Sharepoint 2010 - die unerwartete Plattform für Web Content Management

Sharepoint ist als WCM für Unternehmenswebsites noch kaum bekannt. Inzwischen aber entdecken viele Unternehmen dessen Integrations-Potenzial für Web- wie Geschäftsanwendungen. Gelungene Beispiele liefern Evonik, TTS Tooltechnik und Gasag. [Dieser Artikel erschien in der Computerwoche 13/11 und auf Computerwoche.de]

Zehn Jahre hat Sharepoint inzwischen auf dem Buckel – und in dieser Zeit unzählige Neupositionierungen mitgemacht. Kaum hat sich die grobe Einordnung als Collaboration- und Dokumentenmanagement-Portal herumgesprochen, rücken die Redmonder mit der Version 2010 nun Web-Contentmanagement (WCM) in den Vordergrund.

In der WCM-Branche dürfte bisher kaum jemand Sharepoint als ernstzunehmenden Gegner auf der Rechnung haben, was Forrester-Analyste Stephen Powers in der Aussage zuspitzte:

„Sharepoint, die unerwartete WCM-Lösung“. Powers hält Microsoft Schwenk aber trotz deren bisheriger Zurückhaltung für folgerichtig, weil der gesamte Markt derzeit in Bewegung sei:

• Viele Unternehmen sind unzufrieden mit ihren bestehenden, reinen WCM-Plattformen aus dem Reigen der etablierten WCM-Anbieter.
• Die Sharepoint-Akzeptanz bei den Anwendern nimmt zu – und zwar als Nebeneffekt unterschiedlichster erfolgreicher Einsatzszenarien. Viele Unternehmen entdecken so eher nebenbei dessen WCM-Funktionen.
• Auch die Marktkonsolidierung spiele laut Powers Microsoft in die Hände, weil Großübernahmen wie Autonomy mit Interwoven oder Open Text mit Vignette für Verunsicherung in der Anwenderschaft gesorgt hätten.

Sharepoint – Basis für die Anwendungsintegration in Unternehmen

Microsoft sieht die WCM-Fokussierung inzwischen in einem strategischen Kontext. Web-Content-Management gewinnt nämlich in den Unternehmen an Bedeutung und so könnte Sharepoint zukünftig die Rolle einer neuen Integrationsplattform einnehmen soll, wie Peter Fischer, Marketing-Manger Sharepoint bei Microsoft erklärt: „Sharepoint hilft Firmen zukünftig dabei, ihre Anwendungsvielfalt zu reduzieren. Während die Anwender für ihr Portfolio von Kollaboration, Portale, Suche, ECM, Geschäftsprozesse bis zu Business Intelligence vielfältige Einzelanwendungen einsetzen, bietet sich hiermit die Konsolidierungschance auf eine zentrale Plattform.“

Mit dem Gedanken einer universellen WCM-Plattform spiele inzwischen auch viele IT-Verantwortliche, wie Powers im vergangenen Jahr im Rahmen einer WCM-Studie herausfand: „Die Zeiten von Web Content Management als isoliertes System sind vorbei. WCM ist zu einem zentralen Element geworden das die meisten Unternehmen mit ihren Geschäftsanwendungen verknüpfen wollen.“ Auf die Frage nach den verbesserungswürdigen Bereichen ihrer bestehenden WCM-Systeme nannten 38 Prozent der teilnehmenden Entscheider Enterprise Application Integration (EAI) als Top-Priorität, 29 Prozent wünschen sich bessere Workflows und 20 Prozent der Befragten möchten eine Weiterentwicklung in den Bereichen Kollaboration sowie Social Networking.

Auch der organisatorische Aspekt sei hierbei nicht unwichtig. So habe sich in den letzten Jahren die Verantwortung für Web-Plattformen vielfach in nichttechnische Geschäftsbereiche wie Marketing oder E-Business verlagert. Dennoch sieht der Analyst die IT auch zukünftig in der unverzichtbaren Rolle des Technologie-Anbieters, der die grundlegenden Fertigkeiten für die erfolgreiche Umsetzung von WCM-Projekten besitzt.

TTS serviert Akkuschrauber und Schleifmaschinen im Web

Von Microsofts ursprünglicher WCM-Zurückhaltung entdeckten in den letzten Jahren immer mehr Unternehmen die Web-Fähigkeiten von Sharepoint. Zu diesen Vorreitern zählt beispielsweise die TTS Tooltechnic Systems AG & Co. KG aus dem schwäbischen Wendlingen. Der Hersteller hochwertiger Elektrowerkzeuge ist in Handwerkerkreisen mit Marken wie Festool populär und bietet Geräte wie Akkuschrauber für Schreiner oder Schleifsysteme für Autohersteller an. Weltweit bringt es der mittelständische Mischkonzern inzwischen auf 27 eigene Vertriebsgesellschaften mit insgesamt 2400 Mitarbeitern. TTS stand dabei vor dem typischen Problem international aufgestellter Unternehmen, das Markus Moser, verantwortlich für WCM wie folgt beschreibt: „Wir sind zwar Mittelständler, verfügen aber über eine komplexe Organisationsstruktur, für die wir ein geeignetes Contentmanagement-System anbieten möchten. Statt einer zentralen Website benötigen wir eine multi-nationale Portalstruktur, die unsere verschiedenen Marken unterstützt.“

Hinzu kam bei TTS ein heterogenes Anwendungsportfolio, verteilt über diverse Websites. So entstanden etwa unzählige Vertriebsportale, die einerseits als Markenauftritt aber auch als Web-Shops fungierten. Hinzu kamen Fortbildungs- und Themenportale, Kursangebote für Handwerker oder auch für interne Kundenclub-Anwendungen.

Radikaler Technologiewechsel von PHP auf .NET

Nachdem die alte Web-Plattform aus dem Jahr 2000 an ihre Grenzen stieß, erkannten die Verantwortlichen 2006 akuten Handlungsbedarf, so Moser: „Mit über 100 Anwendungen auf PHP- und Cold Fusion-Basis war ein sehr hoher Grad an Komplexität erreicht. Sowohl die Menge als auch die Systemunterschiede führten zu extrem hohem Wartungs- und Weiterentwicklungsaufwand.“ Zudem wünschten sich die Fachabteilungen Web-2.0-Funktionen und eine bessere Integration in die Backendsysteme. Nach einer etwa einjährigen Evaluation entschied sich die TTS 2007 für Microsoft Sharepoint. Die Entscheidung bedeutete zunächst einmal einen drastischen technologischen Kurswechsel von PHP und Cold-Fusion auf .NET, was den kompletten Neuaufbau bei den Entwicklungsressourcen erforderte. Doch versprach sich die TTS dadurch einen langfristigen Mehrwert für die Gesamt-IT, so Moser: „Neben dem Neuanfang im Internet wollten wir auch eine Basis für künftige Intranet- und Business-Anwendungen schaffen.“

Zentrales Masterportal für alle internationalen Standorte

Anders als bisher sollte das neue Internetportal der TTS zentralistisch strukturiert sein, um die Entwicklung und Wartung an einer Stelle zu konzentrieren: „Ausgangspunkt für all unsere internationalen Markenportale sollte ein Masterportal sein. Individuelle Anforderungen der einzelnen Marken und Länder lassen sich so einfach per Konfigurationen realisieren – ohne Programmierung“, so Moser. Zwar habe dieses Konzept den Initialaufwand erhöht, doch die Kosten amortisieren sich mit wachsender Zahl angeschlossener Länder. Beim Aufbau des Systems holten sich die TTS-Verantwortlichen Unterstützung von Microsoft sowie dem Hamburger Dienstleister Proximity. Inzwischen kümmern sich überwiegend interne Mitarbeiter um den Betrieb und die Weiterentwicklung der Portallandschaft. Bis Ende 2010 wurden bereits 14 Länderportale live geschaltet, in 2011 werden 12 weitere folgen.

Evonik migriert zunächst 40 Intranet

Vor einer ähnlichen Aufgabenstellung wie TTS stand auch Evonik Industries AG – mit einer stärkeren Gewichtung auf der Intranet-Seite. Der Konzern für Spezialchemie und Energieerzeugung hatte sich zur Aufgabe gesetzt, seine 40 weltweit verteilten Intranets auf eine zentrale WCM-Plattform zu konsolidieren. Ziel war es, allen 39.000 Nutzern an 100 Standorten in 31 Ländern die gleiche Oberfläche zu bieten. Auslöser für das Projekt war im Jahr 2007 der Zusammenschluss der drei Unternehmen Degussa, RAG und Steag zur Evonik. Zeitgleich ging damals die neue Sharepoint-Plattform in Betrieb, um Schritt für Schritt alle bestehenden Online-Auftritte, zwei Redaktionssysteme und Datenbanken abzulösen.

Als zentrale Neuerung der gemeinsam mit Dienstleister Plan B umgesetzten Lösung ersannen die Entscheider eine strikte Personalisierung. So sollten zwar weltweit alle Mitarbeiter eine einheitliche Portaloberfläche erhalten, jedoch mit nach Standort und Rolle variierenden Inhalten. „Unsere User erhalten so einerseits alle konzernweit relevanten Informationen, gleichzeitig aber auch auf den für ihren Standort- und Geschäftsbereich bezogenen Content“, sagt Urs Schnabel, der als Chefredakteur Online die Plattform von Essen aus verantwortet. Schnabel hat ausgerechnet, dass so in Summe bis zu 600 Varianten einer Seite im Evonik-Intranet zur Verfügung stehen.

Rund 400 Redakteure kümmern sich im Konzern um die Inhalte und produzieren täglich etwa 50 Beiträge in Wort und Bild. Ein Baukasten mit Formatvorlagen sorgt dabei für die Einhaltung des Corporate Designs, Workflows mit Rechteverwaltung strukturieren die Abläufe – vom Themenvorschlag vor Ort über die Klassifizierung und Freigabe an zentraler Stelle bis zur Datenübergabe an Sharepoint zur Veröffentlichung. Inzwischen steht bei Evonik auch die Migration der öffentlichen Webauftritte auf das neue WCMS an. 60 Sites wurden bereits umgestellt und nutzen die Kernfunktionen der Sharepoint-Lösung. Versuchsweise kommt derzeit auch die Enterprise-Search-Funktion zum Einsatz, die zukünftig Kern einer konzernweiten Suchmaschine sein soll. Und schließlich bereitet die IT derzeit auch noch die Umstellung auf Sharepoint 2010 vor.

Gasag fokussiert die Office-Integration

Bei der Gasag Berliner Gaswerke AG zwang ein in die Jahre gekommenes Portal zu einem WCM-Systemwechsel. „Unsere 2002 eingeführte Webplattform erwies sich nach einigen Jahren in Betrieb als zu unflexibel und schwer bedienbar. Weder unterstützte sie Web-2.0-Funktionen noch interaktive Inhalte und bremste uns so in der Weiterentwicklung“, beschreibt Murat Kretschmer, Leiter Online-Portale beim Energieversorger, die Motivation für den Umstieg. Im Zuge der Ausschreibung brachte die IT-Abteilung Sharepoint als Vorschlag ins Spiel. Insbesondere die Fachabteilungen versprachen sich vom Microsoft-Server eine bessere Office-Integration und direktes Publizieren aus den Anwendungen heraus. Einen weitereren Pluspunkt sah Kretschmer in der dokumentenzentrierten Zusammenarbeit: „Wir planten virtuelle Projekträume via Extranet, um externe Mitarbeiter einzubinden. Außerdem war ein zentrales Redaktionssystem für alle 10 Tochterunternehmen geplant.“

Als Besonderheit an diesem Projekt unterstreicht er die gleichberechtigte Kooperation zwischen der IT und der Unternehmenskommunikation. Während die IT gemeinsam mit dem Dienstleister Itacs den technischen Aufbau verantwortete, oblag seinem Bereich die Gesamtplanung und Einrichtung des Intranet- und Internetauftritts. Hierbei helfe auch das Office-ähnliche Bedienkonzept von Sharepoint, weil sich auch nichttechnische Mitarbeiter schnell zurecht finden, so der Gasag-Manager: „Die neue Plattform spricht nicht nur Techies, sondern auch Fachverantwortlichen aus Rechnungswesen oder Vertrieb an. Sie lernen schnell die Funktionsweise und das Potenzial von Sharepoint und können der IT ihre Anforderungen für neue Lösungen recht präzise vermitteln.“

Schlüsselanforderung der Mitarbeiter: Einfache Workflows

Einfache Workflow-Funktionen standen auf der Wunschliste der Gasag-Mitarbeiter ganz oben. Als typisches Szenario nennt Kretschmer das Erstellen von Angeboten, deren kniffligster Teil die in der Branche üblicherweise komplizierte Preisermittlung darstellt. Insgesamt umfasst ein solcher Workflow 6 Fachabteilungen, die innerhalb unterschiedlicher Fristen Formulare ausfüllen, Daten zuarbeiten und Freigaben erteilen müssen. Den Abteilungsleitern steht hierbei ein Management-Cockpit zur Verfügung, das über eine Sharepoint-Listenaggregation den stets aktuellen Stand aller Ausschreibungen visualisiert.

Bis Ende 2011 will Kretschmer das auf zwei Jahre angelegte Projekt vollenden und dann alle Intranet- und Internet-Auftritte der Gasag auf Sharpoint portiert haben. Der bisher erfolgreiche Verlauf beschert ihm aber auch immer wieder Überraschungen: „Inzwischen hat sich herumgesprochen, dass wir mit Sharepoint schnell neue Applikationen realisieren. Da kommt dann schon mal der Vertrieb, und möchte auch noch schnell einen neuen Workflow für Ausschreibungen. Solche Sonderwünsche müssen wir dann mit Hilfe unseres Dienstleisters schnell noch zwischendurch“, resümiert Kretschmer den erfolgreichen Projektverlauf.

Umfrage: WCM-Prioritäten der Anwender

Immer mehr Unternehmen streben die Integration ihres Web-Content-Management mit herkömmlichen Geschäftsanwendungen an. Forrester hat in einer Umfrage folgende Prioritäten ermittelt:

• Integration von Analyse und WCM: 48 Prozent der Befragten Entscheider wünschen eine Integration von Analyse-Software in die Publikationsprozesse.
• WCM und Social Networking: 36 Prozent erhoffen sich mehr Reichweite, indem das Web-Content-Management mit Social-Networking-Anwendungen verknüpft wird.
• Sharepoint-Integration: Sharepoint ist in vielen Unternehmen vorhanden, nun wollen viele Verantwortliche dessen Content-Management-Funktionen auch für Web-Sites nutzen.
• Anbindung an CRM-Systeme: WCM-Systeme verfügen über eine interne Besucher-Verwaltung mit Auswertung des User-Verhaltens. 31 Prozent der Befragten wünschen sich eine Anbindung an das klassische Kundenmanagement, um Content zielgerichteter zu präsentieren und das Lead-Mangement über unterschiedliche Kanäle zu verbessern.
• Zentrale Contentverwaltung: Abgeschottete WCM-Systeme führen dazu, dass Content mehrfach produziert und in verschiedenen Instanzen der IT verwaltet wird. 21 Prozent wollen eine Zentralisierung des Contentmanagement, um von dort aus mehrere Kanäle bedienen zu können.…

Sharepoint 2010 – Die Neuerungen für Web-Contentmanagment

Neue WCMS-Funktionen:

Web Edit: Jede Contentseite lässt sich direkt im Browser bearbeiten – über die Ribbon-Funktionsleiste;

Verwaltete Metadaten: Taxonomiefunktion ermöglicht das zentrale Organisieren von Schlagworten und hilft bei Navigation, Suche und Personalsierung von Sites;

Medienbibliotheken: Die Asset Library ermöglicht eine integrierte Verwaltung von Multimedia-Dateien wie Bilder oder Filmen;

Enterprise Wiki: Jede Site lässt sich nun in eine Wiki-Site transformieren, die in allen Bereichen rollenbasierende Editierfunktionen bietet;

Ratings: Ein Bewertungs-Widget ermöglicht das Bewerten einzelner Beiträgen mit Sternen in Blogs, Wikis und Listeneinträgen;

Inhaltsorganisation: Automatisches Organisieren von Websiteinhalten wie etwa Dateiablage anhand vordefinierter Regeln ohne Zutun des Editors.

Verbesserte WCMS-Funktionen

Standards: Barrierefreiheit gemäß WCAG 2.0, XHTML, Multi-Browser-Kompatibilität (Firefox, Safari);

Content query webpart: Seitenmodul für dynamische Abfragen und Darstellung des gefilterten Contents in Inhaltslisten;

Soziale Netzwerke: Meine Website (My Site) bietet eine Art Facebook-Profilseiten für Unternehmen, Tagging erlaubt die freie Verschlagwortung von Inhalten;

Variations: Aufbau mehrsprachiger Websites, indem pro Sprache die gesamte Content-Hierarchie geklont wird;

Content deployment: Trennung von Content Authoring und Content Publishing bringt mehr Sicherheit und Performance;

Workflows: Umfangreichere Möglichkeiten zum Erstellen von Workflows sowohl mit dem Sharepoint Designer 2010 wie auch mit Viso 2010 ohne Programmierkenntnisse;

Reporting: Viele neue Web Analytics-Funktionen mit vorgefertigten Berichten zur Website-Nutzung. Bearbeiten von Berichten mit Excel.

Steckbrief: Sharepoint WCM-Projekte

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Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist Publisher und Chefredakteur von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Er ist Mitherausgeber einiger SharePoint- und Office 365-Marktstudien.

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