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SharePoint-Intranet-Trend: Baukasten kaufen, selber bauen oder auf Microsoft warten?

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Norman Best Intranet DesignSharePoint-Intranets aus dem Baukasten – dieser Trend hat in den letzten beiden Jahren stark zugenommen. Laut Sam Marshal gibt es mittlerweile über 40 Produkte, während er im letzten Jahr erst sechs zählte. Auch in Deutschland ist dieses Thema längst angekommen, in letzter Zeit sind vor allem Anbieter wie Beezy, Valo, Unily, Wizdom, Monday Coffee und Implexis (siehe Webinar) anzutreffen.

Die Gründe für diese neue Entwicklung liegen vor allem in altbekannten SharePoint-Defiziten bei Bedienbarkeit und Design (siehe auch SharePoint Anwenderstudie 2016). Zwar hat Microsoft bei SharePoint 2016 die Usability und das Design in Form der neuen Modern-Oberfläche deutlich verbessert, doch die besonderen Anforderungen bei Portal-Frontends bleiben davon weitgehend unberücksichtigt. Um die teils mangelhafte Usability zu verbessern und den Mitarbeitern intuitivere Bedienoberflächen zu präsentieren, nehmen viele Unternehmen individuelle Anpassungen in SharePoint vor.

Neue Fassaden für SharePoint-Portale

Diese beginnen bei einfachen Branding-Einstellungen mit dem SharePoint Designer und reichen aber oft auch bis zu einem Komplettumbau des altbackenen Erscheinungsbilds. Um die teilweise enormen Kosten für solche Projekte zu verringern und den Einstieg zu erleichtern, treten nun immer mehr Anbieter mit Intranet-Frameworks an. SharePoint erhält auf diese Weise eine völlig neue Fassade, die sich optische je nach Anbieter an zeitgemäßem Blog- und Website-Design orientiert. Aufgrund des modularen Ansatzes besteht die Hauptarbeit hierbei im Konfigurieren von Inhaltscontainern und kleinen Designanpassungen. Typische SharePoint-Oberflächen wie Bibliotheken oder Listen tauchen dann erst in unteren Navigationsebenen auf.

Welche Vor- und Nachteile solche Intranet-Addons bringen, hat Marshall wie folgt zusammengefasst:

Vorteile von Intranet-Baukästen

  • Das Verwalten und Publizieren von Texten folgt klassischen CMS-Prinzipien, mit Zusatzoptionen wie Targeting und Multi-Channel-Publishing.
  • Die User-Experience verbessert sich drastisch, inklusive Responsive-Design für unterschiedlichste Displaygrößen.
  • Bessere Integration von Social-Funktionen wie Kommentaren oder Likes
  • Erweiterte Governance für das Anlegen von Sites oder Nutzerstatistiken
  • Keine Probleme mit SharePoint-Updates auch bei umfassenderen Anpassungen

Nachteile von Intranet-Baukästen

  • Grundlegende Gestaltungselemente sind meist festgelegt. Oft sind nur Firmen-Branding und Farben anpassbar.
  • Nicht alle Lösungen integrieren die Collaboration-Funktionen von SharePoint. TeamSites bleiben bei etlichen unberührt.
  • Permanente Lizenzkosten stehen einmaligen Anpassungskosten gegenüber.
  • Wenige Produkte bieten umfangreichere Analytics- und Workflow-Funktionen, so dass weitere SharePoint-Add-Ons erforderlich sind.
  • Viele Angebote sind ganz neu und könnten noch unausgereift sein.
  • Intranet-Baukästen machen den Support komplizierter, weil zwischen dem Anwender und Microsoft noch ein weiterer Anbieter dazukommt.

Marshall rechnet nicht damit, dass Microsoft in absehbarer Zeit die Frontend-Defizite selber beseitigen wird. Speziell bei Kunden, die auf  SharePoint On-Premises setzen, dürften der Bedarf daran steigen, da gegenüber der Cloud funktionale und gestalterische Defizite bestehen, wie beispielweise bei den Social-Funktionen.

Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist der Gründer von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren für große Unternehmen mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Gemeinsam mit Prof. Arno Hitzges von der HDM Stuttgart hat er die vielbeachtete SharePoint Anwenderstudie 2016 herausgebracht.

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