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Sharepoint als Fileserver-Ersatz? (Teil 2): So gelingt der Daten-Umzug mit und ohne Tools

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skydriveNachdem es im ersten Teil “Skydrive Pro als File-Server-Ersatz?” um die Analyse der vielfältigen potenziellen Probleme ging, wenn man Inhalte vom klassischen Dateiserver in Richtung Sharepoint 2013/SkyDrive Pro umziehen möchte, behandelt dieser zweite Teil einige Vorgehensweisen, um reibungslos Dateien und Ordner von Dateiservern auf Sharepoint 2013/Skydrive Pro zu migrieren.

Simpel, aber beschränkt: “Mit Explorer öffnen”

Sharepoint 2013 - Mit Explorer öffnenDie erstbeste Option, um Dateien auf Sharepoint zu laden, ist die in allen Dokumentenbibliotheken angebotene Funktion “Mit Explorer öffnen”. Damit lassen sich Dateien unmittelbar vom Windows-Desktop per Drag&Drop in eine Bibliothek kopieren – ohne den eher umständlichen Browser-Upload-Dialog. Der Haken dabei ist jedoch das bereits im ersten Teil beschriebene konzeptionelle Mißverständnis: Sharepoint ist kein File-Server, und obwohl Microsoft und viele Sharepoint-Tool-Anbieter dies immer wieder suggerieren, existieren verschiedenste Einschränkungen beim Transfer von Dateien. Im Fall des integrierten Explorer-Transfers gelten es folgende Einschränkungen:

  • Nur Dateien kopieren, keine Ordner
  • Maximal 100 Dateien pro Drag
  • Dateinamen können im “Zielordner” (Bibliothek) ungültig sein, da Sharepoint über spezielle Namensrichtlinien verfügt

Komfortabel mit Limitierungen: SkyDrive Pro

Sharepoint 2013 - Skydrive ProDer elegantere Weg ist SkyDrive Pro, das sich unter anderem mit Office 2013 installiert. Es sieht aus wie ein Windows Ordner und verhält sich auch so, wobei die dorthin beförderten Dateien zunächst nur in einem speziellen Ordner auf dem lokalen Gerät abgelegt werden. Erst danach kümmert sich SkyDrive Pro im Hintergrund um die Synchronisierung der Inhalte mit Sharepoint 2013. Allerdingst gibt es eine Mengenbegrenzung: Bei 5000 Dateien pro Bibliothek ist Schluss. SkyDrive ist kein echtes Migrations-Tool, sondern ein Synchronisations-Werkzeug.

Ein großer, nicht zu unterschätzender Nachteil der beiden Methoden ‘Mit Explorer öffnen’ und SkyDrive Pro ist, dass sie keine Metadaten aus den Quellordnern und -Dateien übernehmen – beispielsweise ‘zuletzt modifiziert’ oder ‘Besitzer’. Zum Besitzer der Objekte wird derjenige, der kopiert, und das modifiziert-Datum wird auf den Zeitpunkt der Kopieraktion geändert.

Mehr Komfort mit Migrations-Tools von Drittanbietern

Die Probleme mit dem Migrieren von Dateien und Ordnern auf Sharepoint sind nicht neu, und deshalb existieren vielfältige Tools, die beim Umzug auch größerer File-Serverstrukturen helfen.

Hier ist eine (nicht vollständige) Liste an Tools von überwiegend bekannten Anbietern:

Übersichtstabelle: Vergleich Migrations-Methoden

 

Mit Explorer öffnen

SkyDrive Pro

Drittanbieter-Tool

Menge der zu migrierenden Daten

relativ gering

Nicht mehr als 5000 Elemente pro Bibliothek Größere Datenmengen

Erkennung ungültiger Ordner- und Dateinamen

Nein Nein Meistens

Erkennung der maximal erlaubten URL-Länge

Nein Nein Meistens
Erhalt der Metadaten Nein Nein Meistens

Erkennung von blockierten Dateitypen

Nein Nein Meistens

Übersicht:

Teil 1: Skydrive Pro als File-Server-Ersatz? Ja, aber … man muss die Limits von Sharepoint 2013 kennen und meistern

Teil 2: Sharepoint als Fileserver-Ersatz? Ja aber …: Erfolgreiche Daten-Migration mit und ohne Tools

DEN BEITRAG KOMMENTIEREN:

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Franbk Daske
Gast
Franbk Daske

Oft geht es nicht nur um Migration sondern um ein dauerhaftes Nebeneinander von Filesystem und SharePoint. Interessant für alle, die nicht komplett auf SharePoint on-premise oder gar cloud-based umziehen wollen. Oft erfordern ja LOB Anwendungsprogramme einfach noch Dateien im Filesystem.

Hier kann der Cloud Connector von Layer2 helfen:
http://www.layer2.de/de/produkte/Seiten/SharePoint-Cloud-Connector.aspx

Dieser synchronisert nahezu beliebige externe lokale (oder cloud-basierte) Datenquellen mit SharePoint (on-premise oder SharePoint Online / Office 365).

Vorteil: Alle Leistungsmerkmale von SharePoint Listen und Bibliotheken stehen auch für die externen Daten zur Verfügung, z.B. Benachrichtigungen und Worklflows wenn externe Daten sich ändern…

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