Outlook-2010-Tipp: So erledigen Sie Routine-Aufgaben mit Quick Steps
Sie erhalten täglich Dutzende von E-Mails. Ständig müssen Sie die gleichen Aufgaben durchführen, etwa Mails in andere Ordner verschieben oder an einen oder mehrere Kollegen weiterleiten. In Outlook 2010 können Sie diese lästigen Routinearbeiten jetzt mit der neuen Quick Steps-Funktion deutlich schneller erledigen.
Wie alle gängigen Mail-Programme bietet auch Outlook 2010 Filter-Regeln, mit denen sich das Sortieren von E-Mails automatisieren lässt. Solange sich Mails eindeutig identifizieren lassen, sind Filter hilfreich, um etwa Newsletter oder Nachrichten von Mailinglisten automatisch in die dafür vorgesehenen Ordner zu verschieben.
Mit einem Klick mehrere verkette Aktionen ausführen
Doch viele Mails lassen sich nicht nach eindeutigen Regeln filtern und erfordern so das Eigreifen des Benutzers. Genau für solche Aufgaben eignet sich die neue Quick Steps-Funktion in Outlook 2010. Mit einem Mausklick lassen sich so mehrere Aktionen auf einmal auf eine E-Mail anwenden. Wollen Sie beispielsweise Mails mit einem Klick in andere Ordner verschieben, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie in Outlook 2010 auf die Registerkarte „Start“. In der Gruppe „QuickSteps“ sehen Sie einige bereits vordefinierte Quick Step-Befehle.
- Klicken Sie auf „Verschieben in: ?“. Es öffnet sich das Fenster „Erstes Einrichten“. Tippen Sie unter „Name:“ eine aussagekräftige Beschreibung für den Befehl ein, beispielsweise „Verschieben in Erledigt“. Unter „Aktionen“ sind bereits die Klickboxen vor „In Ordner verschieben“ und „Als gelesen markieren“ aktiv. Diese Voreinstellung können Sie ein der Regel belassen. Hinter „In Ordner verschieben“ wählen Sie den gewünschten Zielordnern aus.
- Klicken Sie auf „Optionen“. Hier können Sie eine Tastenkombination auswählen, mit der sich die Quick Steps-Aktion durchführen lässt, beispielsweise „Strg + Umschalt + 1“. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Speichern“.
Wenn Sie jetzt eine Mail in den Ordner „Erledigt“ kopieren möchten, müssen Sie nur in der Quick Steps-Gruppe auf „Verschieben in Erledigt“ klicken oder Sie verwenden die Tastenkombination Strg + Umschalt + 1.
Weitere Quick Steps erstellen und bearbeiten
In Outlook 2010 sind noch drei weitere Quick Steps vordefiniert: „An Vorgesetzte(n)“, „Team-E-Mail“ und „Antworten und Löschen“. Nach einem Klick darauf können Sie diese ähnlich konfigurieren wie „Verschieben in: ?“.
Über „Neu erstellen“ legen Sie individuelle Quick Step-Aktionen an. Hier lassen sich mehrere Aktionen kombinieren. Sie können etwa eine Mail an einen bestimmten Empfänger weiterleiten und dann in einen anderen Ordner verschieben oder kopieren.
Wenn Sie die Quick Step-Aktionen später ändern möchten, klicken Sie auf „Quick Steps verwalten“. Wählen Sie einen Quick Step aus, und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Sie können dann den Zielordner verändern oder andere Empfänger-Adressen definieren. Besonders nützlich bei komplexen Quick Steps: Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Duplizieren“ erstellen Sie eine Kopie der gerade ausgewählten Aktion. Diese können Sie dann anpassen und unter einem neuen Namen speichern.