Social-E-Mail: harmon.ie 3.0 verbindet Sharepoint mit Outlook und vereinfacht Dokumentenmanagement

„E-Mail ist tot, zukünftig setzten Unternehmen bei Kommunikation und Zusammenarbeit auf Social-Networking-Tools.“ Diese neuerdings oft zu hörenden Parole hat angesichts des Facebook- und Twitter-Booms zweifellos ihren Charme. Doch findet in der geschäftlichen IT-Welt tatsächlich dieser revolutionäre Umschwung statt, oder ist ein schrittweiser, evolutionärer Wandel wahrscheinlicher? Vieles spricht für einen sanften Übergang, und dabei helfen Tools wie harmon.ie for Sharepoint, indem sie Firmen den Einstieg in Social-Networking erleichtern, ohne dass enorme Investitionen in große Infrastrukturprojekte erforderlich sind.

E-Mail ist zweifellos das am meisten missbrauchte Collaboration-Werkzeug. Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten beispielsweise findet auch heute noch meist in Form hin- und her gemailter Office-Dateien statt. Das verschwendet nicht nur viel Speicher im E-Mail-System, sondern verkompliziert auch die Arbeitsabläufe. Theoretisch gibt es für diese Sorte von Problemen längst hochentwickelte Softwarelösungen in Form von Dokumentenmanagement- und Workflow-Systemen, mit denen sich Dokumente zentral verwalten und Workflows einrichten lassen. Tatsache ist jedoch, dass es an der Akzeptanz bei den Anwendern mangelt, weil sich die meisten nicht von ihren E-Mail-Gewohnheiten trennen wollen. Und ein Sinneswandel ist vorerst nicht in Sicht, wenn man sich allein im Sharepoint-Umfeld umschaut. So ergab eine Studie von Forrester, dass zwar etwa 80 Prozent der Unternehmen in Sharepoint investiert haben, aber dort tatsächlich nur 11 Prozent der Anwender den Microsoft-Server täglich nutzen. Diese „Verweigerungshaltung“ hat verschiedenen Gründe, wobei es insbesondere an der unzureichenden Usability liegen dürfte. Der Umgang mit Dokumenten in Sharepoint gestaltet sich nämlich in vielen Situationen noch recht umständlich.

harmon.ie verbindet Outlook und Sharepoint

Anbieter wie harmon.ie haben diese Lücke erkannt und bieten Tools an, die die Brücke zwischen der vertrauten E-Mail-Umgebung und Sharepoint schlagen. Speziell für Outlook als dem meistgenutzten E-Mail-Client hat der Anbieter „harmon.ie for Sharepoint Outlook Edition“ im Programm, das in der aktuellen Version 3.1 vorliegt. Dieses Tool klinkt sich in Outlook als zusätzliche Seitenleiste ein und steht dort dem Benutzer jederzeit zur Verfügung. Zwei Grundideen haben die Entwickler bei der Konzeption verfolgt, wie Marketingchef David Lavenda erklärt: „Das unmittelbare Nebeneinander von E-Mail und Sharepoint-Dokumentenbibliotheken senkt die Hemmschwelle, um Mails und Dokumente konsequent in Sharepoint abzulegen. Gleichzeitig lernen die Benutzer quasi nebenbei, die verschiedenen Social-Funktionen wie MySites oder Activity Streams zu nutzen.“ Social E-Mail nennt das der Hersteller und ist zuversichtlich, dass mit diesem Rezept auch in eher konservativen Anwenderkreisen der Einstieg in Social-Networking gelingt.

Harmon.ie for Outlook gibt es in zwei Versionen, nämlich der kostenlosen „Free Edition“ und der „Enterprise Edition“, die über einige für Unternehmen wichtige Zusatzfunktionen verfügt. Zu den Highlights bei den Grundfunktionen zählt zunächst der Sharepoint-Dateiexplorer, der einen bequemen Dokumentenupload in Sharepoint per Drag-and-Drop ermöglicht. Ohne Outlook zu verlassen, können die Benutzer E-Mails, Anhänge und beliebige andere Dokumente von ihrem Desktop in eine Sharepoint-Bibliothek hochladen. Über das Kontextmenü stehen Dokumentenmanagementfunktionen wie Check-Out und Versionshistorie zur Verfügung. Darüber hinaus erfolgt bei E-Mails eine automatische Konvertierung der Header-Daten in Sharepoint-Metadaten.

Dokumentenzusammenarbeit in Outlook integriert

Etliche Funktionen unterstützt die Zusammenarbeit mit Dokumenten. Versendet man beispielsweise ein Dokument, indem man es per Drag-and-Drop in eine Mail zieht, erhält der Empfänger nur einen Download-Link, das Original bleibt zentral gehostet auf dem Sharepoint-Server. Auch persönliche Autoreninformationen wie der letzte Bearbeiter sowie dessen Präsenzstatus können angezeigt werden. Zur Vernetzung der Mitarbeiter dient neben dem “Documents”-Register das zweite Register “People”. Hier listet harmon.ie automatisch die gesammelten Informationen aller Mitarbeiter auf, die mit Dokumenten oder Projekten zu tun haben. So finden sich schnell die für gesuchte Themen zuständigen Personen, die dann über die durchgängig eingebettete Lync-Kommunikationsfunktionen direkt kontaktiert werden können.

Die Enterprise-Edition unterscheidet sich in drei Hauptfunktionen von der kostenlosen Basisversion:

• So besteht zum einen die Möglichkeit, Dokumenten und Bibliotheken über das Setzen von Favoriten zu folgen. Der Benutzer erhält dann bei Änderungen stets eine Nachricht. Zu den weiteren erwähnenswerten Social-Funktionen zählt auch der „Updates“-Abschnitt im People-Reiter, der alle Aktivitäten von involvierten Personen in Form eines Activity Stream auflistet.
• Mit der Enterprise-Edition lassen sich außerdem E-Mail-Header mappen und Mails gruppieren. Auf diese Weise können komplette E-Mail-Konversationen zusammengefasst und mit einer Dokumentation in einer Projektbibliothek abgelegt werden.

Zentrale Administration und Reporting

Eine dritte Besonderheit, die der Enterprise-Variante vorbehalten ist, sind diverse Administrationsfunktionen wie die zentrale Verwaltung über Gruppenrichtlinien. So lassen sich auf diese Weise für Benutzergruppen jeweils individuelle Einstellungen einrichten, was den Benutzern die Konfiguration erspart. Weitere wichtige Features sind Berichte und Monitoring, die dem Administrator detaillierte Informationen über die Sharepoint-Nutzung liefern.

Schließlich unterstützt harmon.ie auch Cloud-Services und Office 365. Die Anbindung an gehostete Sharepoint-Instanzen funktioniert im LAN wie über das Internet, dabei stehen zur Authentifizierung die drei Varianten Windows Credentials, Custom Credentials oder Browser Side Authetication zur Verfügung.

Preise der Enterprise-Abonnements

Für die Enterprise-Edition sieht harmon.ie ein Abomodell vor, bei dem jährlich pro Benutzer abgerechnet wird. Die derzeitigen Staffelpreise sind der folgenden Tabelle zu entnehmen:

Jährl. Kosten pro Benutzer