SharePoint Lookbook: So nutzen Sie die kostenlosen Vorlagen für funktionale Website-Designs (Teil 1)

Sind Sie schon einmal auf eine gut gestaltete SharePoint-Website gestoßen und haben sich gefragt, wie diese erstellt wurde? Dahinter muss kein kostspieliges Design stecken, es kann auch mit dem SharePoint Lookbook erstellt worden sein. Microsoft stellt hierüber eine kostenlose Vorlagensammlung bereit, die nicht nur beim Erstellen optisch schicker Intranets hilft, sondern auch funktionale Setups beinhaltet.

SharePoint Lookbook – Microsofts „Design-Schaufenster“

SharePoint Lookbook ist eine Sammlung von Vorlagen und Designbeispielen, die Benutzer zum Erstellen ihrer SharePoint-Websites verwenden können. Diese Vorlagen sind mehr als nur visuelle Hilfsmittel; es handelt sich um funktionale Setups, die schnell implementiert werden können und eine unkomplizierte Möglichkeit bieten, professionell aussehende Websites zu erstellen.

Hier sind einige der Hauptfunktionen von Lookbook:

  • Vielfalt an Vorlagen: Lookbook bietet eine große Auswahl an Vorlagen, die auf die verschiedensten organisatorischen Anforderungen zugeschnitten sind.
  • Anpassbare Designs: Websitebesitzer können ihre Website anpassen und das Erscheinungsbild ihrer Website-Vorlage personalisieren, um sie an ihre Bedürfnisse und Vorstellungen anzupassen.
  • Responsive Designs: SharePoint-Lookbook-Vorlagen sind responsiv und bieten eine gute Benutzererfahrung und Site-Struktur auf unterschiedlichsten Geräten wie PCs, Notebooks, Tablets und Smartphones.

Ganz gleich, ob es um die Einrichtung eines Unternehmensintranets oder eines Projektmanagement-Hubs geht: Lookbook verfügt über Vorlagen für unterschiedliche Anforderungen und ist damit ein vielseitiges Tool im SharePoint-Ökosystem.

4 Schritte zum Installieren eines SharePoint Lookbook

Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie mit Lookbook ein passendes Design für Ihren SharePoint-Mandanten finden und implementieren.

Schritt 1: Besuchen Sie die SharePoint Lookbook-Website

Besuchen Sie zunächst die SharePoint Lookbook-Website. Dies ist Ihr Ausgangspunkt und Tor zu einer Vielzahl von Vorlagen, die Ihrer SharePoint-Site ein professionelles Aussehen verleihen können.

Beachten Sie dabei, dass Sie über die entsprechenden Administratorrechte verfügen müssen, bevor Sie auf SharePoint Lookbook zugreifen können. Das heißt, Sie müssen ein SharePoint-Administrator oder Office 365-Administrator sein.

Schritt 2: Suchen Sie die passenden Vorlagenkategorie

Auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie mehrere Kategorien von Vorlagen, die Designs für verschiedene Zwecke präsentieren. Die Kategorien stellen eine breite Palette an Vorlagen bereit, die für die verschiedensten Intranetseiten geeignet sind – darunter Mitarbeiter-Onboarding, Informationsaustausch und andere mehr. Diese sind im Detail:

  • Kategorie ‚Organisation‘: Hier finden Sie Vorlagen, die für übergreifende organisatorische Anforderungen konzipiert sind. Das sind beispielsweise Unternehmensintranets oder Kommunikationsseiten, die als zentraler Knotenpunkt für Mitarbeiter dienen. Sie enthalten häufig Funktionen wie Neuigkeiten, Updates und wichtige Ressourcen.
  • Kategorie ‚Department‘: Diese Vorlagen sind auf bestimmte Abteilungszwecke wie Personalwesen, Vertrieb oder Marketing zugeschnitten. Sie enthalten häufig spezielle Webparts oder Tools, die für die Aufgaben der Abteilung relevant sind.
  • Kategorie ‚Team‘: Die hier gelisteten Templates wurden für die Zusammenarbeit in kleinen bis mittelgroßen Teams entwickelt und bieten Website-Funktionen wie Projektverfolgung, Dokumentfreigabe und Teamankündigungen.
  • Kategorie ‚Community‘: Diese Lookbook-Vorlagen sind ideal für interessenbasierte oder organisatorische Community-Gruppen. Die Vorlagen umfassen Diskussionsforen, Veranstaltungskalender und soziale Funktionen.
  • Kategorie ‚Solutions‘: Die Kategorie konzentriert sich auf die Lösung spezifischer geschäftlicher Herausforderungen, zum Beispiel Vertragsmanagement, Mitarbeiter-Onboarding oder Schulungsstandorte. Die Vorlagen beinhalten spezielle Tools und Workflows zur Rationalisierung von Aufgaben.
  • Kategorie ‚Schulen‘: Diese Templates wurden für Bildungseinrichtungen entwickelt und bieten Funktionen wie Unterrichtsankündigungen, Aufgabenverfolgung und Ressourcenfreigabe zur Verbesserung des Bildungserlebnis.
  • Kategorie ‚SharePoint Syntex‘: Diese Vorlagen sind für die Zusammenarbeit mit Syntex konzipiert, einem Microsoft-Dienst zur Automatisierung der Inhaltsverwaltung mithilfe von KI. Sie umfassen häufig Funktionen zum Markieren, Kategorisieren und effizienteren Verwalten von Dokumenten.
Über die Register gelangen Sie zu den verschiedenen Kategorien mit angepassten Site-Vorlagen.

Klicken Sie auf eine Kategorieregisterkarte, um die Vorlagen zu durchsuchen und eine Intranetseite zu finden, die Ihren Anforderungen entspricht. Beim Durchsuchen der Vorlagen können Sie Details wie Designelemente, verwendete Webparts und enthaltene Inhalte anzeigen. Sie können sich auch mehrere Beispielseiten ansehen.

Anhand dieser Informationen können Sie schnell die Vor- und Nachteile der einzelnen Vorlagen erkennen und entscheiden, ob das von Ihnen gewählte Template Ihren Anforderungen entspricht bzw. sich an die Anforderungen Ihrer Organisation anpassen lässt.

Schritt 3: Binden Sie Lookbook-Vorlage in Mandanten ein

Wenn Sie bereit sind, mit einer Vorlage fortzufahren, die Ihnen gefällt, klicken Sie auf „Add to your tenant“, um sie dem SharePoint Ihrer Organisation hinzuzufügen. Dies ist der erste Schritt, um Ihr neues Lookbook zum Leben zu erwecken.

Wenn Sie die passende Vorlage gefunden haben, können Sie diese in Ihren Mandanten einbinden.

Schritt 4: Stellen Sie die Vorlage bereit

Nachdem Sie die Vorlage zu Ihrem Mandanten hinzugefügt haben stellen Sie diese in Ihrer SharePoint-Umgebung bereit. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um die Einrichtung der von Ihnen gewählten Vorlage im SharePoint Ihrer Organisation.

Nach der Einbindung in den Mandanten folgt die Bereitstellung in der SharePoint-Umgebung.

Um Ihre Website bereitzustellen, müssen Sie eine E-Mail-Adresse, einen Website-Titel und eine Website-URL angeben, wie unten gezeigt.

Bevor Sie den Bereitstellungsprozess starten, geben Sie noch Basisdaten wie E-Mail und Seitentitel ein.

Nachdem Sie alle erforderlichen Details angegeben und Berechtigungen erteilt haben, klicken Sie auf „Provision“. Das System beginnt dann mit der Einrichtung der Vorlage auf Ihrer SharePoint-Site. Dieser Vorgang kann einige Zeit dauern (bis zu 10 Minuten) – daher ist Geduld angebracht.

Während des Bereitstellungsprozesses können Sie auf Berechtigungsanfragen stoßen. Die erforderlichen Berechtigungen sollten Sie erteilen, damit die Vorlage nahtlos in Ihre SharePoint-Umgebung integriert werden kann.

Sobald der Bereitstellungsprozess abgeschlossen ist, ändert sich der Status in „Provisioning completed“. Klicken Sie auf die Website-URL, um Ihre Website zu besuchen und die Vorlage in Aktion zu sehen.

Nach der Fertigstellung erscheint hier die neue Site-URL. Mit einem Klick darauf öffnet sich die neue Seite.

Hinweis: Es empfiehlt sich auch, Vorlagen zunächst in einer Testumgebung bereitzustellen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen, bevor Sie sie in einer Produktionsumgebung bereitstellen.

In einem weiteren Beitrag zeigen wir, wie Sie Ihrer neu bereitgestellten SharePoint-Site eine persönliche Note verleihen können.

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