10 Gründe für "SharePoint pur" – mehr Effizienz durch Verzicht auf Zusatz-Tools

SharePoint bietet von Haus aus viele Funktionen für Intranets und Dokumentenmanagement. Falls man gewünschte Funktionen fehlen, tendiert man schnell zur Erweiterung mit Skripten oder Drittanbieter-Tools. Dabei sind solche Zusätze vielfach überflüssig, wenn sofern man nur den SharePoint-Baukasten ausreizt. Von den potenziellen Nachteilen solcher Erweiterungen ganz zu schweigen. Hier eine Auflistung von 10 Gründen für „SharePoint pur“, und wie Sie SharePoint effektiv nutzen.

Was bedeutet SharePoint Out-of-the-Box?

SharePoint Out-of-the-Box folgt einer einfachen Regel, wie sie der Berater Gregory Zelfond formuliert hat: Sie konfigurieren SharePoint ausschließlich mit den verfügbaren Funktionen, um die anvisierte geschäftliche Lösung umzusetzen – ob es sich nun um ein Intranet oder um Dokumentenmanagement handelt:

  • Keinen benutzerdefinierten Code
  • Keine Webparts oder Add-Ons von Drittanbietern
  • Keine benutzerdefinierten Themes
  • Kein Scripting mit PnP– oder PowerShell-Modulen
  • Keine Integration mit anderen Drittanbietersystemen

Das sind die zehn Vorteile von einen SharePoint-Einsatz ohne Erweiterungen:

1. Kosten sparen durch Verzicht auf Erweiterungen

Mit dem Microsoft 365-Abonnement entstehen bereits Kosten pro Benutzer, und mit Zusätzen wie Webparts von Drittanbietern oder Intranet-Themes fallen weitere Kosten an. Hinzu kommen meist Ausgaben für Berater oder Entwickler.

2. Höher zeitlicher Implementierungsaufwand

Falls Sie für Ihre SharePoint-Umgebung benutzerdefinierte Entwicklungen oder Themes und Webparts verwenden wollen, müssen Sie mit einen höheren Zeitaufwand rechnen. Es kommen dann nämlich eine Reihe von zusätzlichen Aufgaben dazu wie Recherche, Lückenanalyse, zusätzliche Konfiguration, benutzerdefinierte Entwicklung, Benutzer- oder Qualitätssicherungstests sowie zusätzliche Schulungen.

3. Zusätzliche fachliche Expertise

Es ist schon schwer genug, Personal mit SharePoint-Fachwissen zu finden. Wenn es dann um benutzerdefinierte Programmierung und Widgets von Drittanbietern geht, müssen Sie auch noch sicherstellen, dass die Mitarbeiter über ausreichende Erfahrung mit diesen Tools verfügen.

4. Garantie- und Support-Fragen

Bei Lösungen mit SharePoint-Out-of-the-Box müssen Sie sich nicht um Garantie und Support kümmern. Wohingegen Microsoft laufend sicherstellt, dass alle bereitgestellten Funktionen fehlerfrei laufen. Für Tools von Drittanbietern und Programmierungen müssten Garantie und Support ausgehandelt werden, oft mit Zusatzkosten.

5. Schulungen und Trainings

Rund um den SharePoint-Einsatz gibt es viele Trainings und On-Demand-Ressourcen für die Anwender. Sobald Sie Erweiterungen verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass die Benutzer auch in diesen anderen Anwendungen geschult werden. Das erfordert zusätzlichen Aufwand und zusätzliche Kosten.

6. Mobile Apps werden nicht unterstützt

Was Sie in der Desktop-Version erweitern, funktioniert nicht automatisch mit Mobile-Apps für SharePoint, Teams oder OneDrive. Das gilt es vor allem dann zu bedenken, wenn größere Teile der Belegschaft über mobile Geräte auf Inhalte zugreifen.

7. Microsoft bringt laufend neue Funktionen

Microsoft baut die Funktionalitäten von SharePoint laufend aus. Viele Funktionen, für früher benutzerdefinierte Apps erforderlich waren, sind heute in SharePoint vorhanden. Und es werden ständig neue Funktionen hinzugefügt.

8. Konflikte mit Microsoft-Anpassungen

Aufgrund der ständigen Änderungen, die Microsoft in SharePoint Online vornimmt, tauchen auch laufend neue Schaltflächen und Menüpunkte auf. Für individuelle Änderungen heißt das, dass sie nicht mit denen von Microsoft in Konflikt treten dürfen. Ansonsten funktionieren die Erweiterungen nicht mehr, oder nur mehr eingeschränkt.

Ein Beispiel dafür lieferte die Einführung der SharePoint-App-Leiste 2021. Bei vielen Unternehmen mit individuellen Entwicklungen traten Fehlfunktionen auf. Die SharePoint-App-Leiste auf der linken Seite aller SharePoint-Websites kam in Konflikt mit den benutzerdefinierten Themes und Navigationen.

9. Auswirkungen von Power Automate/Power Apps

Die Einführung von Power Automate und Power Apps hat den Einsatz von Zusatz-Tools beeinflusst, viele früher erforderlichen Drittanbieterlösungen wurden dadurch überflüssig. Zwar erfordern diese Microsoft 365-Apps ebenfalls gewisse Formen von Programmierung, aber in SharePoint sind bereits ein paar entsprechende Workflows integriert. Beispiele dafür sind:

  • Dokumentenfreigabe (Anfordern einer Unterschrift)
  • Genehmigung von Seiten/News-Posts
  • Einrichten eines Erinnerungsworkflows

10. Einschränkungen durch flache Informationsarchitektur

SharePoint setzt seit der Umstellung auf die Modern-Oberfläche auf eine flache Informationsarchitektur. Was früher eine Websitesammlung mit Unterwebsites war, sind jetzt separate Top-Level-Websites. Somit lassen sich benutzerdefinierte Entwicklungen auf einer modernen Website lassen nicht einfach auf eine andere Site übertragen.

Fazit: Das SharePoint-Potenzial kennenlernen

SharePoint bietet heute Out-of-the-Box einen deutlich größeren Funktionsumfang als noch vor einigen Jahren. Das bedeutet, dass sich heute viele geschäftliche Anforderungen auch ohne zusätzliche App oder Programmierung umsetzen lassen. Angesichts der beschriebenen Konsequenzen bei individuellen Lösungen lohnt es sich daher, den SharePoint-Baukasten mit seinen Möglichkeiten gut kennenzulernen. Wird man dann trotzdem nicht fündig, kann man zumindest eine Entscheidung auf gut informierter Basis treffen.

wm@sharepoin

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