Schnellübersicht: Die 12 wichtigsten Produktivitäts-Tools von Office 365
Je nachdem, von welchem Blickwinkel aus man Office 365 betrachtet, zeigt es sich völlig anders. Für manche ist es nur ein neuer Name für die klassischen Office-Desktop-Anwendungen, für manche ist es eine gehostete Exchange-E-Mail-Umgebung mit vielen Extras, bei anderen steht SharePoint Online im Vordergrund, und so fort. Noch relativ wenig bekannt sind dabei die diversen Produktivitäts-Apps, die den digitalen Arbeitsplatz um eine Menge an Zusatzfunktionen erweitern.
Mit unserem Office 365 Periodensystem haben wir bereits eine einfach verständliche Visualisierung der kompletten Cloud-Suite vorliegen. Was dabei aber noch fehlt sind deutschsprachige Kurzbeschreibungen für die 12 wichtigsten Tools, die im E5-Plan enthalten sind. Hier eine Übersicht mit Kurzerklärungen:
1. Power Automate (Flow)
Power Automate (früher Flow) ermöglicht das Automatisieren von Abläufen über verschiedene Anwendungen hinweg. So kann man etwa mit Instant-Messages den Versand von E-Mails auslösen, Dateien zwischen mehreren Anwendungen synchronisieren oder Dateien anhand eines definierten Ereignisses von einem Dienst zum anderen kopieren. Ein geschäftliche Szenario damit wäre ein Formular in SharePoint, das nach dem Ausfüllen eine neue Verkaufschance in Dynamics 365 anlegt. (Mehr dazu auf SharePoint360.de)
2. Forms
Wollen Sie in der Firma wissen, wer in der Mittagspause welche Pizza bestellen möchte? Solche und viele andere geschäftlichen Informationen kann man mit Forms sammeln. Das Tool bietet Funktionen wie Umfragen, Quizze und Abstimmungen, die Ergebnisse lassen sich in Echtzeit betrachten. Bis zu 5000 Benutzer können dabei beteiligt werden.
3. MyAnalytics
Diese neue Anwendung ermöglicht die Messung und Analyse der Mitarbeiter-Produktivität am digitalen Arbeitsplatz. Erfasst werden beispielsweise Zeiten, die man mit E-Mails verbringt, mit wem man am meisten zusammenarbeitet, aber auch Zeitfresser wie die wöchentlichen Meetings. In der Einzelbetrachtung lassen sich die eigene Arbeitszeit, das Netzwerk, Besprechungen, E-Mails, Kernzeiten und Abwesenheitszeiten erfassen. (Mehr dazu auf SharePoint360.de)
4. Planner
Welches Tool hilft, um Teams aus weit verstreuten Mitarbeitern zu organisieren, die an verschiedenen Projekten arbeiten und zur gleichen Zeit abliefern müssen? Mit Planner lassen sich solche Teams in visueller Form organisieren und deren Aufgaben planen und verwalten. Dazu gehören vier Basisfunktionen: Ein Information-Hub, flexible Kategorisierungen, Kommunikation und Insights. Benutzer in einem Team können Pläne erstellen, Aufgaben anlegen und zuordnen, Dateien freigeben, mit anderen kommunizieren und Fortschritts-Status erhalten. (Mehr dazu auf SharePoint360.de)
5. PowerApps
PowerApps ermöglichen jedem Anwender, mit wenigen Schritten eigene Smartphone-Apps erstellen, zum Beispiel auf Basis eines Excel-Arbeitsblatts. Solche Apps lassen sich dann mit diversen externen Anwendungen wie CRM, SharePoint oder einer Oracle-Datenbank verbinden, um von dort Daten zu holen oder zu schreiben. PowerApps können an Kollegen einfach per E-Mail weitergereicht werden. (Mehr dazu auf SharePoint360.de)
6. StaffHub
Mitarbeiter und ihre Manager können damit per Mobilgerät Arbeitszeiten und Termine austauschen und dazu kommunizieren. Damit lassen sich Freizeiten beantragen, Schichten tauschen und darüber mit Kollegen abstimmen. Nachrichten können an einzelne Benutzer oder das gesamte Team geschickt werden.
7. Delve
Delve ist eine App, die das Arbeitsverhalten in der Office-Umgebung analysiert und den Benutzern die jeweils relevanten Inhalte anzeigt – ob E-Mails, Dokumente aus OneDrive, Informationen aus SharePoint oder Nachrichten aus Yammer. Zusätzlich zu kontextbezogenen Dokumenten werden auch Kollegen angezeigt, die an ähnlichen Themen arbeiten. Im Idealfall erspart Delve die Suche nach Dokumenten und Kollegen, man erhält sie automatisch im Arbeitskontext angezeigt. (Mehr dazu auf SharePoint360.de)
8. Office 365 Gruppen
Gruppen bietet in verschiedenen Anwendungen wie Outlook einige Funktionen für die Zusammenarbeit von Teams. Zu den Kernfunktionen gehören das Speichern und Freigeben von Dokumenten und E-Mails sowie ein gemeinsames Gruppen-Postfach. (Mehr dazu auf SharePoint360.de)
9. Stream/Office 365 Video
Stream ist der Nachfolger von Office 365 Video und wird auch als ‚Youtube von Office 365‘ bezeichnet. Es ermöglicht das Hochladen, Freigeben und Abspielen von Videos in einem eigenständigen Portal sowie innerhalb der Office 365-Anwendungen. (Mehr dazu auf SharePoint360.de)
10. Sway
Mit Sway hat Microsoft schon vor einiger Zeit ein Web-basierendes Präsentationstool eingeführt, das gelegentlich schon als Nachfolger von PowerPoint gehandelt wurde. Es enthält eine Design-Engine, die beim Produzieren von visuell ansprechenden Berichten und Präsentationen hilft. Bilder, Texte, Videos und Infografiken lassen sich per Drag and Drop einbinden, die Präsentationen werden unmittelbar online bereitgestellt. (Mehr dazu auf SharePoint360.de)
11. PowerBI Pro
Microsoft hat mit PowerBI eine einfach zu bedienende App für Business-Intelligence-Auswertungen geschaffen. Damit lassen sich Berichte erstellen und veröffentlichen, Dashboards freigeben und mit Kollegen in Arbeitsräumen zusammenarbeiten. (Mehr dazu auf SharePoint360.de)
12. Advanced eDiscovery
Wenn es um Compliance und rechtliche Themen geht, hilft eDiscovery beim Durchforsten von Exchange-Postfächern, SharePoint Online und OneDrive for Business über eine einheitliche Suche. Das Auffinden von Dokumenten und Informationen soll auch in großen Datenmengen schnell erledigt sein. (Mehr dazu auf SharePoint360.de)
- Was kostet Viva? Vergleichstabelle verschafft Überblick über das sprießende Produktportfolio - 14. März 2023
- Aufzeichnung von Teams-Besprechungen nicht erwünscht? Mit neuer Richtlinie können Teilnehmer um Zustimmung gefragt werden - 13. März 2023
- Datei-Downloads in Teams: Der Zielordner lässt sich jetzt frei konfigurieren - 28. Februar 2023
Sehr coole Übersicht und das Periodensystem ist Super! Vielen Dank dafür.
(PS: Bei 2. ist wohl „Forms“ gemeint. „Solche und viele andere geschäftlichen Informationen kann man mit Flow sammeln.“).
Danke für das Lob! 🙂 Und für den gefundenen Fehler, ist korrigiert.