SharePoint-Update auf neuere Version oder SharePoint Online: So planen Sie die Migration

Spätestens wenn Microsoft den Support für eine ältere SharePoint-Version einstellt, müssen sich Organisationen mit der Migration auf einen neuen SharePoint-Server oder auf Online befassen. Oft muss dabei ein komplexes Geflecht aus Intranet-Sites, Dokumentenablagen und Datenbanken bewegt werden. Mit einer sorgfältigen Planung und einer Checkliste lässt sich eine Migration reibungslos bewerkstelligen.

2023 war ein wichtiges Datum für alle Nutzer von SharePoint 2013. Im April lief nämlich der erweiterte Support für diese sehr verbreitete Serverversion aus. Wenn nun der Umstieg auf eine neue SharePoint-Version ansteht, stellen sich Fragen zur Vorgehensweise. Damit eine solcher Migrationsprozess für Daten und Programme reibungslos abläuft, ist eine sorgfältige Planung und eine gut strukturierte Migrations-Checkliste entscheidend.

BU: Eine SharePoint-Migration sollte Schritt-für-Schritt angegangen werden. (Quelle: Code Creators)

1. Die SharePoint Migration planen, Inventar erfassen

Der erste Schritt besteht darin, einen Plan von der gewünschten Konfiguration der neuen Umgebung zu erstellen. Dabei sollen auch Präferenzen und Erfordernisse formuliert werden, um etwa nicht mehr benötigte Elemente zu eliminieren und so Ballast abzuwerfen.

Eine gründliche Katalogisierung aller Assets und Anpassungen, wie die Bewertung der Größe von Datenbanken, hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen. Das Inventar sollte die folgenden Elemente umfassen:

  • Websites und Websitesammlungen
  • Webanwendungen
  • Inhaltsdatenbanken
  • Kundenspezifische Lösungen
  • Listen und Bibliotheken
  • Aufbewahrungsrichtlinien
  • Standorte
  • Benutzer und Gruppen

2. Die alte Umgebung von Ballast befreien

Vor dem Übergang zu einer neuen SharePoint-Umgebung sollte das bestehende System gründlich bereinigt werden. Dazu gehört das Löschen von überflüssigen Daten und Webkomponenten und anderer unnötiger Elemente. Auch wenn das Aufräumen der alten Umgebung einige Zeit und Mühe erfordert, ist es ein wichtiger Schritt, um ein nahtloses Upgrade ohne verwaiste Websites oder Daten zu gewährleisten – und eine besser organisierte Struktur zu ermöglichen.

Hier die wichtigsten Aktionen während des Bereinigungsprozesses:

  • Entfernen von leeren oder unbenutzten SharePoint-Gruppen
  • Löschen von nicht verwendeten Dokumenten, Metadaten und Workflows
  • Suchen nach Websites, die seit langem nicht mehr geändert wurden
  • Entfernen von Elementen, die zu viele benutzerdefinierte Berechtigungen enthalten
  • Reorganisieren von Listen und Bibliotheken mit Metadaten

3. Den gesamten Migrationsprozess testen

Ist die Bereinigung abgeschlossen, sollte die bisherige Umgebung einer gründlichen Inspektion aller Komponenten unterzogen werden. Sie sollten außerdem einen Migrationsprozess für einen begrenzten Teil der Inhalte starten, um die Datenübertragungsrate zu bewerten. Auf diese Weise lässt sich die Gesamtdauer der Migration besser abschätzen und Sie können sich besser auf mögliche migrationsbedingte Probleme einstellen.

4. Die neue SharePoint-Umgebung vorbereiten

Mit der Vorbereitung Ihrer Zielumgebung sorgen Sie dafür, dass die Endbenutzer die Umstellung auf die neue Umgebung positiv erleben. Sie sollten die Vorteile der Umstellung auf die neue Umgebung bewerten und gleichzeitig die Einschränkungen der aktuellen Umgebung durch die Übernahme der neuen Umgebung beseitigen.

Die Vorbereitung der Zielumgebung umfasst die folgenden Schritte:

  • Vorbereiten des Zielservers
  • Optimieren der Leistung des neuen Sharepoint Servers
  • Konfigurieren aller Webanwendungen
  • Erstellen eines Backups für alles
  • Prüfen auf beschädigte Datenbanken
  • Wiederherstellung und Bereitstellung neuer Anpassungen
  • Entfernen inaktiver/unerwünschter Benutzer
  • Verwalten sehr großer/kleiner Websites
  • Entfernen von Datenduplikaten
  • Mit dem Enduser kommunizieren

Bevor Sie den Migrationsprozess starten, müssen Sie die Endnutzer mit einbeziehen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre User umfassend über die folgenden Aspekte informieren:

  • Mögliche Ausfallzeiten während der Migration
  • Gründe für die Änderung
  • Mögliche Änderungen in der Umgebung
  • Geschätzte Zeit für die Migration

Bei Bedarf können zusätzliche Schulungen für die Endbenutzer durchgeführt werden.

5. Die Migration starten

Nun können Sie die Migration durchführen. Bedenken Sie aber: Eine Sharepoint-Umstellung ist eine der kompliziertesten Aufgaben, die ein Administrator durchführen muss. Selbst nach sorgfältiger Planung und Abhaken der Migrations-Checkliste ist der Prozess nicht einfach.

Es ist deshalb ratsam, Lösungen von Drittanbietern zu verwenden, wenn eine Migration von früheren SharePoint-Versionen wie 2010, 2013 und 2016 in Betracht gezogen wird. Durch den Einsatz solcher Tools können Administratoren ihren Migrationsprozess mit minimalem Aufwand besser steuern. Einen Überblick über fünf gute Migrations-Tools finden Sie hier.

Migrations-Tools etwa von Saketa unterstützen beim Umzug von Sharepoint.

6. Die Migration abschließen

Nach erfolgreichem Abschluss des Migrationsprozesses sollte die ordnungsgemäße Funktionalität der Zielumgebung überprüft und die Datenintegrität gewährleistet werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Benutzer problemlos auf die neu eingerichtete Umgebung zugreifen können. Kontrollieren Sie hierfür nach der Migration die folgenden Punkte:

  • Vergewissern Sie sich, dass alle Daten erfolgreich migriert wurden
  • Führen Sie ein Backups für die neue Umgebung durch
  • Stellen Sie eine Lösung zur Umleitung der Benutzer in die neue Umgebung bereit
  • Entfernen Sie den Zugriff auf die alte Umgebung

Wenn Sie diese Schritte beherzigen, bleibt die Migration zwar weiterhin komplex – sie dürfte aber wesentlicher strukturierter und stressfreier ablaufen.

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