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SharePoint-Grundlagen: Alles Wissenswerte über Metadaten

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Grundlagen SharePoint MetadatenEs vergeht kaum ein Vortrag oder eine Veranstaltung zu SharePoint, bei der nicht das Thema Metadaten zumindest angesprochen wird. Doch was es damit genau auf sich hat, darüber existieren etliche Missverständnisse. Weder garantieren nämlich Metadaten eine schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten, noch steigern sie automatisch die Qualität von Suchergebnissen. Prinzipiell lässt sich schon mal feststellen: Ja, Metadaten sind ein sehr mächtiges Hilfsmittel, aber sie erfordern auch gewisse Anstrengungen, um einen Nutzen daraus zu ziehen. Aber beginnen wir zunächst mit den Grundlagen:

Was genau sind Metadaten?

Die einfachste, wörtliche Definition des Begriffs lautet: „Metadaten sind Daten über Daten“. Anschaulich lässt sich das am Beispiel des berühmten NSA-Aussteigers Edward Snowden demonstrieren. Bei dem von ihm ausgelösten Spionageskandal ging es nämlich ganz zentral um Metadaten, die er als SharePoint-Administrator abzweigt hatte. In seinem Fall waren es Metadaten aus der Überwachung von Telefonnetzen, also nicht die Telefonate selber. Es handelt sich dabei um Informationen wie Uhrzeiten von Telefongesprächen, Telefonnummern oder Dauer der Gespräche. Solche Daten reichen in der Regel aus, um sehr viel über überwachte Personen zu erfahren.

Jede Spalte ist ein MetadatenfeldIn ähnlicher Weise funktionieren Metadaten in SharePoint. Es geht dabei nicht um die Inhalte selbst, sondern um Zusatzinformationen wie Dateiname, Titel, Autor, Erstellungsdatum, Dateigröße und so fort. Im Screenshot sind die Metadaten einer Standard-Dokumentenbibliothek in SharePoint zu sehen. Jede Spalte ist ein Metadatenfeld, einige dieser Felder werden dabei automatisch ausgefüllt, etliche andere hingegen können vom Benutzer ergänzt und ausgefüllt werden. Eine neu angelegte Bibliothek zeigt dabei immer nur eine begrenzte Zahl an Metadaten, üblicherweise in vier Spalten. Diese sind: Dateityp (Symbol), Dateiname, Geändert und Geändert von.

Unmengen an Metadaten-Spalten

Neue Spalten über Ansicht bearbeiten Neben diesen Standardspalten stehen aber noch eine Fülle an weiteren Metadatenfelder in jeder Bibliothek zur Verfügung, wie hier im Screenshot zu sehen ist. Man gelangt zu dieser Einstellung, indem man eine neue Ansicht für die Bibliothek erzeugt (Reiter Bibliothek, Ansicht erstellen), oder wenn man im Reiter Bibliothek auf ‚Ansicht ändern‘ klickt. Wer möchte, kann sich sogar alle Spalten anzeigen lassen, wobei hier natürlich schnell die Übersicht verloren geht.

Um die Funktionsweise zu demonstrieren, haben wir als Beispiel eine neue Ansicht erzeugt, die neben den Originalfeldern vier zusätzliche weitere enthält: Erstellt von, Dateigröße, Version und Ausgecheckt von. Vor allem letzteres Feld ist interessant, wenn in Bibliotheken Check-in/-out genutzt wird. Denn dabei wird nicht selten vergessen, dass ausgecheckte Dateien erst wieder einzuchecken sind, bevor sie von anderen weiterbearbeitet werden können.

Metadaten sind vor allem dann sehr hilfreich, wenn man nach Dateien sucht, über die man gewisse Dinge weiß. Sucht man beispielsweise nach einer Powerpoint-Präsentation, von der bekannt ist, dass ein Video eingebettet wurde und dass sie zuletzt 2015 aktualisiert wurde, dann kann man mithilfe derartiger Daten die Listen sortieren und filtern und bekommt so schneller das Dokument angezeigt – manchmal sogar schneller als mit der Suchfunktion.

So erzeugt man eigene Metadaten

Bibliothek mit mehreren Metadaten-SpaltenDie bereits in SharePoint vorhandenen Metadaten sind sehr hilfreich, doch richtig produktiv wird das Ganze erst, wenn man damit beginnt, eigene Metadaten zu erstellen. Die Vorgehensweise ist leicht erklärt: Als Websiteinhaber geht man im Menüband auf den Bibliothek-Reiter und klickt dort auf „Spalte erstellen“. Besitzt man in der Bibliothek Editier-Rechte, so kann man die Metadaten eines Elements auf folgende Weise bearbeiten: Man klickt in der Liste auf die Check-Box links vom Dateinamen, geht dann oben auf den „Dateien“-Reiter und auf „Eigenschaften bearbeiten“. Übrigens: Viele der voreingestellten Metadaten sind Aufzeichnungen von Systemereignissen, die automatisch generiert werden und sich nicht ändern lassen, wie zum Beispiel „Geändert von“.

Welchen praktischen Nutzen das Erstellen von Metadatenfeldern für Dokumententypen bringt, zeigt die Einführung folgender Ordnungskriterien in einer Beispielfirma:

  • Niederlassungen: Mit einer solchen Kennzeichnung lassen sich Dokumente filtern, die nur für bestimmte Standorte von Bedeutung sind
  • Status: Damit kann man die Bearbeitungszustände von Dateien überwachen, beispielsweise den Entwurfsmodus, die Abteilungsfreigabe, die Geschäftsführungsfreigabe oder die erfolgte Übergabe an den Kunden.
  • Dokumententyp: Damit lassen sich Dateien kategorisieren nach Kriterien wie Rechnung, Präsentation, Tabellen, Grafiken, Briefe, Verträge oder beliebigen anderen sinnvollen Typen.

Lokale oder globale Metadaten?

Entscheidet man sich für die Verwendung von Metadaten, kann man sich die Spalten in seinen Bibliotheken ganz nach individuellem Bedarf einrichten. Mit der Zeit wächst die Zahl der Schlagwörter und deren Nutzung, so dass irgendwann einmal der Gedanke auftaucht, diese Tags auch in anderen Bibliotheken oder Sites zur Verfügung zu stellen. Tatsächlich ist beides möglich, denn SharePoint unterstützt Site-übergreifende Metadaten über die Metadatenspalten (Site-Columns). Damit ist es möglich, Schlagwörter in allen Bibliotheken innerhalb einer Site sowie ihren Unter-Sites bereitzustellen.

Möchte man mit Schlagwörtern arbeiten, die allgemeiner gefasst sind und über alle Sites einer Websitesammlung verfügbar sein sollen, dann kann man dafür Schlagwortverzeichnisse (Term-Sets) benutzen. Diese bieten sich beispielsweise an für eine Liste von Abteilungen in einem Unternehmen, da solche Informationen für alle SharePoint-Sites im Unternehmen Sinn ergeben. Solche übergeordneten Schlagwörter sollte man aber auch nicht auf der Bibliotheks- oder Site-Ebene modifizieren.

Somit stehen einige Optionen mit Metadaten zur Verfügung: Lokale Schlagwörter innerhalb von Bibliotheken, globale in Sites und universelle über alle Websitesammlungen hinweg und möglicherweise das komplette Unternehmens-System.

Metadaten funktionieren nur ganz oder gar nicht

Entscheidet man sich für den Einsatz von Metadaten, sollte man sich darüber im Klaren sein, dass dies eine gewisse Konsequenz erfordert. Wirklich sinnvoll ist es nur, wenn man sie permanent und angemessen nutzt und sie immer auf dem aktuellen Stand hält. In der täglichen Arbeit bedeutet das vor allem, dass Mitarbeiter, wann immer sie eine Datei erstellen oder hochladen, diese mit den passenden Kategorien verschlagworten müssen. Wird diese Aufgabe nicht konsequent gelebt, dann werden die Dateien später auch nur lückenhaft in den entsprechenden Kategorien erscheinen. Wer mit Kategorien arbeitet, für den sind solche nicht oder falsch ausgezeichneten Dateien praktisch unsichtbar.

Um die Nutzung von Metadaten erfolgreich im Team oder der Abteilung einzuführen, muss der Mehrwert für die Mitarbeiter klar kommuniziert werden. Dabei sollten auch die kleinen „Nebenwirkungen“ nicht unter den Teppich gekehrt werden: Es geht einfach nicht ohne einen gewissen Zusatzaufwand beim Einstellen neuer Dokumente. Nur wenn hier entsprechend aufgeklärt wird und die Mitarbeiter den Sinn erkennen, werden sie den Mehraufwand akzeptieren und so helfen, dass die Einführung gelingt.

Metadaten und Suche – zwei Paar Stiefel?

Refiners-1Sehr oft wird das Thema Metadaten mit der Suche in Verbindung gebracht. Es kursiert die Annahme, dass gut gepflegte Metadaten automatisch zu deutlich verbesserten Suchergebnissen führen. Doch diese Einschätzung ist mit Vorsicht zu genießen. Denn den unmittelbaren technischen Zusammenhang gibt es nicht, das Verschlagworten von Inhalten führt nicht zu einem höheren Ranking in den Suchergebnissen.

Wo Metadaten aber bei der Suche sehr hilfreich sind, ist bei der Verfeinerung und Filterung der Suchergebnisse. Hier lassen sich mit Hilfe von Refinern in der linken Spalte der Suchergebnisseite die Ergebnisse nach verschiedenen Kategorien filtern. Wichtig ist zu wissen, dass man hier individuell angepasste Refiner platzieren kann, die eigene Tags enthalten.

Die Verfeinerung der Suchergebnisse per Metadaten funktioniert aber nur, wenn auch korrekt getaggt wurde. Fehlt bei einem Element das Schlagwort und werden die Suchergebnisse nach diesem Schlagwort gefiltert, dann wird dieses Dokument am Ende nicht angezeigt.

Zusammenfassung

Metadaten bieten umfassende Unterstützung beim Organisieren von Dokumenten in SharePoint. Aber dabei ist zu beachten:

  • Es ist einiges an Zeit und Arbeit erforderlich, um das Thema korrekt und strategisch aufzusetzen;
  • es bedarf einer konsequenten Unterstützung der Mitarbeiter;
  • der Umgang mit Schlagworten muss dauerhaft praktiziert werden.

Werden diese Grundregeln nicht befolgt, besteht die Wahrscheinlichkeit, dass Metadaten zu einem extrem teuren Projekt ausarten, das am Ende keinen geschäftlichen Mehrwert einbringt.

Allerdings kann man das Thema Metadaten auch im kleinen Stil mit Pilotprojekten angehen, um die Ergebnisse in Zwischenschritten zu beurteilen und es dann in weiteren Iterationen auszubauen.

Die englische Originalfassung des Artikels ist hier zu finden: http://icansharepoint.com/beginners-guide-sharepoint-metadata/

Matt Wade

Matt Wade

Matt Wade ist professioneller ‘SharePoint Geek’, Trainer und Power-User. Er meidet Coden und traut SharePoint Designer nicht über den Weg. Visual Studio lehnt er ebenso ab wie PowerShell und jedes andere nicht-SharePoint-Tool, das angeblich SharePoint verbessert. Stattdessen bevorzugt er SharePoint out-of-the-box. Motto: “Nur ein paar Stunden Training und etwas Trial-and-Error, und Sie können ebenfalls ein SharePoint-Meister sein.” Matt lebt in St. Thomas auf den amerikanischen Jungferninseln. +++ http://icansharepoint.com
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