SharePoint-Grundlagenwissen 2021: 4 Tipps für Intranet, Dokumenten-Verwaltung und Teams-Backbone

SharePoint ist heute dank Cloud in fast jeder Organisation verfügbar. Damit steigt auch das Interesse an SharePoint-Lösungen. Doch ohne Strategie und gründliche Planung enden nach wie vor viele SharePoint-Projekte in unvollendeten Baustellen. Folgende vier Tipps helfen bei der Einordnung und dem Entwerfen von Einsatzszenarien.

SharePoint ist bekannt als sehr vielseitige Plattform, die im Kern aus einem Contentmanagement-System besteht. Seine Stärke liegen vor allem bei der Integration von vielfältigen Diensten aus dem Microsoft 365-Ökosystem. Letztlich entscheidet das richtige Zusammenspiel der Dienste und Anwendungen über Erfolg oder Misserfolg einer SharePoint-Implementierung.

Die typischen Fehler bei SharePoint-Projekten:

Kommen Berater und Projektverantwortliche auf Probleme in SharePoint-Projekten zu sprechen, werden immer wieder folgende typische Fehler genannt:

  • Mangelhafte Dokumenten-Migration: SharePoint-Projekte beinhalten meist auch eine Zentralisierung des Dokumentenmanagements. Oft werden bei der Migration geschäftlicher Dokumente aus anderen Systemen die Metadaten vernachlässigt. Damit fehlen wichtige Grundlagen für die Umsetzung solider Suchfunktionen.
  • Komplexität behindert die Verwaltung: Wenn die SharePoint-Einführung ohne gründlichen Plan erfolgt, droht eine schwer beherrschbare Systemkomplexität. Insbesondere dann, wenn die Zahl an Benutzern, Teams und Inhalten stark wächst.
  • Sensible Daten sind ungeschützt: Dokumentenmanagement erfordert immer ein Sicherheitskonzept. Ohne gründliche Berechtigungs- und Zugriffsregelungen können Daten an falsche Benutzer oder in unerwünschte Bereiche gelangen, oder sogar nach außen gelangen.
  • Benutzer weichen auf andere Apps aus: Wenn eine Einführung ohne Trainings und Change-Management erfolgt, kann die Akzeptanz bei den Mitarbeitern scheitern. Benutzer suchen sich dann oft alternative Möglichkeiten zum Speichern und Teilen von Dokumenten in der Cloud. Aus dem SharePoint-Portal wird dann eine Geisterstadt, die ihr volles Potenzial nie erreichen wird. Inhalte landen in internen und externen Silos, wo sie kaum mehr gefunden und genutzt werden.

Die folgenden vier Tipps skizzieren gängige Einsatzszenarien von SharePoint und geben grobe Leitlinien für eine erfolgreiche Umsetzung von SharePoint-Lösungen in Ihrer Organisation:

Tipp 1: Planung ist das A&O beim Dokumenten-Management

Inhaltliches Chaos in der Dokumentenverwaltung geht meist auf schlechte Organisation zurück. Das Resultat können schwer auffindbare Dokumente sein, fehlende Sicherheitsrichtlinien oder dezentral bei den Benutzern gespeicherte Inhalte. Solche Fehlentwicklungen entstehen nicht plötzlich, sondern über einen längeren Zeitraum bei wachsender Datenmenge und Nutzung.

Um Inhalts-Chaos zu vermeiden ist gute Planung bei der Implementierung von SharePoint Online unabdingbar. Das beginnt bei der Struktur der Websites, die sich an Gegebenheiten in der Organisation orientieren sollten.

Als nächstes ist es wichtig, den Einsatzzweck einer SharePoint-Dokumentenverwaltung zu bestimmen:

a) Transaktionale Inhalte

Werden transaktionaler Inhalte verwaltet – also Dokumente aus Back-End-Prozessen? Dann handelt sich um lebende Dokumente aus Arbeitsabläufen, die anschließend zu Datensätzen werden (zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen, Akten und dergleichen).

  • Erstellen Sie Dokumentbibliotheken für die verschiedenen Dateitypen. Das gibt den hochgeladenen Inhalten eine leicht nachvollziehbare Ordnung.
  • Richten Sie zum Schutz der Dokumente Berechtigungen und Zugriffskontrolle ein.
  • Definieren Sie eine Metadatentaxonomie, um Dateien zu klassifizieren und zu kennzeichnen. Das Erstellen einer Taxonomie vorab kann viel Zeit und Mühe sparen, insbesondere bei umfangreicheren Implementierungen.

b) Kollaboratives Arbeiten mit Dokumenten

Geht es um kollaborative Dokumentenverwaltung für Office-Dokumente?

  • Richten Sie ein neues Team in Teams ein, statt einer SharePoint-Site. Neben dem Team in Teams erhalten Sie automatisch eine SharePoint-Website, in der Sie alle Inhalte im Team verwalten können.
  • Richten Sie Kanäle im Team ein, um Ihre Inhalte zu organisieren.
  • Achten Sie auf die Vergabe von passenden Freigaben für die Teammitglieder.

Tipp 2: Dokumente schützen mit Berechtigungen und Zugriffsregeln

Der Erfolg einer Dokumentenmanagement-Lösung wie SharePoint steht und fällt mit dem kontrollierten Zugang zu den Inhalten. In SharePoint sind dafür Berechtigungen zuständig. Solange diese nicht sorgfältig eingerichtet sind, können sich Benutzer auf Sites bewegen, zu denen sie keinen Zugriff haben sollten. Ebenso stehen Inhalte möglicherweise ungeschützt im Intranet, wo sie offen betrachtet und sogar modifiziert werden können.

Beispiel hierarchische Berechtigungsstruktur:

Um das zu vermeiden empfiehlt sich eine hierarchische Konfiguration der SharePoint-Berechtigungen. Dieses Beispiel zeigt die Umsetzung in einer Finanzbuchhaltung:

  • Site für die Finanzbuchhaltung: Alle Mitarbeiter der Abteilung haben Zugriff.
    • Bibliothek für Abrechnungsdokumente: Nur Sachbearbeiter haben Zugriff
      • Bestimmte Ordner: Nur Payroll Manager und Controller haben Zugriff
        • Bestimmte Datei im Ordner: Nur Controller hat Zugriff

Für jede Zugriffsebene sind zwei Fragen entscheidend:

  • Exklusivität: Soll auf den Inhalt dieser Ebene nur berechtigten Personen Zugriff haben?
  • Risiko: Wie hoch ist das Risiko bei Benutzern oder Gruppen, denen man Zugriff gewährt?

Zugriffsrechte sollten regelmäßig überprüft werden, ebenso Berechtigungen für sensible Dokumentenbibliotheken.

Besonderheiten beim Teilen über Freigaben:

Mit der Freigabe bietet SharePoint eine weitere wichtige Funktion für die Zusammenarbeit. Bei der Freigabe einer Datei handelt es sich um mehr als nur das Verteilen eines Links. Es wird dabei ein Linktyp erstellt, der einer der folgenden Zielgruppen Zugriff gewährt:

  • Jeder
  • Personen in Ihrer Organisation
  • Bestimmte Personen

Ein möglicher Nachteil dieser Funktion ist, dass hiermit Personen Zugriff erlangen, die von Haus aus keine Berechtigung auf Ihrer Website haben. Sie sollten deshalb den Umfang von Freigaben im Auge behalten, um die Übersicht nicht zu verlieren. SharePoint ermöglicht globale wie spezifische Einstellungen für eine Website.

Als Grundsätze sollten gelten:

  • Verhindern Sie die Freigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation
  • Verlangen Sie von Personen außerhalb Ihrer Organisation eine Authentifizierung
  • Beschränken Sie die Freigabe auf bestimmte Domänen

Damit unterbinden Sie unbeabsichtigte Zugriffe, aber können weiterhin Inhalte intern wie extern teilen.

Tipp 3: Teams gemeinsam mit SharePoint implementieren

Teams hat sich inzwischen als der Integrations-Hub für alle Microsoft 365-Dienste etabliert, auch für SharePoint. Es ist inzwischen oft die erste Wahl, wenn es um das gemeinsame Arbeiten mit geteilten Inhalten in der Microsoft-Landschaft geht.

Beim Einsatz von Teams spielt SharePoint im Hintergrund eine wichtige Rolle. So wird etwa beim Anlegen eines Teams immer automatisch eine dazugehörige SharePoint-Teamsite erstellt. Aus diesem Grund sollte Teams immer gemeinsam mit SharePoint ausgerollt werden.

So ist SharePoint mit Teams verknüpft:

Hier eine kurze Übersicht über die Verknüpfung von einem Team in Teams mit der korrespondierenden SharePoint Onine-Site:

  • Teamsite: Beim Erstellen eines Teams wird automatisch eine Teamsite in SharePoint erstellt. Das umfasst auch eine Standard-Dokumentenbibliothek.
  • Ordner: Wenn ein Kanal hinzugefügt wird, wird dafür in der Dokumentenbibliothek ein neuer Ordner erstellt. Darin werden alle Dokumente aus dem Kanal gespeichert.
  • Bibliotheken: Ordner in Kanälen korrespondieren direkt mit der Ordnerstruktur in der SharePoint-Bibliothek. Aus Teams heraus kann die Suche global für die gesamten SharePoint-Online-Inhalte eingesetzt werden.
    Ein weiterer Vorteil der Teams-SharePoint-Integration ist, dass Ansichten, die für eine Dokumentenbibliothek in SharePoint eingerichtet wurden, auch für das Browsen der Bibliothek im Teams-Client ausgewählt werden können.

Tipp 4: SharePoint-Dokumente automatisieren mit Power-Automate-Workflows

Power Automate ist mit seinen Funktionen nahtlos in SharePoint integriert. Damit lassen sich Aufgaben verknüpfen und Abläufe automatisieren, die normalerweise manuell erfolgen.

So kann zum Beispiel ein Flow ausgelöst werden, wenn ein neues Dokument in eine Bibliothek hinzugefügt wird. Das erspart unter anderem ein ständiges Überwachen von Ordnern. Flows lassen sich auch über andere dokumentenbezogene Ereignisse auslösen, beispielweise beim Aktualisieren von Metadaten, beim Erstellen eines Listenelements oder auch beim Löschen eines Dokuments.

Power Automate interagiert auch mit vielen anderen Microsoft 365-Diensten wie Azure, Power BI, SQL und dergleichen. Darüber hinaus stehen hunderte Konnektoren zu den gängigsten Geschäftsanwendungen zur Verfügung, die zum Beispiel Datenanbindungen an SAP oder Dynamics ermöglichen.

Beispiele für dokumentenbasierende Flows:

  • Sobald ein Dokument in eine Bibliothek hinzugefügt wird, soll es an einen Sachbearbeiter zur Freigabe geschickt werden
  • Immer, wenn Eigenschaften eines Dokuments geändert werden, soll eine automatisch ausgelöste E-Mail über die Details der Änderungen informieren
  • Beim Ändern des Status eines Dokuments auf „Freigeben“ sollen definierte Inhalte in eine betriebswirtschaftliche Anwendung übermittelt werden.

Fazit:

Die enge Verknüpfung von SharePoint mit der Microsoft 365-Suite erweitert den Horizont von SharePoint enorm. Daraus entstehen neue Möglichkeiten beim Bearbeiten und Verwalten von geschäftlichen Dokumenten, beim Verarbeiten in Prozessen und bei sicherem Zugriff und Teilen von Dokumenten.

(Der Text basiert auf Input aus dem Artikel „Tips for Maximizing Your Sharepoint Investment“)

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