Serie: Workflows mit dem SharePoint Designer (Teil 3): So ermittelt man den höchsten Wert aus einer Spalte

Dritter Teil unserer Grundlagenserie über das Erstellen von Workflows mit dem SharePoint Designer. Wir zeigen anhand eines Beispiels, wie man den höchsten Wert einer Spalte ermittelt, zum Beispiel eine laufende Nummer, und Werte aus anderen Listen abfragt. Beide Aufgaben werden in einem Workflow dargestellt.

Die Grundidee hinter diesem Workflow ist, dass damit ein neuer Eintrag erstellt und eine Projektnummer vergeben wird, beispielsweise in einer Projektliste. Die Nummer ist ungleich der ID des Listeneintrags, sie setzt sich zusammen aus der ID des Eintrages, der laufenden Nummer des vorherigen Eintrages plus 25. Um dies zu erreichen, muss man innerhalb der Liste nachschlagen. Wir werden aber sehen, dass es keinen Unterschied macht, ob man in der Liste nachschlägt, in der der Eintrag erstellt wird, oder in einer anderen Liste. Dieser Workflow wird nur funktionieren, wenn keine Einträge aus der Liste gelöscht werden. Eine kleine Beispielliste finden Sie in der Abbildung unten. Der Workflow startet in der Regel bei neuen Anlegen eines Eintrags.

1. Erstellen Sie zum Start zunächst einen 2013er SharePoint-Designer-Workflow, wie er im ersten Artikel der Serie beschrieben ist. In diesem neuem Workflow erstellen Sie zuerst Variablen wie in der Abbildung unten. Klicken Sie dafür in der Menüleiste ganz rechts auf Lokale Variablen. Geben Sie dann jeweils einen Namen und den Typ ein.

Das ist die Liste der neuen Variablen:

2. Fügen Sie dann die Aktion Workflowvariable festlegen in Stufe 1 des Workflows ein. Klicken Sie auf Workflowvariable und wählen Sie Element-ID aus. Klicken Sie auf Wert und dann auf das kleine Formelzeichen. Lassen Sie im folgenden Fenster die Datenquelle auf Aktuelles Element und wählen Sie bei Quellfeld ID aus. Mit OK bestätigen.

3. Fügen Sie dahinter die Aktion Berechnung ausführen aus den Hauptaktionen ein. Um die Aktion richtig zu konfigurieren, müssen Sie auf die Variable zugreifen, was sich aber nicht gleich erschließt. Klicken Sie auf den linken Link in der Aktion, welcher mit Wert beschriftet ist und dann auf das kleine Formelzeichen. Wählen Sie im folgenden Fenster in der Datenquelle Workflowvariable und -parameter und wählen Sie im  Quellfeld Variable: Element-ID aus. Mit OK bestätigen. Konfigurieren Sie die Aktion weiter wie in der Abbildung gezeigt.

4. Fügen Sie dann eine weitere Aktion Workflowvariable festlegen ein. Wählen Sie die Variable Laufende Zahl vorheriger Eintrag aus und klicken Sie auf Wert und das Formelsymbol. Hier wird es spannend. Das folgende bezieht sich auf die Liste in der Abbildung oben, aus dem Eintrag vorher möchte ich die laufende Nummer extrahieren.

5. In der Datenquelle scrollen Sie nach unten und wählen Sie die aktuelle Liste  (Projektliste) aus. Natürlich können Sie auch jede andere Liste auswählen, wenn Sie aus dieser Daten möchten. Bei Quellfeld wählen Sie das Feld laufende Nummer. Dies ist das Feld, dessen Wert wir auslesen möchte. Allerdings weiß jetzt der Workflow noch nicht, aus welcher Zeile wir den Wert haben möchten. Im Fenster unten können Sie über Listenelement suchenjetzt diese Zeile angeben. Konfigurieren Sie dies so wie in der Abbildung gezeigt. Dazu wählen Sie bei Feld ID und in Wert klicken Sie auf das Formelsymbol. Dort wählen Sie wieder in Datenquelle Workflowvariable und –parameter und Variable: Element-ID vorheriger Eintrag.

6. Zu der Variable laufende Nummer muss jetzt noch der Wert 25 addiert werden. Dazu verwenden wir die schon oben benutzte Aktion.

7. Anschließend erzeugen wir die Projektnummer. Fügen Sie die Aktion Workflowvariable festlegen ein. Die Variable ist Projektnummer. Klicken auf Wert und diesmal auf die drei Punkte neben dem Eingabefeld. Im neuem Fenster klicken Sie auf Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern. Fügen Sie jetzt die Variable Variable: Element-ID, einen Bindestrich und Variable: Laufende Zahl vorheriger Eintrag ein.

8. Jetzt müssen wir nur noch den Wert in den neuen Eintrag schreiben. Fügen Sie dazu die Aktion Feld im aktuellen Element festlegen ein. Bei Feld wählen Sie Projektnummer und bei Wert die Variable Projektnummer. Fügen Sie noch den Abschluss des Workflows hinzu. Der fertige Workflow sollte wie die Abbildung unten aussehen:

(Dieser Beitrag ist auch auf nicothiemer.de erschienen.)

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Nico Thiemer

Nico Thiemer ist ein SharePoint Urgestein. Seit 2003 beschäftigt er sich intensiv mit SharePoint und verwandten Themen wie Microsoft CRM, Office 365 und Azure. Er arbeitet als selbständiger Trainer, Berater sowie Informationsarchitekt. Sein Wissen gibt er unter anderem als zertifizierter Microsoft Trainer seit 2005 gern in Form von Büchern, Vorträgen und Artikeln weiter.Durch seine langjährige Erfahrung verfügt er über einbreites Wissen aus vielen verschiedenen Branchen und Prozessen. --- https://www.xing.com/profile/Nico_Thiemer--- https://nicothiemer.wordpress.com/

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