Sharepoint-Migrationen effizient und sicher durchführen: Beispielszenario eines Tool-basierenden Umzugs

Die Migration von SharePoint-Daten stellt Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen. Zum einen sollte ein Umzug zügig über die Bühne gehen, dabei muss aber auch die Vollständigkeit der Daten sichergestellt sein. Gegenüber Standard-Microsoft-Mechanismen bieten Migrations-Tools wie MigrationWiz von BitTitan eine Reihe von Vorteilen, was unter anderem die Schnelligkeit und Effizienz betrifft. Wie damit ein Datenumzug von Mandant zu Mandant Schritt für Schritt abläuft, lesen Sie im folgenden Beitrag.
Von Tanner Strobel*

Vorüberlegung: Die Varianten einer Migration

Zunächst einmal sind vor einer SharePoint Online-Migration die Optionen und jeweiligen Herausforderung zu erörtern. So erscheint beispielsweise ein Komplett-Backup der bestehenden SharePoint Online-Instanz als naheliegende Vorgehensweise. Allerdings fehlt dafür eine Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktion, so dass sich diese Variante schon einmal erübrigt.

Eine andere Möglichkeit wäre das Verschieben der Daten aus dem aktuellen Office-365-Mandanten in eine Dateifreigabe am On-Premise-Server oder in Azure. Um anschließend die Inhalte in den neuen Office-365-Mandanten zu migrieren. Dieses Vorgehen klappt allerdings nur bei wenigen Unternehmen, es besteht dabei die Gefahr, Inhalte des aktuellen Mandanten zu verlieren.

Außerdem kostet ein solches Hin- und Her-Migrieren zusätzliche Zeit. Eine weitere Bremse lauert in der Cloud mit Drosselungen beim Bewegen großer Datenmengen. Auch die gleichzeitig Präsenz mehrere potenzieller Mandanten anderer Unternehmen im selben Microsoft-Rechenzentrum können das Tempo herunterregeln.

Welche Lizenzen sind erforderlich?

Wie lassen sich solche potenziellen Hürden umgehen, um eine Migration dennoch erfolgreich auszuführen? Zunächst einmal ist dabei festzustellen, dass jedes Migrationsszenario über eine Reihe von Variablen verfügt: Quelle und Ziel, Migrationstyp, Migrationsgröße und Komplexität. Hinzu kommt die Frage der richtigen Lizenzen, die für die Durchführung je nach Art der Migration zu wählen sind.

So empfiehlt sich für die SharePoint-zu-SharePoint-Migration beispielsweise ein Azure-Abonnement, um das Migrationstempo zu beschleunigen und Drosselungen zu umgehen. Für die hier vorgestellte Art der Migration mit MigrationWiz sind keine zusätzlichen Lizenzen erforderlich. Der Ablauf vollzieht sich idealerweise in folgenden Schritten:

Vorbereiten der Quell-Dateien

Als erstes müssen die Anwendungsberechtigungen für SharePoint vorbereitet und dafür unter anderem die Berechtigungsebene an der Quelle aktiviert werden. Durch diesen Authentifizierungsprozess erhalten die verantwortlichen IT-Mitarbeiter die Kontrolle darüber, wer berechtigt ist, die Quelle zu verwenden.

Danach erfolgt die Anmeldung als Global Admin: Der zuständige Projektmitarbeiter stimmt auf MigrationWiz-SharePoint-FullControl dem App-Zugriff zu, sobald er dazu aufgefordert wird. Anschließend erstellt er im Office 365 Admin Portal eine neue Sicherheitsgruppe mit dem Namen MigrationWiz sowie einen neuen Benutzer. Diesen fügt er jetzt der Sicherheitsgruppe MigrationWiz als Mitglied hinzu. Diese Benutzeranmeldeinformationen werden auch bei der Einrichtung des SharePoint-Quellendpunkts benötigt.

Azure-Umgebung einrichten und vorbereiten

Für die Migration sollte von Microsoft bereitgestellter Azure-Speicher verwendet werden. Wer diese Option wählt, kann direkt damit fortfahren, die Zielumgebung vorzubereiten. Wer jedoch einen eigenen Azure-Speicher verwenden will, sollte das Azure-Speicherkonto im selben Microsoft-Rechenzentrum erstellen, in dem sich auch der Ziel-Office-365-Mandant befindet. Das Erstellen von Azure-Containern für diese Migration  ist nicht nötig.

Nicht zwingend notwendig aber nützlich ist es, die Kosten für den Azure-Speicher im Voraus zu kennen – oder sie dem Kunden nennen zu können, wenn man als MSP die Migration übernimmt. Dafür sollte ein Azure-Abonnement abgeschlossen werden, wobei sich für eine sehr kleine Migration die kostenlose einmonatige Testversion lohnt.

Das nun einzurichtende Azure-Speicher-Konto muss ein STORAGE-Konto (General Purpose v2) sein, keinesfalls ein Storage Blob. Den Namen des Speicherkontos und des primären Zugriffsschlüssels sollte man sich notieren. Wenn der Projektmitarbeiter später die Zieleinstellungen definiert, muss er sie in das MigrationWiz-Migrationsprojekt eingeben.

Vorbereiten der Zielumgebung

Nun ist es an der Zeit, die Zielumgebung vorzubereiten. Im ersten Schritt wird hierfür ein SharePoint Online- oder Websitesammlungs-Administratorkonto für die Migration erstellt. Alternativ kann auch das globale Administratorkonto für den Mandanten verwendet werden.

Beim Erstellen einer SharePoint-Site sollte in jedem Fall die Site-URL der Dokumentenbibliotheken notiert werden. Außerdem ist sicherzustellen, dass alle erforderlichen Benutzer und Gruppen auf der Ziel-SharePoint-Website eingerichtet sind. Sofern am Zielort das Design der Quellbibliotheken beibehalten werden soll, sind vorab folgende Schritte durchzuführen:

• Aufbau der Struktur der Dokumentenbibliotheken
• Aufbau der eigentlichen Dokumentenbibliotheken auf der SharePoint Online-Zielseite. Eine einfache Erklärung gibt es von Microsoft in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Aufbau der eigenen Dokumentenbibliothek. Hierfür speichert man die Bibliotheksvorlagen aus der Quelle und wendet sie auf den Zielbibliotheken an.

Anwendungsberechtigungen für SharePoint

Zum Aktivieren der Berechtigungen am Migrationsziel genügt es, folgende Schritte auszuführen:

• Der Authentifizierungsprozess gibt den Projektverantwortlichen die Kontrolle darüber, wer berechtigt ist, das Ziel zu verwenden.
• Als Global Admin angemeldet stimmt der Projektmitarbeiter zunächst auf MigrationWiz-SharePoint-FullControl dem Zugriff auf die App zu, erstellt anschließend eine neue Sicherheitsgruppe mit dem Namen MigrationWiz im Office 365 Admin Portal und legt einen neuen Benutzer an.
• Diesen fügt er der zuvor erstellten Sicherheitsgruppe MigrationWiz als Mitglied hinzu.
• Damit diese Anmeldeinformation beim Einrichten des Zielendpunktes herangezogen werden kann, sollte sie idealerweise wiederauffindbar notiert werden.

Aufsetzen des Dokumenten-Migrationsprojekts

Innerhalb von MigrationMiz ist der erste Schritt nach dem Anlegen des Projekts, dass der Quell-Endpunkt im Dropdown-Menu Endpunkt ausgewählt wird. Sofern noch keinen Quell-Endpunkt definiert ist, muss dieser neu erstellet werden, mit Namen, Endpunkt-Typ (SharePoint online), Webadresse und Admin Username/Passwort.

Die Auswahl des Ziel-Endpunktes erfolgt nach dem gleichen Muster, mit dem Unterschied, dass natürlich der Office-365-Anwendername und das Passwort eingetragen werden müssen. Für den Mandanten sind die Anmeldedaten des Office-365-Benutzers, der der MigrationWiz-Sicherheitsgruppe für den Ziel-Mandanten hinzugefügt wurde, einzutragen.

Schließlich müssen noch Einzelposten sowie Pfad für Quell- und Zieldokumentenbibliothek für jedes einzelne Element festgelegt werden – am besten über den Dokumentbibliotheks-Pfad aus der URL. Nun noch in MigrationWiz optional die Berechtigungen von Elementen überprüfen,  ohne dabei Daten zu migrieren oder Lizenzen zu verbrauchen – und schon kann die eigentliche Migration beginnen.

Start der eigentlichen Migration

Die Migrations-Schnittstelle von SharePoint Online migriert Dokumente und Berechtigungen gemeinsam. Um auch Metadaten zu migrieren, muss das Kontrollkästchen Metadaten beim ersten Migrationslauf aktiviert sein. Zum Start der Migration von Dokumentenbibliotheken müssen die zu migrierenden Elemente im entsprechenden Projekt auswählen.

Zu beachten ist außerdem, dass die Kontrollkästchen Dokumente, Dokumentenberechtigungen, Metadaten und Versionierung aktiviert sind.

In der Standardeinstellung werden übrigens die letzten drei Versionen migriert. Falls diese Zahl der zu migrierenden Versionen geändert werden soll, kann dies im Abschnitt Erweiterte Optionen auf der Registerkarte Quelle/Ziel erfolgen.

Nach der Migration: Quell-Server deaktivieren

Als erste wichtige Maßnahme nach der Migration empfiehlt sich, den Quell-SharePoint-Server, die Bibliotheken oder die Benutzerkonten zu deaktivieren. Damit wird verhindert, dass Benutzer versehentlich die Quell-SharePoint-Bibliotheken verwenden. Anschließend müssen alle für diese Migration verwendeten Azure-Container gelöscht werden. So wird verhindert, dass nach der Migration Kosten anfallen. Achtung: Nur die für diese Migration erstellten Container dürfen gelöscht werden. Abschließend müssen noch die Berechtigungen auf Applikationsebene gelöscht werden. Die Migration ist nunmehr abgeschlossen.

Weitere Informationen rund um die SharePoint Online-Migration finden Sie unter diesem Link.

*Tanner Strobel ist Sr. Technical Sales Specialist bei BitTitan