SharePoint-Administration automatisieren: Wo Bordmittel reichen und was Zusatz-Tools bringen

Bei der Administration von SharePoint gibt es viele typische und immer wiederkehrende Aufgaben. Viele davon lassen sich automatisieren, was nicht nur die Administrationsaufwände verringert, sondern auch die Fehlermöglichkeiten reduziert. SharePoint bringt dafür bereits einige interessante Bordmittel mit. Doch sobald die Aufgaben komplexer werden, lohnt auch ein Blick auf Drittanbieter-Tools, wie folgende Beispiele zeigen:
(Autor: Robert Mulsow*)

Die Bandbreite der Aufgaben einer SharePoint-Administration ist groß. Hier nur einmal ein paar Beispiele, was dabei an regelmäßigen Tätigkeiten anfällt:

• Vergabe von Zugriffsberechtigungen
• Erstellen von Seiten und Dokumentenbibliotheken
• Einrichten von Inhaltstypen
• Erweitern von bestehenden Listen und Bibliotheken

Aber auch Inhalte in SharePoint müssen regelmäßig gepflegt, überprüft und angepasst werden. Klassische Aufgaben hierbei sind etwa das Auffinden und Korrigieren ungültiger Links, redundanter Dateien und Web-Parts, das Verwalten von Site-Collection-Quotas und Property Bags. Müssen solche Aufgaben über mehrere Farmen hinweg erledigt werden, steigt die Anzahl der durchgeführten Klicks, und neben dem reinen Aufwand wächst damit auch die Wahrscheinlichkeit, dass die monotone Tätigkeit zu Fehlern führt.

SharePoint-Bordmittel – und ihre Grenzen

SharePoint bietet eine Reihe von Mechanismen und integrierten Tools, mit denen sich solche Verwaltungsaufgaben automatisieren lassen. Diese lassen sich in drei Methoden unterteilen:

1. Statische, reduzierte Bereitstellung

Um Komplexität und Fehleranfälligkeit zu reduzieren, kann eine SharePoint-Farm in Struktur und Funktionen eingeschränkt werden. Die Anwender verfügen damit nur noch über wenige Bearbeitungsmöglichkeiten. Das kann bei Intranet- oder Wiki-Sites praktikabel sein, weil hier lediglich einfachere Editierfunktionen benötigt werden.
Nachteil: Ein solcher Ansatz widerspricht den Grundprinzipien von SharePoint. Flexibles Zusammenarbeiten über Projektseiten beispielsweise wird damit stark eingeschränkt, die Nutzerakzeptanz dürfte leiden.

2. Dynamische, manuelle Bereitstellung per PowerUser

Viele Verwaltungsaufgaben in SharePoint lassen sich an Power-User delegieren. Diese kümmern sich dann um einfachere Anfragen der Benutzer rund um das Management von Daten, Dokumenten und Sites.
Nachteil: Es werden Mitarbeiter mit dem erforderlichen Fachwissen benötigt, die erst gefunden, und per Schulungen fit gemacht werden müssen.

3. Dynamisch und (teil-)automatisiert mit PowerShell

Für viele wiederkehrende Aufgaben in SharePoint-Umgebungen bietet sich Microsofts universelle und sehr leistungsfähige Skriptsprache PowerShell an.
Nachteil: PowerShell erfordert fundierte Programmier- und Administrations-Kenntnisse – und genau das fehlt in vielen kleinen und mittleren Unternehmen. Skripte benötigen außerdem oft Input-Parameter, die manuell eingegeben werden müssen. Häufige Aufgaben wie die Seitenerstellung in SharePoint lassen sich aufgrund jeweils individueller Konfigurationen nur eingeschränkt automatisieren.

Gegenüberstellung: SharePoint-eigene Mittel vs. Drittanbieter-Tools

Wenn bei der Administration von SharePoint die bordeigenen Möglichkeiten an Grenzen stoßen, lohnt sich ein Blick auf Drittanbieter-Tools wie beispielsweise den DocAve Administrator von AvePoint.  Folgende vier Automatisierungsszenarien zeigen die Unterschiede:

Beispiel 1: Ändern des Farbschemas von 15 bestimmten Seiten und Hinzufügen eines Kalenders in einem Rutsch

[envira-gallery id=“50135″] SharePoint-eigene Mittel: Das Ändern von Farbschemata in SharePoint 2013 ist prinzipiell ein einfacher Vorgang, der genau sechs Klicks benötigt. Im aktuellen Beispiel müssen diese allerdings 15 Mal wiederholt werden, wobei zuvor die jeweilige Seite erst angesteuert werden muss.

Vorteil Administrator-Tool: Alle 15 Seiten werden im Baum per Checkbox ausgewählt, anschließend reichen drei Klicks auf „Look and Feel“, „Theme wählen“ und „Anwenden“, um die gewünschte Massenänderung durchzuführen.

Beispiel 2: Einschalten und Konfigurieren der Versionierung in allen Dokumentenbibliotheken mit dem Namen „Documents“

[envira-gallery id=“50139″] Bei dieser Aufgabe soll eine für die Dokumentenzusammenarbeit grundlegende Funktion aktiviert werden – die Versionierung von Dokumenten. Und zwar nur in jenen SharePoint-Bibliotheken, die den Namen „Documents“ enthalten.

SharePoint-eigene Mittel: Man beginnt mit einer Suche nach „Documents“. Allerdings lauert hier bereits die erste Hürde, denn im Standard kann die Ausgabe nicht nach Bibliotheken gefiltert werden. Selbst wenn die Farm über Customizations mit zusätzlichen Filtern ausgestattet wurde, ist es dann im nächsten Schritt erforderlich, jede einzelne Bibliothek anzusteuern und dort die Versionierungseinstellungen zu ändern.

Vorteil Administrator-Tool:  Mit aktiviertem Bibliotheks-Filter werden alle relevanten Ergebnisse automatisch selektiert, so dass mit nur einem Klick die Versionierung in allen Bibliotheken aktiv wird.

Beispiel 3: Skript zum Auffinden bestimmter Webparts

Mit Webparts von Drittanbietern lassen sich SharePoint-Portalseiten einfach funktional erweitern. Bei der Administration muss man dabei oftmals nach Seiten in einer Farm zu suchen, in denen ein bestimmtes Webpart eingebaut wurde.

SharePoint-eigene Mittel: Mit Hilfe der PowerShell lassen sich solche Aufgaben relativ einfach lösen, wie das Beispiel-Skript von James Shidell zeigt [siehe Bild]. Doch auch hier reicht ein Skript alleine oftmals nicht aus. So sollen im Anschluss an eine Suche beispielsweise bestimmte Aktionen ausgeführt werden, um ein Webpart zu löschen, dessen Nutzung anzuzeigen oder auf Standardwerte zurückzusetzen. Die Konsequenz ist wieder einmal Handarbeit in Form von Klickarien oder Skriptanpassungen.

Vorteil Administrator-Tool: Alle diese Aufgaben lassen sich weitgehend automatisiert durchführen.

Beispiel 4: Überwachen und Steuern, welche Seiten per SharePoint Designer bearbeitet werden dürfen

SharePoint-eigene Mittel: Mit dem SharePoint Designer stellt Microsoft ein Tool zur Verfügung, das ähnlich wie ein Webeditor arbeitet und es so auch Nicht-Entwicklern ermöglicht, SharePoint-Seiten mit geringem Aufwand zu gestalten und anzupassen. Diese Gestaltungsmöglichkeiten müssen natürlich von Verwaltungsseite überwacht und begrenzt werden. Auch so etwas lässt sich mit dem Skript aus Szenario 3 bewerkstelligen, indem einige Code-Zeilen entsprechend angepasst werden.

Vorteil Administrator-Tool: Wer das einfacher gestalten möchte, kann stattdessen ein Administrator-Tool einsetzen. Hiermit stehen darüber hinaus auch noch weitere Komfortfunktionen zur Verfügung, um Konfigurationen und Berechtigungen laufend zu überwachen und auch unerwünschte Änderungen von Benutzern automatisch zurückzusetzen. Schließlich ermöglicht ein integriertes Reporting auch noch die lückenlose Überwachung und Kontrolle der gesamten SharePoint-Umgebung.

Fazit:

SharePoint verfügt im Standard über umfangreiche Werkzeuge, die die Verwaltung vereinfachen. Allerdings setzten diese teilweise umfassendes technisches Wissen voraus. Einfacher geht es mit Administrations-Tool. Selbst unerfahrene Mitarbeiter sind damit in der Lage, binnen weniger Minuten umfangreiche Konfigurations- und Administrationsaufgaben zu erledigen. Damit spart das IT-Team viel Zeit, die es für produktive Arbeiten nutzen kann.

*Robert Mulsow ist Senior Technical Solutions Professional bei der AvePoint Deutschland GmbH