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Website Mailbox” – Teil 2: Voraussetzungen, Konfiguration und Tipps

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Site Mailbox - Aus User-Sicht Dokumente kopierenIm ersten Teil über “Website Mailboxen” habe ich die grundlegende Funktionsweise dieser Neuerung für Dokumentenzusammenarbeit in Sharepoint 2013 (und Office 365) beschrieben. Im zweiten Teil gehe ich nun weiter ins Detail, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, was bei der Einrichtung zu befolgen ist und was es alles zu konfigurieren gibt.

I.: Software-Voraussetzung für den Einsatz von Website Mailboxen

Office 365:

  • Bei neuen Office 365-Kunden sind Exchange Online und Sharepoint Online bereits für Site Mailboxen vorkonfiguriert
  • Der Benutzer muss lediglich eine Sharepoint-Site anlegen und darin die Site Mailbox-App installieren

Upgrade-Anforderungen bei On-Premise-Servern

1. Sharepoint Farm und Exchange Server für die Mailboxen upgraden

  • Benötigt werden Sharepoint 2013 für Sites und Exchange 2013 für das Hosten der Site Mailboxen
  • Außerdem erforderlich ist eine Sharepoint-Benutzerprofil-Synchronisierung und die Einrichtung eines Oauth-TRusts zwischen Sharepoint und Exchange

2. Upgrade der Mailboxen und Clients

  • Die Benutzer-Mailboxen müssen auf Exchange 2013 umgestellt werden, an den Clients ist Outlook 2013 erforderlich

II.: Dokumentenzugriff und Datensynchronisierung

Dokumente, die aus Outlook oder vom Desktop in eine Site Mailbox kopiert werden, werden automatisch auf Sharepoint verschoben, in Exchange/Outlook bleibt lediglich ein Link. Das folgende Bild beschreibt, was beim Klicken auf ein Dokument im Hintergrund passiert:

Site Mailboxen - So funktioniert der Dokumentenzugriff auf Exchange und Sharepoint

 

III.: Der Lebenszyklus von Dokumenten

Was mit Dokumenten in Site Mailboxen über die verschiedenen Phasen passiert – von der Erstellung bis zur Löschung – zeigt die folgende Infografik:

Site Mailboxen - Der Lebenszyklus von Dokumenten in Exchange und Sharepoint

IV.: Synchronisation von Site Mailboxen

Welche Dokumente werden von Sharepoint synchronisiert?

Site-Besitzer können kontrollieren, welche Bibliotheken mit der Mailbox Site synchronisiert werden sollen. Folgenden Regeln lassen sich anwenden:

  • Nur Listen vom Typ “Dokumentenbibliothek” synchronisieren
  • Nur Dokumentenbibliotheken, die an das Schnellstart-Menü der Sharepoint-Site gepinnt sind, synchronisieren

Auch Mitglieder können Dokumente von der Site synchronisieren, um offline damit zu arbeiten. Dazu müssen sie den Sync-Knopf in der jeweiligen Dokumentenbibliothek klicken.

Welche Dokumenteneigenschaften werden synchronisiert?

Eigenschaften, die von Sharepoint synchronisiert werden:

  • Betreff/Subject: Sharepoint-Dateiname
  • Von/From: Sharpoint zuletzt modifiziert von
  • LastModifiedBy: Sharepoint zuletzt modifiziert von
  • ReceiveTime: Sharepoint zuletzt geändert
  • Document Size: Sharepoint Dokumentengröße
  • Checked out to (new): Sharepoint ausgecheckt von

 

image

Welche Mitglieder werden von Sharepoint synchronisiert?

Site-Besitzer können kontrollieren, welche Benutzer Zugriff auf die Site Mailbox über Outlook erhalten sollen – nach folgenden Kriterien:

  • Nur individuelle Benutzer (keine Sicherheitsgruppen) in der normalen Besitzer/Mitglieder-Gruppe der Sharepoint-Site werden synchronisiert
  • Das funktioniert mit Sites, die entweder über eine unique permission oder inherited permissions verfügen
  • Nur Benutzer mit Exchange Mailbox innerhalb der Organisation werden synchronisiert

V.: Konfiguration von Sharepoint und Exchange

Sharepoint 2013-Voraussetzungen

  • Benutzerprofil-Synchronisierung für die Farm konfiguriert
  • SSL-aktivierte Web-Anwendung

Exchange 2013-Voraussetzungen

  • AutoD-Setup
  • RBAC-Rollen für Zugriff und Verwaltung der Site Mailboxen

Mapping

  • Eine Sharepoint-Farm zeigt exakt auf einen Exchange-Forest, auf dem die Site Mailboxen bereitgestellt werden
  • Mehre Sharepoint-Farmen können auf denselben Exchange-Forest zeigen
  • Die Sharepoint-Farm muss auf einen Server zeigen, auf dem Exchange 2013 läuft

 

VI.: Diagnosemöglichkeiten für Benutzer

Endanwender erhalten über die Site “Mailbox-Eigenschaften” in Outlook folgende Diagnosemöglichkeiten:

  • Betrachten, wer mit der Mitglieder- und Besitzerliste der Site Mailbox synchronisiert
  • Kontrollieren, wann die letzte Synchronisation stattfand und ob diese erfolgreich war
  • Einen manuellen Dokumenten- und Mitglieder-Sync starten, falls erforderlich
  • Diagnose-Logs an die E-Mail-Konten senden

Endanwender können in die Ordneransicht in Outlook umschalten, um Details über zurückliegende Sync-Probleme zu sehen

 

VII.: Nützliche Links

Weiterführende Infos zu Site Mailboxen (auf englisch):

Site Mailbox Overview:
http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2012/08/22/site-mailboxes-in-the-new-office.aspx

Automating Site Mailbox provisioning:
http://blogs.msdn.com/b/uksharepoint/archive/2012/10/19/automating-site-mailboxes-in-sharepoint-2013-and-exchange-2013.aspx

Setting up on-premise Site Mailboxes:
http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj552524(v=office.15).aspx

 

Übersicht:

Teil 1: Sharepoint 2013 Feature-Focus “Site Mailboxes”: Zusammenarbeit und E-Mail-Integration (Teil 1: Übersicht)

Teil 2: Sharepoint 2013 Feature-Focus “Site Mailboxes” – Teil 2: Voraussetzungen, Konfiguration und Tipps

DEN BEITRAG KOMMENTIEREN:

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Sharepoint
Gast
Sharepoint

Eine verdammt praktische Sache. Bitte mehr von solchen Artikeln!

LG, Rosi von Sharepoint

Michele Barbato
Gast
Michele Barbato

Hallo Hr. Miedl,
ich finde den Artikel auch sehr gut. Interessant wäre nun die Betrachtung von eMails im Zusammenhang mit SharePoint-Workflows. Damit ließe sich sehr gut eine echtes eMail-Management lösen, womit dann der kollaborative Gedanke von SharePoint noch besser aufgenommen werden könnte.
Wenn dann noch die Massendatenhaltung in SharePoint gelöst wird, könnte man ein schönes eMail-Management mit kollaborativen Funktionen realisieren.
Es bleibt Spannend…

Viele Grüße

M. Barbato

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