Vertraulich kommunizieren mit Teams: So richten Sie private Chat-Kanäle ein
Microsoft hat erst vor Kurzem in Teams eine von vielen heiß ersehnte Funktion eingebaut: Private Kanäle (Private Channels). Damit ist es nun möglich, nicht-öffentliche Gruppen einzurichten und darin vertraulich – also uneinsehbar für alle anderen Teams-Nutzer in der Organisation – zu kommunizieren. Im Gegensatz zu den normalen Chat-Gruppen bleiben dabei die üblichen Kanal-Funktionalitäten wie Tabs erhalten, um in Gruppen vertrauliche Informationen risikofrei auszutauschen. Die folgenden Tipps erklären alle Funktionen und Besonderheiten:
1. Wann benötigt man private Kanäle?
Die Einführung von private Kanälen in Teams wurde schon länger diskutiert, war aber nicht unumstritten. Viele befürchteten eine Beeinträchtigung der offenen, hierarchiefreien Zusammenarbeit, wie sie charakteristisch ist für Teams. Auf der anderen Seite kennt jeder aus der täglichen Arbeitspraxis Situationen, in denen eine geschützte, nicht öffentlich einsehbare Kommunikation notwendig ist. Beispiele dafür sind:
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Private Kanäle in der Kanal-Liste in Teams: Sofort erkennbar am Schloss-Symbol Arbeit mit Externen: Bestimmte Informationen sollen nur einer definierten Gruppe zugänglich sein. Außerdem soll der Zugriff geschützt sein, damit Externe beispielsweise keinen Zugang zu Geschäfts-Internas bekommen.
- Vertrauliche Informationen (NDA): Immer wenn es zu einem Thema eine Vertraulichkeitsvereinbarung (Non Disclosure Agreement – NDA) gibt, muss sichergestellt werden, dass die Kommunikation auf die betroffenen Personen eingegrenzt bleibt. In diesem Fall werden die NDA-Unterzeichner Teil des privaten Kanals, gleichzeitig können aber weitere „öffentliche“ Autoren Teil des übergeordneten Teams sein.
- Informationsaustausch und Zusammenarbeit für Führungskräfte: Fall Sie bei bestimmten Themen auch mit Managern zusammenarbeiten, besteht dabei oft das Bedürfnis, die Konversationen in einem separaten, privaten Kanal zu führen.
2. Gruppen-Chats sind kein Ersatz für private Kanäle
Auch bisher bot Teams durchaus Möglichkeiten, über die Chat-Funktion vertraulich mit einer oder mehreren Personen zu kommunizieren. Damit gehen aber gewisse Nachteile einher:
- Unübersichtlich: Mit der wachsenden Zahl an Einzel- und Gruppen-Chats verliert man sehr schnell die Übersicht, mit wem man über was kommuniziert hat.
- Keine Suchfunktion: Erschwerend kommt hinzu, dass man über die Suche die Gruppen-Chats nicht finden kann.
- Keine Integration in bestehendes Team: In Gruppen-Chats fehlt die Verbindung zu Dateien und Konversationen im übergeordneten Team. Stattdessen werden beispielsweise im Chat freigegebene Dateien über das persönliche OneDrive-Konto des Users geteilt – und damit komplett abgeschnitten von den Team-bezogenen Inhalten.
3. Was ist zu beachten beim Einrichten von privaten Kanälen?
Grundsätzlich ist die Einrichtung eines privaten Kanals ist mit wenigen Klicks erledigt. Über das Menü „Kanal hinzufügen“ wählt man einfach unter der Auswahl „Datenschutz“ den Punkt „Privat“ (siehe Bild).
Um privaten Kanäle sinngemäß einzusetzen, sind einige Besonderheiten zu berücksichtigen. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Eigenschaften:
Einrichtung, Funktionen und Einladen von Benutzern:
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Einfache Einrichtung: Die Option „Privat“ findet sich im Dialog für die Kanal-Einstellungen Private Kanäle können nur neu erstellt werden, eine Umwandlung bestehender Kanäle ist nicht möglich.
- Private Kanäle unterstützten keine Bots, Apps (inklusive Planner) oder geplante Besprechungen.
- Das Recht auf die Einrichtung von privaten Kanälen lässt sich auf Team-Verwalter begrenzen. Im Standard kann jedes Mitglied einen privaten Kanal einrichten. Diese Einstellung kann aber geändert werden.
- Auch externe Gäste können Mitglieder werden, wie in einem Team. Sie müssen aber zuvor Mitglied des Teams sein.
Zugriffsrechte – wer kann was verwalten und sehen:
- Die Verwalter des übergeordneten Teams sind nicht zwangsläufig die Verwalter eines enthaltenen privaten Kanals. Falls nicht, können sie darauf auch nicht zugreifen.
- Alle Mitglieder eines privaten Kanals müssen Mitglieder des übergeordneten Teams sein – das können auch externe Gäste sein.
- Team-Verwalter können alle privaten Kanäle und deren Namen innerhalb des entsprechenden Teams sehen, und sie können auch löschen. Allerdings können sie nicht die Inhalte des privaten Kanals sehen, solange sie nicht Mitglieder sind.
Umgang mit Dokumenten in privaten Kanälen:
- Dateien in einem privaten Kanal werden in einer separaten, Kanal-spezifischen SharePoint-Websitesammlung gespeichert.
- Die Zugriffsrechte auf diese speziellen SharePoint-Sites werden ausschließlich von Teams aus verwaltet.
Löschen und Wiederherstellen von privaten Kanälen:
- Private Kanäle können gelöscht werden wie jeder andere Kanal. Der einzige Unterschied ist, dass auch die SharePoint-Site mit den enthaltenen Dateien gelöscht wird.
4. Wann empfiehlt sich die Verwendung von privaten Kanälen?
Um herauszufinden, ob ein privater Kanal verwendet werden soll, eigenen sich die Beantwortung folgender Fragen:
| Gibt es bereits ein Team mit diesen Personen als Teammitglieder? | Müssen die Inhalte der anderen Personen vertraulich behandelt werden? | Sind verschiedene Themen zu behandeln? | Empfehlung |
| Ja | Ja | Ja | Erstellen Sie einen privaten Kanal im vorhandenen Team, oder für jedes Thema dedizierte private Kanäle. |
| Ja | Ja | Nein | Erstellen Sie einen privaten Kanal im vorhandenen Team. |
| Ja | Nein | Nein | Erstellen einen normalen Kanal im vorhandenen Team. |
| Nein | Nein | Nein | Erstellen Sie ein neues Team. |
| Nein | Nein | Ja | Beim Erstellen eines neuen Teams sollten Sie je nach Vertraulichkeit der Themen separate Standard- oder private Kanäle erstellen. |
| Nein | Ja | Nein | Erstellen Sie ein neues Team, oder erstellen Sie einen neuen privaten Kanal in einem vorhandenen Team |
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