Microsoft blockiert die Copilot-Suche mit Restricted SharePoint Search

Der Microsoft Copilot findet auch die verstecktesten Dokumente und Informationen in Microsoft 365 und den damit verbundenen Ablagen. Einerseits ist diese neue Art der Suche zwar praktisch, doch aus Sicht des Datenschutzes ruft sie auch vielfältige Befürchtungen hervor. Um diese große Reichweite des Copiloten einzudämmen und die zu durchsuchenden Repositories kontrollieren zu können, führt Microsoft nun die Option Restricted SharePoint Search ein.

Wie funktioniert Restricted SharePoint Search?

In Tenants mit Copilot for Microsoft 365 kann ab April Restricted SharePoint Search mittels eines PowerShell-Befehls aktiviert werden. Standardmäßig bleibt es ausgeschaltet. Sobald die Beschränkung aktiviert ist, sind die meisten SharePoint Online-Sites für den Copiloten gesperrt. Administratoren müssen dann explizit alle Sites freigeben, die der Copilot durchforsten darf.

Rein funktional wird mit Restricted SharePoint Search die unternehmensweite Suche ausgeschaltet. Danach können Administratoren bis zu 100 SharePoint Online-Sites angeben, auf die die Benutzer zugreifen dürfen. Da in der Praxis selbst kleine Tenants über mehrere Hundert Sites verfügen, heißt das, dass der größte Teil der bestehenden Sites für Suche beziehungsweise Copilot ausgeschlossen wird.

Welche Standard-Sites und Dateien nicht geblockt werden:

Laut Microsoft bleiben allerdings viele Sites von dieser Restriktion verschont, so dass die einfache Bedienbarkeit gewährleistet ist. Benutzer können Inhalte von folgenden Sites auf jeden Fall auch mit Restricted SharePoint Search ohne spezielle Einstellungen durchsuchen:

  • Vielbesuchte SharePoint Online-Sites. Wobei hier aktuell keine klare Definition vorliegt.
  • Dateien in OneDrive for Business, auf die der Benutzer Zugriff hat. Das beinhaltet auch die persönlichen Daten.
  • Dateien, die mit anderen Benutzern geteilt werden.
  • Dateien, die der Benutzer betrachtet, bearbeitet oder erzeugt hat.

Wenn die Beschränkung aktiviert wurde, bekommen die Benutzer im Copilot eine Meldung, die über die Beschränkungen informiert:

restricted sharepoint search
Am oberen Bildschirmrand werden die Benutzer darüber informiert, dass die Beschränkung der SharePoint-Suche aktiviert ist.

wm@sharepoin

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