SharePoint-Dokumentenbibliotheken in Teams einbinden – die zwei unterschiedliche Optionen

Teams entwickelt sich für viele Nutzer zur zentralen Arbeitsumgebung. Immer öfter wird dabei auch ein Zugriff auf organisationsweite Dokumente gewünscht. Teams bietet hierzu zwei unterschiedliche Verfahren an, um SharePoint-Dokumentenbibliotheken in Teams-Kanälen einzubinden: Entweder als separate Registerkarte im Kanal, oder als Cloud-Speicher im Dateien-Registerkarte. Beide Optionen haben jeweilige Vor- und Nachteile.

Zunächst einmal sei noch einmal daran erinnert, dass jeder Teams-Kanal von Haus aus in der Registerkarte Datei über eine Dokumentenbibliothek verfügt. Es handelt sich hier um eine mit Teams verbundene SharePoint-Website. Diese steht allerdings als rein Teams-interne Ablage nur für das jeweilige Team oder Projekt zur Verfügung.

Sobald also in Teams mit externen Ordnern gearbeitet werden soll, die eventuell sogar im gesamten Unternehmen genutzt werden, empfiehlt sich das Einbinden von SharePoint-Bibliotheken. Hier die Beschreibung der beiden Methoden plus einer Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile:

Option 1: Dokumentenbibliothek als Registerkarte einbinden

1. Klicken Sie in einem Kanal auf das „+“, um eine neue Registerkarte hinzuzufügen

2. Wählen Sie in der Auswahl der Registerkarten Dokumentbibliothek

3. Auf dem nächsten Bildschirm fügen Sie über den Reiter „SharePoint-Link verwenden“ die URL der Bibliothek ein. Sie können hier entweder nur die Adresse oder die URL der Bibliothek einfügen, die passende URL wird dann automatisch erkannt

4. Nachdem Sie auf Los geklickt haben, wird die URL aufgelöst. Klicken Sie auf Weiter

5. Anschließend werden alle verfügbaren Bibliotheken auf der Site angezeigt. Wählen Sie die benötigte und klicken Sie auf Weiter.

6. Auf dem nächsten Bildschirm können Sie Ihrem Tab einen eigenen Namen geben. Klicken Sie auf Speichern.

7. Die neue Registerkarte mit der Dokumentenbibliothek wird nun zum Kanal des Teams hinzugefügt. Fertig.

Vorteile:

  • Gut sichtbare Registerkarte im Kanal
  • Sie können die Registerkarte jederzeit umbenennen

Nachteile

  • Diese Art der Bibliothek kann nicht die benutzerdefinierten Metadaten aus der Ursprungsbibliothek in SharePoint anzeigen.
  • Es gibt keine Möglichkeit, Ansichten zu ändern, auch die Filterspalte fehlt.
  • Es sind nicht alle Dateioptionen verfügbar.
  • Es gibt keine Möglichkeit, die Dateien aus der hinzugefügten Bibliothek in einer Kanal-Konversation zu verlinken. Benutzer können behelfsweise auf auf Dateien verweisen, die sich innerhalb der Kanäle befinden, aber nicht auf externe SharePoint-Sites. Ein Workaround wäre, zuerst zur Quelle zu navigieren, dort den Link kopieren und ihn in der Konversation als URL einfügen.

Option 2: „Cloud-Speicher hinzufügen“

1. Klicken Sie in einem Kanal auf die Registerkarte Dateien und dann in der Funktionsleiste auf Cloud-Speicher hinzufügen

2. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Cloud-Speicheroptionen SharePoint

3. Fügen Sie auf dem nächsten Bildschirm die URL einer Bibliothek ein und klicken Sie auf Weiter (wie bei Option 1)

4. Nachdem Sie die Bibliothek ausgewählt haben, klicken Sie auf Ordner hinzufügen

5. Es wird nun ein Ordner, der ein Link zur Bibliothek ist, innerhalb der Dateien-Registerkarte im Kanal hinzugefügt

6. Wenn Sie auf den hinzugefügten Ordner klicken, sehen Sie den kompletten Inhalt der hinzugefügten Dokumentenbibliothek mit allen SharePoint-Funktionen.

Vorteile:

  • Im Gegensatz zu Option 1 werden bei dieser Methode benutzerdefinierte Metadaten aus der SharePoint-Site angezeigt.
  • Da diese Bibliothek einen herkömmlichen Teams-Ordner in der Dateien-Registerkarte darstellt, können Benutzer innerhalb von Konversationen darauf verlinken.
  • Es steht eine größere Auswahl an Dateibefehlen zur Verfügung.

Nachteile

  • Eine derart hinzugefügte Bibliothek kann innerhalb von Teams nicht umbenannt werden.
  • Metadaten werden zwar angezeigt, jedoch lassen sich diese innerhalb von Teams nicht ändern. Benutzer müssen dafür zu SharePoint navigieren. Das Filterleiste fehlt ebenfalls.

Fazit:

Angesichts der umfangreicheren Funktionen ist Option 2 – Hinzufügen von Cloud-Speicher – der empfehlenswerte Weg, um Dokumentenbibliotheken in Teams einzubinden.

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