde im Teams Admin Center aktiviert.

Transkribieren mit Zoom

Um in Zoom Meetings zu transkribieren benötigen Sie die Business-, Bildungs- oder Enterprise-Lizenz mit aktivierter Cloud-Aufzeichnung. Sobald Sie im Meeting sind, starten Sie eine Cloud-Aufzeichnung.
Wenn das Meeting beendet ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung über die Verfügbarkeit Ihrer Aufzeichnung. Kurz darauf folgt eine weitere E-Mail, die Sie über die Fertigstellung des Audio-Transkripts informiert. In diesen Benachrichtigungen finden Sie Links, über die Sie sowohl Ihre Aufzeichnungen als auch Ihre Transkripte einsehen können. Allerdings gibt es auch hier Einschränkungen:

  • Die Audio-Transkription unterstützt nur Englisch
  • Die Audio-Transkription ist ausschließlich für Cloud-Aufnahmen verfügbar und gilt nicht für lokale Aufnahmen, die auf Ihrem Gerät gespeichert sind.

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