Serie Workflows mit SharePoint Designer (Teil 5): Genehmigungen mit mehr als zwei Auswahlmöglichkeiten erstellen

Hier kommt der fünfte Teil der Serie „Workflows erstellen mit dem SharePoint Designer“. Inhaltlich knüpft er an den 2. Teil zum Genehmigungs-Workflow an, wo es darum ging, einfache Genehmigungen zu erstellen, bei denen man zwischen Zustimmung und Ablehnung wählen kann. Oft sind in solchen Situationen allerdings mehr Funktionen erforderlich, zum Beispiel eine Auswahlmöglichkeit für eine Rückfrage. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Genehmigungen in SharePoint Designer Workflows um solche Auswahlmöglichkeiten erweiterten können.

Der Ablauf: Wenn im SharePoint Designer eine Genehmigung gestartet wird, wird dafür in einer Aufgabenliste eine Aufgabe für einen Benutzer erstellt, die diesem zugewiesen wird. Der Inhaltstyp dieser Aufgabe ist eine Workflowaufgabe (in SharePoint 2013). Die Spalte, die die Optionen für diese Aufgabe anbietet, heißt Ergebnis der Aufgabe.

Es empfiehlt sich nicht, den ursprünglichen Inhaltstyp anzupassen, stattdessen ist es besser einen eigenen, neuen Inhaltstyp zu erstellen. Dazu gehen Sie in die Hauptebene der Websitesammlung, in der Sie die Änderung durchführen wollen, und dort in Websiteeinstellungen, Inhaltstypen. Klicken Sie hier auf Erstellen und geben Sie dem neuem Inhaltstyp einen Namen, hier „Freigabe mit neuem Status“ (Bild). Erben Sie den Inhaltstyp vom übergeordneten wie unten gezeigt.

Erstellen Sie nun im neuen Inhaltstyp eine neue Websitespalte vom Typ Ergebnisauswahl und geben Sie dort die gewünschten Werte an.

Danach muss noch der neue Inhaltstyp der Aufgabenliste zugeordnet werden. Starten Sie anschließend den SharePoint Designer neu und gehen Sie in die Aktion Aufgaben zuweisen. In den Ergebnisoptionen können Sie jetzt den neuen Inhaltstyp und auch das neue Feld auswählen. Der Wert der Auswahl wird wieder in der Variable gespeichert, allerdings als nummerische Werte. Der erste Eintrag ist dabei 0. Die Auswahl „Rückfrage“ aus dem Beispiel oben hat also den Wert 2. In einer Verzweigung können Sie jetzt auch wieder darauf reagieren.

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Nico Thiemer

Nico Thiemer ist ein SharePoint Urgestein. Seit 2003 beschäftigt er sich intensiv mit SharePoint und verwandten Themen wie Microsoft CRM, Office 365 und Azure. Er arbeitet als selbständiger Trainer, Berater sowie Informationsarchitekt. Sein Wissen gibt er unter anderem als zertifizierter Microsoft Trainer seit 2005 gern in Form von Büchern, Vorträgen und Artikeln weiter.Durch seine langjährige Erfahrung verfügt er über einbreites Wissen aus vielen verschiedenen Branchen und Prozessen. --- https://www.xing.com/profile/Nico_Thiemer--- https://nicothiemer.wordpress.com/

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