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SharePoint-Forum 2016: Erfolgsbeispiele für Social Collaboration

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sharepoint_forum_stuttgart_2016[1]Technologietrends in Sachen Kollaboration und Praxiserfahrungen mit SharePoint – das waren die zentralen Themen des SharePoint Forum 2016. Im Konferenzzentrum der Stuttgarter Messe diskutierten dazu am 6. und 7. Oktober rund 140 Teilnehmer.

 

Wie sieht die Zukunft von SharePoint und Office 365 aus? Wird sich die Cloud als Betriebsvariante durchsetzen? Über diese Fragen informierte das Stuttgarter SharePoint Forum. Am Seminartag lieferten Anbieter in 12 Vorträge Einblicke in die Themen Cloud versus on premise, Social Collaboration, Office 365 sowie Wissens- und Projektmanagement. Am Forumstag standen Anwenderunternehmen im Vordergrund, die über ihre Praxiserfahrungen mit der Technologie berichteten.

Swiss Re: Von Social-Collaboration zurück zum Intranet

Wolfgang Jastrowski vom Rückversicherer Swiss Re
Wolfgang Jastrowski, Swiss Re: „Mit Social Collaboration trocknete das Notes-Intranet aus.“

Warum ein Unternehmen nach fünf erfolgreichen Jahren Social Business Collaboration wieder zum klassischen Intranet zurückgekehrt ist, erläutert Wolfgang Jastrowski vom Rückversicherer Swiss Re. Die Ziele waren sowohl beim Intranet als auch bei Social Collaboration gleich: das Teamwork sollte verbessert werden, das Wissensmanagement ausgebaut, zudem sollten die Reaktionsfähigkeit, das Tempo und die Transparenz steigen. Die Akzeptanz war stärker als erwartet: „Unsere Mitarbeiter haben die neue Plattform sofort genutzt, ohne dass wir sie dafür geschult haben“, berichtet Jastrowski. Ein Erfolgsfaktor dafür sei es gewesen, dass der neue CEO als passionierter Blogger den Mitarbeitern die neue Unternehmensvision unter anderem über das Intranet nahe brachte.

Mit dem Erfolg des Social Intranet trocknete allerdings das frühere Lotus-Notes-basierte klassische Intranet nach und nach aus. Beide Plattformen existierten nebeneinander, und die Mitarbeiter wussten bald nicht mehr, was nun wo zu finden war. Dieser Mangel war der Startschuss dafür, beide Portale auf einer Plattform zu vereinen. Das Projektteam definierte vier Fokus-Bereiche und hinterlegte den Zugriff darauf in einer Navigationsleiste. Diese sogenannte Power Bar

Thomas Roth von Microsoft
Thomas Roth von Microsoft stellte die neuen Entwicklungen rund um Office 365 vor.

hilft Anwendern in Verbindung mit einer portalübergreifenden Suche beim Navigieren. „Unser Ziel war es, dass die Anwender die gesuchten Inhalte mit maximal drei Klicks erreichen“, erläutert Jastrowski.

Das Verknüpfen der Plattformen erwies sich als großer Erfolg. Noch unklar ist bei Swiss Re das Thema Cloud, denn sensible Versicherungsdaten dürfen dort aus Compliance-Gründen nicht abgelegt werden. Für ein Hybridmodell aus on premise und Cloud sei wiederum eine vorherige Klassifikation der Informationen nötig.

Weleda & Carl Zeiss: Kollaboration im Doppelpack

Maximilian Stütz von der Carl Zeiss AG
Maximilian Stütz von der Carl Zeiss AG

Über ihre Erfahrungen mit dem sozialen Netzwerk Yammer berichten Philip Cyron von der Weleda AG und Maximilian Stütz von der Carl Zeiss AG in einem vergleichenden Praxisbericht. Weleda ist ein Schweizer Hersteller von Arzneimitteln und Naturkosmetik, während sich Carl Zeiss auf Ferngläser, Mikroskope, Kameraobjektive, Halbleiter und chirurgische Systeme spezialisiert hat. Beide Unternehmen sehen in Yammer ein Werkzeug zur Kommunikation in Projekten. Bei Carl Zeiss war der Startschuss die unternehmensübergreifende Organisation der 90-Jahr-Feier,

Philip Cyron von der Weleda AG
Philip Cyron von der Weleda AG

bei Weleda hingegen verwendeten die Mitarbeiter Yammer zunächst zum Austausch von Bildern. Die Nutzung von Yammer stieg in beiden Unternehmen rasant an. Bei Zeiss organisierten sich die Vertriebsmannschaften über diesen Dienst, und auch die Kommunikationsabteilung stellte Inhalte bereit, um die Mitarbeiter für diese Plattform zu motivieren.

Weder Zeiss noch Weleda leisten für Yammer IT-Support. Man vertraut stattdessen darauf, dass sich die Anwender selbst helfen. Um den Umgang mit dem Werkzeug in geordnete Bahnen zu lenken, haben beide Unternehmen Guidelines aufgesetzt, die beispielsweise Beschimpfungen über das Netz verbieten. Yammer ist in beiden Unternehmen ein optionales Angebot. Die klassischen Kommunikationswege E-Mail und Intranet existieren nach wie vor parallel dazu.

Da Yammer ausschließlich in der amerikanischen Cloud läuft, verbieten es beide Unternehmen, dort Dokumente abzulegen. Persönliche Daten wie Adresse und Fotos stellen die Mitarbeiter freiwillig in das Portal. Als problematisch sehen es die Projektleiter an, dass sich Microsoft nicht klar genug über die Zukunft von Yammer äußert.

Paul Hartmann: Wie Social Intranet in der Medizinbranche wirkt

Tina Große, Senior Manager Internet Digital Engagement bei der Paul Hartmann AG.
Tina Große, Senior Manager Internet Digital Engagement bei der Paul Hartmann AG: „Von isolierten lokalen Intranets zu einem konzernweiten Intranet.“

Wie ein Unternehmen ein Social Intranet in der Cloud einrichtet, berichtet Tina Große, Senior Manager Internet Digital Engagement bei der Paul Hartmann AG. Dieses Unternehmen stellt Medizin- und Hygieneprodukte her. „Bis 2013 hatten wir ein technisch veraltetes Intranet mit nicht aktuellen Inhalten“, berichtet Große. „Es dominierte ein Silodenken, was sich an mehreren isolierten lokalen Intranets zeigte.“ Um die Kommunikation auf neue Füße zu stellen, plante das Unternehmen ein globales übergreifendes Intranet namens Connect, welches es allen Mitarbeitern ermöglicht, sich zu informieren, zu vernetzen und Informationen zu teilen.

Das Projekt begann im Mai 2014 mit einer Person aus der IT und 1,5 Personen aus der Abteilung Corporate Communications. Die technische Umsetzung übernahm ein externer Partner. Erster Schritt war eine Analyse des bestehenden Intranets auf Basis von PH Group sowie eine Online-Umfrage unter den Mitarbeitern. Am 1. Februar dieses Jahres ging das neue Portal live und das alte Intranet wurde abgeschaltet. Die Erfolgsfaktoren laut Große: Etwa die Hälfte der Mitarbeiter war bereits in Yammer aktiv in insgesamt 700 Gruppen und 500 Collaboration Sites. Der Kulturwandel war demnach längst im Gange. Hinzu kam eine globale Kommunikationskampagne für Connect.

Das Management ist bei Hartmann eng in Social Media eingebunden. Der CEO verfasst täglich Nachrichten zu aktuellen oder strategischen Themen und fordert dazu das Feedback der Mitarbeiter ein. Yammer kam bereits für Konferenzen mit bis zu 250 Führungskräften zum Einsatz. Sämtliche Mitarbeiter konnten das Event online verfolgen und Fragen stellen.

Als Herausforderungen für das kleine Projektteam nennt Große die Integration verschiedener Anforderungen aus 34 Ländern, das Zusammenspiel lokaler und globaler Inhalte sowie technisch heterogene IT-Landschaft. Nachdem nicht alle Tochtergesellschaften Office 365 im Einsatz haben, müssen sich die Anwender relativ aufwändig in die Connect-Plattform einloggen. Schulungen hat es sowohl in der Projektphase als auch beim Go-Live gegeben. Noch heute laufen Connect Präsentationen sowie eine Serie mit kurzen Lerneinheiten.

ndF: Rechnungsverarbeitung bei Film und Fernsehen

Viola Fischer-Weiss vor, die bei der neuen deutsche Filmgesellschaft mbH
Viola Fischer-Weiss, neue deutsche Filmgesellschaft mbH: „Verkürzung der Rechnungsprozesse von 30 auf 4 Tage“

Mit SharePoint die Eingangsrechnungsverarbeitung optimieren – dieses Vorhaben stellte Viola Fischer-Weiss vor, die bei der neuen deutsche Filmgesellschaft mbH die Leitung von Finanz und Rechnungswesen innehat (hier gibts einen ausführlichen Bericht darüber). Das Unternehmen ist an fünf Unternehmensstandorten aktiv und produziert bis zu zehn Filme parallel. An den Drehorten decken mehrere Gewerke unterschiedlichen Aufgaben ab. In den angemieteten Büros arbeiten fast ausschließlich freie Mitarbeiter. Das Budget für einen Film liegt zwischen zwei und acht Millionen Euro.

In der Vergangenheit wurden die jährlich rund 20000 Rechnungen in Papierform zwischen den Produktionsstandorten hin- und hergeschickt. Die Durchlaufzeit für die Freigabe betrug dabei bis zu vier Wochen. Mit der Digitalisierung im Rahmen von SharePoint hat sich die Durchlaufzeit auf drei bis vier Tage verkürzt. Vor dem Scannen der Rechnungen nehmen die Mitarbeiter eine kurze Sichtprüfung vor, um offensichtliche Fehler auszuschließen. Anschließend wird die Rechnung mit einem Barcode versehen und über SharePoint weitergeleitet. „Wir haben nun sämtliche Rechnungen eines Jahres im Blick“, freut sich Fischer-Weiss. „Über Schnittstellen können wir direkt aus der Finanzbuchhaltung heraus die Belege ansehen.“

Als größte Herausforderung bezeichnet die Leiterin des Finanz- und Rechnungswesens das Anpassen und Optimieren der Geschäftsprozesse rund um die Rechnungsfreigabe. Erweiterungen plant die Filmgesellschaft beim mobilen Abzeichnen von Rechnungen über eine App und beim Einrichten eines revisionssicheren Archivs.

Bremer Landesbank: Wissensmanagement und SharePoint Social Collaboration für 1000 Bankangestellte

Thomas Blome von der Bremer Landesbank
Thomas Blome von der Bremer Landesbank: „Einführung von Social Collaboration mit den nativen SharePoint-Funktionen.“

Wie sich SharePoint für das unternehmensweite Wissensmanagement nutzen lässt, führt Thomas Blome von der Bremer Landesbank aus. Die Bank mit über 1000 Mitarbeitern hat 2015 auf Basis von SharePoint ein webbasiertes Mitarbeiterportal eingerichtet. Ziel dabei war es, dass alle Mitarbeiter effizienter arbeiten. Das Bankportal wird künftig der zentrale Einstiegspunkt zu allen relevanten Dokumenten und Informationen im Unternehmen. Ein Dokumentenmanagementsystem wird die Möglichkeit bieten, Dokumente innerhalb einzelner Organisationseinheiten oder für das gesamte Unternehmen zu veröffentlichen, zu bearbeiten und mit individuellen Zugriffsrechten zu versehen. Dieses System soll künftig der bevorzugte Ablageort für Dateien sein, die bisher an verschiedenen Orten verstreut abgelegt waren.

Im Intranet werden künftig alle Unternehmensnachrichten und Informationen aus den Fachbereichen veröffentlicht. Das soll die E-Mail-Postfächer der Mitarbeiter entlasten. Über eine Suchfunktion lassen sich Inhalte und Dokumente innerhalb des Bankportals schnell finden. Darüber hinaus werden Geschäftsprozesse künftig über elektronische Workflows abgebildet.

Als größten Vorteil benennt Blome die höhere Transparenz in der Projektzusammenarbeit sowie die elektronische Abbildung von Prozessen. Eine Herausforderung sei das Zusammenführen von Inhalten in SharePoint und das gleichzeitige Ablösen der Altanwendungen.

Martin Gubo, Christoph Marti, Thomas Roth, Wolfgang Miedl
Diskussionsrunde am Ende des SharePoint Forums mit Martin Gubo, Henrichsen AG, Christoph Marti, axcelerate Solution, Thomas Roth, Microsoft und Moderator Wolfgang Miedl, SharePoint360.de

Jürgen Frisch

Jürgen Frisch arbeitet als freier Journalist für Informationstechnologie in Stuttgart. Seine Spezialgebiete sind betriebswirtschaftliche Standardsoftware, Lösungen zur Kundenbindung und zur Datenanalyse sowie Werkzeuge, mit denen Unternehmen die Zusammrenarbeit ihrer Mitarbeiter effizient organisieren. Vor der Eröffnung seines Redaktionsbüros war erRedakteur und Leitender Redakteur bei IT-Fachzeitschriften wie Computer Zeitung und is report

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