Outlook-Mail zurückrufen: Versehentlich versandte mit neuer Exchange Online-Funktion widerrufen

Versehentlich oder voreilig verschickte E-Mails gehören zu den bekanntesten Ärgernissen der Online-Kommunikation. Funktionen zum zurückrufen von Mails werden zwar schon lange angeboten, doch das klappt nur unter bestimmten Bedingungen. Microsoft startet jetzt einen neuen Anlauf und bietet eine Widerruffunktion. Sie können jede versehentlich losgeschickte Outlook-Mail zurückrufen – mit gewissen Einschränkungen.

Die neue Widerruffunktion von Exchange Online bietet auf den ersten Blick einige Dinge, die bisher undenkbar waren. So lässt sich etwa eine Nachricht auch dann aus dem Posteingang des Empfängers löschen, wenn sie bereits gelesen wurde. Und auch der E-Mail-Client des Empfängers spielt keine Rolle mehr.

Outlook kennt schon lange das Zurückholen – theoretisch

Schon bisher schon gab es in Outlook für Windows die Option, eine versendete Nachricht zurückzuholen. Dazu öffnen Sie im Ordner Gesendete Objekte die betreffende E-Mail und gehen im Reiter auf Datei und dann Informationen. Hier können Sie unter Erneute Nachrichtensendung und Rückruf zwischen Erneut senden oder zurückrufen oder Diese Nachricht zurückrufen wählen.

Outlook-Mail zurückrufen
Auch bisher schon bot Outlook über das Dateimenü von versendeten Mails die Funktion, E-Mails nachträglich wieder zurückzuholen. Allerdings mit beschränkter Wirkung.

Da die Funktion lediglich auf dem Outlook-Client basiert, weist sie einige Einschränkungen auf. So versagt sie etwa bei bereits gelesenen Nachrichten und kann auch keine E-Mails löschen, wenn das Mail-Programm des Empfängers nicht aktiv ist.

Außerdem ist sie nicht in der Lage, Nachrichten aus anderen Ordnern als dem Posteigang zu entfernen. Zudem erfordert die Funktion auch noch Outlook als E-Mail-Software beim Empfänger. Mit anderen Clients ist kein Rückruf möglich.

Outlook-Mail zurückrufen – Rückrufe jetzt zeitlich unbegrenzt möglich

Die neue Funktion von Exchange Online ersetzt das genannte Outlook-Feature und ist auf die selbe Weise zu bedienen. Sie ist nun unabhängig vom Mail-Client auf Empfänger-Seite, und kann die Nachrichten bei der Synchronisation zwischen Server und Client auch aus beliebigen Ordnern zurückholen.

Für den Widerruf einer E-Mail sind keine zeitlichen Grenzen gesetzt, er kann auch noch nach mehreren Wochen oder Monaten erfolgen. Sobald der Absender den Prozess gestartet hat, versucht Exchange Online 24 Stunden lang, die Nachricht zu löschen. Falls das in dieser Zeitspanne nicht gelingt, erklärt es den Widerruf als gescheitert.

Nach jedem Rückruf einer E-Mail erhält der Anwender eine Nachricht mit einem Link zu einem Statusbericht, der Details zum Erfolg oder Misserfolg der Aktion bei den einzelnen Empfängern enthält.

Outlook-Mail zurückrufen
Outlook-Mail zurückrufen: Exchange Online kann E-Mails nachträglich wieder zurückholen und verwendet dazu die Synchronisation mit dem Client.

Einschränkungen wie externe Empfänger bleiben bestehen

Trotz deutlicher Verbesserungen gegenüber der Client-Variante gibt es auch beim E-Mail-Rückruf über Exchange Online einige Einschränkungen. So funktioniert der Rückruf lediglich bei in der Cloud gespeicherten Postfächern, nicht bei lokalen Installationen. Aktuell wird auf Absender-Seite nur Outlook für Windows unterstützt, nicht jedoch die Version für Mac OS oder Android.

Wie bereits in der Vergangenheit lassen sich aus rechtlichen Gründen keine E-Mails widerrufen, die an Empfänger außerhalb der eigenen Organisation versendet wurden. Und schließlich kann der Anwender auch keine Mails zurückrufen, die manuell oder über eine Outlook-Regel weitergeleitet wurden. Ein Widerruf ist nur bei Nachrichten vorgesehen, die per automatischem SMTP-Forwarding weitergeschickt wurden.

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One Comment

  1. Hallo und danke für diesen Artikel.

    Was genau bedeutet die Statusmeldung im Outlook-Statusbericht für Nachrichtenrückruf: „Die Nachricht wurde erfolgreich zurückgerufen, wurde aber vom Empfänger gelesen.“

    Dass die Nachricht gelesen wurde, ist klar. Wurde die Nachricht dennoch aus dem Mailclient des Empfängers gelöscht?

    Grüße David