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Grundlagenwissen SharePoint-Berechtigungen (2): So vermeiden sie Berechtigungsunterbrechungen

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Wie kann ich Unterbrechungen der Berechtigungen vermeidenIm letzten Beitrag zum Berechtigungsmanagement in SharePoint wurde die Problematik von Berechtigungsvererbung in SharePoint sowie Unterbrechungen von Berechtigungen beschrieben. Dabei wurde festgestellt, dass beim Strukturieren von Sites für beispielsweise verschiedene Abteilungen die Vererbung von Berechtigungen oftmals unterbrochen wird, um unterschiedlichen Nutzergruppen voneinander abzuschotten.

Wie kann ich Unterbrechungen der Berechtigungen vermeiden1Doch die Unterbrechungen von Berechtigungen bedeuten auch immer einen zusätzlichen Aufwand bei der Verwaltung der Benutzer. Daher stellt sich die Frage, ob und wie sich Unterbrechungen möglichst vermeiden lassen? (Direktlink zum Video: 0:20)

Analogie zum Hausbau

Ich möchte mit Ihnen einen kurzen gedanklichen Ausflug machen: Sie möchten ein Haus bauen, dieses Haus haben Sie bereits in groben Zügen im Kopf. Sie setzen sich an den Grundriss. Sie wissen schon, dass es mehrere Stockwerke geben soll und Sie möchten möglichst wenig Aufwand beim Bauen haben.

Wie kann ich Unterbrechungen der Berechtigungen vermeiden2Zwischenzeitlich haben Sie auch schon gehört, dass die Installationen der Leitungen und anderen Gewerken immer sehr teuer und aufwendig sind. Deshalb haben Sie eine Idee: Es wäre doch am geschicktesten, wenn alles Wasser nur in einem Stockwerk ist und dementsprechend die Leitungen auch nur in diesem Stockwerk zu verlegen wären. Sie bauen also alle Badewannen in das Erdgeschoss. Mit den TV-Anschlüssen verhält es sich wohl ähnlich, also bauen Sie alle TV-Geräte in den 1. Stock. Die Betten kommen somit in den 2. Stock.

Streng an Funktionen orientierte Struktur?

Sie durchdenken Ihr Vorhaben nach der Planung noch einmal. Sie haben nun einen zentralen Platz für Badewannen, für Fernseher und für Schlafzimmer, Sie haben ein für jeden klares Konzept, jeder kann es erkennen, Sie können von einer schnellen Erstellung ausgehen, da nur je ein Stockwerk mit Wasser und TV-Anschluss benötigt wird. Und Sie gehen davon aus, dass Sie eine gute Betreuungsmöglichkeit bekommen, denn wenn etwas am Wasser gemacht werden Wie kann ich Unterbrechungen der Berechtigungen vermeiden3muss, so hat man ja nur eine Anlaufstelle, es muss also ein Problem im EG sein. Der Bau geht schnell voran, bald ist alles fertig. (Video: 1:28)

Sie geben nun also jedem Bewohner einen Schlüssel. Kurze Zeit später jedoch tauchen die ersten Probleme auf. „An meinem Fernseher hat jemand herumgeschraubt“, „der Nachbar sieht ja in mein Bett“, „jemand anderes benutzt mein WC“. Sie setzen sich zu Hause hin und überlegen, wie Sie diese Probleme lösen können. Die einzige Lösung wäre, Zwischenwände einzuziehen.

Wie kann ich Unterbrechungen der Berechtigungen vermeiden5Sie überdenken dies, kommen aber auf keine andere Lösung und lassen diese somit einbauen. Jetzt benötigt aber jeder nicht nur einen, sondern -zig Schlüssel. Die Verwaltung der Schlüssel nimmt vom einen auf das andere Mal drastisch zu. Was ist hier nun schiefgegangen? An der Stelle wurde ein funktionsgetriebenes Modell erschaffen anstatt eines berechtigungsgetriebenem Modells.

Wie kann ich Unterbrechungen der Berechtigungen vermeiden4

SharePoint-Parallele: Alle Dokumente in eine Bibliothek?

Sie haben Ihr Haus aufgebaut und sich dabei an der Funktion orientiert. Sie haben alle Bäder, Fernseher und Betten zusammengefasst, wie es auch oft in SharePoint passiert. „Alle Dokumente kommen jetzt in diese Bibliothek“ hört man oft sagen. Viel sinniger wäre gewesen, dass ganze von der Berechtigungsseite anzugehen, sowie es sich beim Hausbau schon längst durchgesetzt hat. Das bedeutet, jeder bekommt seinen eigenen Bereich, jeder mit seiner eigenen Ausstattung. (Video: 4:05)

Wie kann ich Unterbrechungen der Berechtigungen vermeiden6In SharePoint bedeutet das, dass es nun mehrere Teamseiten gibt, für jeweils verschiedene Gruppen. Für ein Projekt, für eine Abteilung, für ein Team. Darin befindet sich dann vielleicht jeweils eine Bibliothek, aber jede mit ihrem eigenen Inhalt. So funktioniert es dann auch mit der Berechtigungsverwaltung. Was bedeutet das nun für Ihren SharePoint?

Von funktionsgetriebener zu berechtigungsbetriebener Denkweise

Versuchen Sie wegzukommen von einer funktionsgetriebenen Denkweise, diese sich immer auf viele Berechtigungsunterbrechungen stützt. Streben Sie stattdessen eine berechtigungsgetriebene Denkweise an. Beispielsweise eine Abteilung mit einem öffentlichen Bereich, hier in lila, hier darf jeder Mitarbeiter des Unternehmens hingehen und sich umsehen. (Video: 5:08)

Wie kann ich Unterbrechungen der Berechtigungen vermeiden8Und einem internen, geschlossenen Bereich. Hier kommt nur hin, was intern in der Abteilung behandelt wird. Wie im richtigen Leben, die öffentlichen Sachen kommen in den Schaukasten vor der Bürotür, alles andere kommt hinter die Bürotür, verschlossen mit einem Schlüssel.

Thomas Maier

Thomas Maier ist der „SharePoint Schwabe". Sein Motto: "Nutzen Sie alle Räume Ihrer SharePoint Villa bevor Sie anbauen!" Mit seinen Artikeln möchte er Ihnen dabei helfen.
"Wenn Sie schnell die Lücke zwischen 'genutzt' und 'vorhanden und bezahlt' verkleinern möchten, steht seine PTM mit Learning-Konzepten zur Verfügung."

Thomas Maier ist der Leiter Collaboration & Consulting bei der PTM Akademie in München
MCT, MCSE SharePoint, MCSA Office 365, MCTS Dynamics CRM
https://www.xing.com/profile/Thomas_Maier +++
Youtube-Kanal: SharePoint Schwabe +++

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