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Sharepoint 2013 Feature-Focus “Site Mailbox”: Zusammenarbeit und E-Mail-Integration (Teil 1: Übersicht)

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Site Mailboxes - Office-Zusammenarbeit mit Sharepoint und ExchangeEine der interessantesten neuen Funktionen von Sharepoint 2013 sind Website Mailboxen (Website-Postfächer). Grob vereinfacht integriert Microsoft damit E-Mail mit Sharepoint und schließt damit eine Lücke, die bisher etliche Drittanbieter wie harmon.ie, Colligo, Serviceportals oder Nteam mit ihren Tools adressierten. Unter anderem können Anwender damit von Outlook aus Mails und Dokumente direkt auf Sharepoint speichern. Microsoft betont vor allem den Collaboration-Aspekt, denn Site Mailboxen ermöglichen auf einfache Weise eine dokumentenbasierende ad-hoc-Zusammenarbeit von Teams in einer gemeinsamen Umgebung. Ein Vortrag auf der Sharepoint Conference lieferte umfassende Details über Funktionsweise, Einsatzszenarien und Bereitstellung von Site Mailboxen, die ich in der folgenden Übersicht darstelle:

I. Grundlegende Funktionsweise

Der Vergleich mit den erwähnten Outlook-Tools hinkt etwas, da Microsoft mit den Website Mailboxen einen globaleren Sharepoint-Exchange-Ansatz gewählt hat. Die Website Postfächer ermöglichen zentral bereitgestellte Projekträume, in denen beteiligten Teammitglieder E-Mails und Dokumente an einer gemeinsamen Stelle zusammenbringen. Der Zugriff auf eine Site Mailbox erfolgt wahlweise über eine entsprechende Sharepoint-Teamsite oder über Outlook 2013.

II. Website Postfach einrichten – Schritt für Schritt:

Site Mailbox - Über das Outlook-Kontextmenü öffnet sich eine Sharepoint-Seite mit dem Einrichtungsdialog1. Microsoft stellt bei Site Mailboxen die einfache Bedienung in den Vordergrund. Deshalb kann die Einrichtung konsequenterweise auch über den Outlook 2013-Client erfolgen. Hier klickt man einfach per rechtem Mausklick auf das persönliche Postfach, im Kontextmenü erscheint die Option “Create Sitemailbox” (in der hier vorgeführten englischen Sprachversion).

Site Mailbox - Über Outlook landet man beim Einrichtungsdialog für die neue Site auf Sharepoint2. Nach dem Klick darauf öffnet sich unmittelbar eine Sharepoint-Seite im Browser, die die Eingabe des Namens der Site und der gegebenenfalls vorhandenen Policy verlangt.

Site Mailbox - Die neue Site erscheint in der Liste der Sites, denen man folgt3. Nach der Bestätigung landet man auf der Sharepoint-Übersichtseite, die alle Seiten listet, denen man folgt – also auch der eben angelegten.

Site Mailbox - nach erfolgreicher Einrichtung werden hier weitere Teamitglieder eingeladen4. So sieht die neu eingerichtete Teamsite aus. Gezeigt wird im Bild der nächste logische Schritt – das Einladen von Kollegen als neue Mitglieder über den Einladungsdialog.

 

Site Mailbox - Eine spezielle Sharepoint-App richtet die Exchange-Anbindung ein5. Nun fehlt noch der wichtigste Schritt, nämlich die Einrichtung der Site Mailbox auf dem Exchange-Server. Erst dann funktioniert die Zusammenarbeit via E-Mail und Outlook.

Microsoft stellt dazu eine spezielle Sharepoint-App auf der Site zur Verfügung, die von der Sharepoint-Site aus eine Anbindung an Exchange erstellt.

Site Mailbox - Nach Ausführung der App erscheint die Exchange-Mailbox auf der Sharepiont-Site6. Nach dem Aufruf stößt die App den Bereitstellungsprozess auf Exchange an und richtet dort eine gemeinsame Mailbox ein. Das Ergebnis ist unmittelbar nach Abschluss des Vorgangs in der Sharepoint-Site sichtbar – in Form des “Mailbox”-Links in der linken Navigationsleiste.

Die Mailbox verfügt über einen eigenen E-Mail-Alias, der allen Teammitgliedern als Zieladresse für Nachrichten und Dokumente zur Verfügung steht.

 

III. Aus Benutzer-Sicht: (Zusammen)arbeiten mit Site Mailboxen

Site Mailbox - Dokumente in die Mailbox kopieren -auch vom Desktop aus1. So funktioniert die Site Mailbox mit Outlook 2013: Sie erscheint in der linken Spalte wie jedes normale Postfach, E-Mails und Dokumente können im Ordner “Documents” per Drag&Drop abgelegt werden. Das funktioniert nicht nur aus Outlook, sondern auch vom Desktop aus (siehe Screenshot).

2. Interessant ist auch die Funktionsweise der Mailbox-Ordner im Hintergrund: Zunächst werden hineinkopierte Dokumente auf Exchange hochgeladen, von dort wandern sie automatisch in die entsprechenden Bibliotheken auf Sharepoint. In Exchange wie in Outlook verbleiben nur Dokumentensymbole, die einen Link auf den Speicherort am Sharepoint-Server repräsentieren.

Site Mailbox - Auch auf der Sharepoint Team-Site erscheinen alle Dokumente der Site Mailbox3. Benutzer haben sowohl vom Outlook-Client wie von der Sharepoint-Teamsite aus Zugriff auf die Dokumentenbibliotheken.

Site Mailbox aus Benutzer-Sicht - Einfache Zusammenarbeit mit mehreren Teammitgliedern über Office oder Office Web Apps4. Als zentrale Funktion nennt Microsoft auch die gemeinsame Bearbeitung von Office-Dokumenten. Wie hier das Beispiel Powerpoint zeigt, können Teammitglieder von unterschiedlichen Orten aus Dokument öffnen und diese gemeinsam editieren – wahlweise im Office-Client oder (über Sharepoint) in der Office Web App.

IV. Fazit:

Einer der interessantesten Aspekte der neuen Site Mailboxen ist, dass Endanwendern hiermit die Möglichkeit erhalten, selbständig Sharepoint Sites und Exchange-Ordner einzurichten. Trotz der überzeugenden Funktionalität müssen aber die vielen Tool-Anbieter aktuell noch nicht um ihr Geschäft bangen, denn die neuen Features setzten durchgängig die Verfügbarkeit von Office 2013-Produkten voraus, also Sharepoint 2013, Exchange 2013 sowie Outlook 2013. Mehr Infos zu den Voraussetzungen und zur Architektur folgen im zweiten Teil.

Übersicht:

Teil 1: Sharepoint 2013 Feature-Focus “Site Mailboxes”: Zusammenarbeit und E-Mail-Integration

Teil 2: Sharepoint 2013 Feature-Focus “Site Mailboxes” – Voraussetzungen, Konfiguration und Tipps

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