Problem Anwender-Akzeptanz: "Wir haben Office 365" heißt oft nur "Exchange Online und O365 ProPlus"
Hat Microsoft mit Office 365 ein Vermittlungsproblem? Das zumindest meint Alistair Pugin in seinem aktuellen Blogbeitrag: „Jedes Mal, wenn ich Kunden die vielen Office 365-Apps im Periodensystem zeige, lautet die Antwort: ‚Ich kannte das alles gar nicht.'“ Ähnliche Schlüsse lässt auch unsere SharePoint/O365-Anwenderstudie 2018/19 zu. Die meistgenutzten Apps sind laut der Umfrage Outlook, OneDrive, OneNote und Teams. Viele der übrigen Office 365 Apps sind entweder unbekannt oder werden kaum genutzt.
Auch bei der Cloud-Migration scheint es laut Pugin noch viele Missverständnisse zu geben, die er zugespitzt so wiedergibt: „‚Ja, wir haben Office 365‘ heißt meistens ‚Wir haben die E-Mail auf Exchange Online umgezogen und nutzen Office 365 ProPlus.'“
Früher alle drei Jahre, heute alle drei Wochen was Neues
Die zugrundeliegende Problematik hat mehrere Facetten. Zum einen spielt hier Microsofts neuer pausenloser Innovationszyklus in der Cloud eine Rolle – Stichwort Evergreen-IT. Früher gab es zirka alle drei Jahre neue Softwareversionen, was für IT und Berater bedeutete, dass man sich in diesem Rhythmus neu aufschlauen musste.
Heute gibt es fast täglich, oder alle paar Wochen was neues in Office 365, was in dieser rasanten Form viele fast schon beängstigend empfinden. Und das hat auch Auswirkungen auf die Organisationen, insbesondere auf die IT. Die müssen sich nämlich an diese neuen Rahmenbedingungen anpassen muss, um nicht unter die Räder zu kommen.
Hier ein paar seiner abschließenden Ratschläge und Anmerkungen:
- Office 365/Microsoft 365 ist ein nichts anderes als eine Bündelung von Einzelprodukten
- „Citizen Developers“ sind gut für Innovation, aber eher hinderlich für einen geregelten Betrieb (Stichwort „Governance“)
- Die IT-Abteilung sollte ununterbrochenes Lernen als neuen Normalzustand akzeptieren
- European Collaboration Summit 2024 von 14. bis 16. Mai - 30. April 2024
- Microsoft verschiebt den Zwangsumstieg auf Teams 2.0 auf 2025 - 25. April 2024
- Teams-Teilnehmerlisten: Anwesenheitsberichte herunterladen über Kalender oder Admin Center - 24. April 2024
Office 365 / Microsoft 365 ist aus meiner Sicht deutlich mehr als nur eine Bündelung von Einzelprodukten. Erst durch ein für ein Unternehmen angepasstes Zusammenspiel generieren die Produkte den optimalen Nutzen. Die Governance auch im Hinblick auf die DSGVO wird immer wichtiger, diese kann aber mit den Möglichkeiten von MS365 gut etabliert und gemanaged werden. Man muss sich halt damit auf organisatorischer Ebene beschäftigen und natürlich ist Governance kein „Tool“ Thema.
So wie es Microsoft „serviert“, erzeugt es es offenbar bei vielen den Eindruck, dass das eine zusammengewürfelte App-Sammlung ist. Das harmonische Zusammenspiel hinzubekommen ist daher wohl eine der wichtigen Projektaufgaben – vor allem in Richtung Training und Governance.
Ja, das ist aus meiner Sicht eines der zentralen Probleme. Zunächst war ja Office 365 nur ein Bundling von Office Client, Exchange, SharePoint und Lync bzw. Skype for Business. Das Zusammenspiel der Dienste untereinander sowie zusätzliche neue Dienste sind ja erst in den letzten Jahren dazu gekommen. In den Köpfen der Kunden ist das aber noch nicht angekommen.