Sharepoint-Migration: Ordnerhierarchien abschaffen, Metadaten einführen
Kardinalfehler bei der Migration von File-Servern auf SharePoint: Es werden die kompletten, alten Ordnerhierarchien übernommen und damit die Grundregeln der Plattform ignoriert. Scott Robinson empfiehlt in seinem Techrepublic-Artikel einen Neuanfang mit Metadaten.
Keine Ordnerstrukturen übernehmen
In vielen Sharepoint-Projekten steht die verbesserte Verwaltung von Office-Dokumenten im Vordergrund. Bei der Datenmigration beschränkten sich laut Robinson viele Projekte damit, die alten Ordnerstrukturen vom Fileserver eins zu eins auf Sharepoint zu übertragen. Hinterher würden den Benutzern die Dokumente auf altbekannte Weise über eine Explorer-Ansicht präsentiert. Das sei zwar auf den ersten Blick anwenderfreundlich, doch vom Prinzip her falsch, weil auf diese Weise das Potenzial einer intelligenten Dokumentenverwaltung mit Sharepoint ungenutzt bleibe.
Stattdessen schlägt er vor, alle Unterordner zu eliminieren. Die Dateien sollten in jeweils passende Sharepoint-Bibliotheken einsortiert werden, allerdings mit flacher Hierarchie: Es gibt nur eine oberste Bibliothekenebene, auf weitere Unterordner wird verzichtet.
Sortieren und Kategorisieren nur mit Metadaten
Alle weiteren Sortier- und Kategorisierungsmerkmale werden über Metadaten in Spalten realisiert. Sobald Dokumente mit Zusatzdaten klassifiziert sind, lassen sie sich mit Hilfe individueller Bibliotheksansichten den Benutzern in den unterschiedlichsten Kontexten und Darstellungsformen präsentieren. Erst auf diese Weise kommen auch die Vorteile einer Sharepoint-basierenden Dateiverwaltung zum tragen.
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