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E-Mails archivieren mit SharePoint 2013 und Office 365 (3 neue Tipps)

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Outlook und SharepointE-Mails einfach in SharePoint und Office 365 ablegen und Archivieren: Die 5 besten Tipps haben wir in dieser Anleitung bereits vorgestellt. Hier kommen drei weitere Optionen dazu, die sich SharePoint 2013 und Office 365 ermöglichen – mit gewissen Vor- und Nachteilen. (Alle Tipps stammen übrigens von Cameron Dwyer.)

Option 6: Team-E-Mails mit Website-Postfächern

Site-Mailboxes---Office-Zusammenarbeit-mit-Sharepoint-und-ExchangeDas interessante SharePoint 2013-Konzept der Site Mailboxes wurde hier bereits vorgestellt. In der Theorie ist es die nahezu perfekte Integration von E-Mail und SharePoint, um beispielsweise Team-Arbeitsräume einzurichten. Vor allem die enge Integration der zentralen Funktionen in Outlook macht die Lösung für die Benutzer attraktiv.

Vorteile:

  • Konsolidierte Ansicht innerhalb von Outlook auf Inhalte, die in SharePoint und Exchange liegen
  • Geringer Lernaufwand mit vertrauter Drag&Drop-Bedienung, die ein schnelles Befördern von Mails und Anhängen in SharePoint und Exchange erlaubt
  • Einfacher Zugriff auf SharePoint-Inhalte aus Outlook
  • Ein Website-Postfach kann auch über eine eigenständige E-Mail-Adresse verfügen, so dass beispielsweise in Projekten alle Mails per CC auch hier zentral gespeichert werden
  • Dokumente lassen sich per Link, ohne Kopie, weiterreichen
  • E-Mails bleiben in Exchange, während Dokumente in SharePoint liegen

Nachteile

  • Die Einrichtung von Website-Postfächern ist recht komplex. Zum einen müssen SharePoint, Exchange und Outlook in der Version 2013 vorhanden sein. Zum anderen erweist sich die Konfiguration der Server als aufwändig
  • Ein großer Nachteil ist, dass E-Mails nicht in SharePoint gespeichert werden. Somit kann man Mails auch nicht als SharePoint-Objekt in Geschäftsprozessen behandeln und sie mit Metadaten auszeichnen
  • Sehr begrenzte Möglichkeiten für Drag&Drop von Anhängen in Sharepoint-Bibliotheken, keine Unterstützung von Metadaten
  • Die Möglichkeiten zum Betrachten von SharePoint-Inhalten sind sehr begrenzt, es beschränkt sich oft auf Datei-Typ-Ansichten; SharePoint-Spalten können in Outlook nicht angezeigt werden.
  • Maximal 10 Website-Postfächer lassen sich in Outlook hinzufügen

Option 7: Drag&Drop nach SharePoint über den Desktop

drag-drop-email-outlook-to-sharepoint-office365-drag-to-desktop-cameron-dwyerSharePoint 2013 brachte einige neue Möglichkeiten, um Dateien direkt vom Desktop aus in Dokumentenbibliotheken (im Browser) zu befördern. Kombiniert man das noch mit der Möglichkeit, Mails aus Outlook als MSG-Dateien auf den Desktop zu ziehen, wird daraus ein Ablage-Prozess in zwei Schritten – mit der Zwischenstation Desktop.

Vorteile

  • E-Mails werden im MSG-Format gespeichert und können so jedezeit unverändert mit Outlook geöffnet werden
  • Keine Konfiguration oder Installation erforderlich, klappt mit jeder SharePoint-Dokumentenbibliothek
  • Mehrere Mails können in einem Schritt bewegt werden
  • Anhänge lassen sich einzeln aus Mails heraus auf SharePoint kopieren
  • Funktioniert auch mit älteren Outlook-Versionen

Nachteile

  • Positionieren der beiden Fenster mit Outlook und SharePoint am Desktop gestaltet sich etwas pfriemelig
  • Es können keine E-Mail-Attribute übernommen und in SharePoint-Spalten dargestellt werden

Option 8: OneDrive als Mail-Ordner und -Archiv

E-Mails in OneDrive for Business Einer der großen Vorteile von OneDrive for Business ist seine Möglichkeit, SharePoint Bibliotheken mit dem lokalen Rechner zu synchronisieren. Damit landen die Inhalte von synchronisierten SharePoint/Office 365-Bibliotheken in lokalen Windows Explorer-Ordnern, die Benutzer können auf SharePoint ohne Umwege direkt mit dem Explorer arbeiten.

Um eine Sharepoint-Bibliothek als Ordner auf dem Desktop verfügbar zu machen, geht man in die gewünschte Bibliothek und klickt in der Menüleiste oben auf „Synchronisieren“. Nach kurzer Zeit öffnet sich ein Dialog, der den neu erstellten Ordner im OneDrive-Verzeichnis öffnet. Dorthin kann man nun aus Outlook beliebige Mails kopieren.

Vorteil

  • E-Mails in OneDrive for BusinessE-Mails werden im MSG-Format gespeichert, so dass sie unverändert in Outlook wieder gelesen werden können.

Nachteile

  • Die gesamte Bibliothek wird mit dem lokalen Ordner synchronisiert, so dass unter Umständen viele unbenötigte Dateien darin landen
  • Die „Speichern unter“-Funktion ist umständlich zu bedienen, Drag&Drop wiederum erfordert ein Hantieren mit Fenstern. Daher ist es sinnvoll, mit Batch-Transfers zu arbeiten
  • Es werden keine E-Mail-Attribute erfasst und an SharePoint übergeben
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Wolfgang Miedl

Wolfgang Miedl ist der Gründer von SharePoint360.de. Als Fachautor und Analyst ist er seit über 20 Jahren für große Unternehmen mit Arbeitsplatz- und Collaboration-Themen im Microsoft-Umfeld tätig. Gemeinsam mit Prof. Arno Hitzges von der HDM Stuttgart hat er die vielbeachtete SharePoint Anwenderstudie 2016 herausgebracht.
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Vielen Dank für diese Informationen.

Ich habe jetzt alle 7 Optionen aufmerksam durchgelesen. Keine der Optionen erlaubt die Darstellung der e-mail Attribute (z.B. „Gesendet“ Datum), wenn ich das richtig verstanden habe. Das aber ist für mich ein „Must Have“ Feature für eine e-mail Ablage. Bin ich gezwungen, auf eine Lösung eines Drittanbieters auszuweichen, oder gibt es mit Bordmitteln die Möglichkeit einer E-mail Ablage in Sharepoint, die mir das Gesendet-Datum anzeigt?

Viele Grüße
Frank

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