SharePoint Online-URLs jetzt änderbar: Eine neue Funktion, bei der es Vor- und Nachteile zu beachten gibt
Wenn Unternehmen ihren Namen ändern oder fusionieren, stört oft die alte URL in SharePoint Online und OneDrive. Blieb bisher als Lösung nur die Migration auf einen neuen Office 365-Tenant, so erlaubt Microsoft nun testweise eine Tenant-Umbenennung. Doch mit dem einfachen Namenstausch ist es nicht getan, es sind eine ganze Reihe an Maßnahmen zu befolgen und Probleme zu beachten.
Gründe für SharePoint-URL-Änderungen
Bei signifikanten Änderungen von Marke oder Firmennamen lautete bisher der Tipp, auf einen neuen Office 365-Tenant zu migrieren. Die Gründe, die eine Umbenennung der URL erforderlich machen, können unterschiedlich sein, unter anderem wären das:
- Tochterunternehmen oder Geschäftsbereiche, die nach außen eigenständig auftreten wollen
- Neuer Markenname
- Ausgründung, Firmenübernahme, Zusammenschlüsse
- Ästhetische Gründe, häufige Verleser etc.
Mit dem Rename-Program hat sich Microsoft nun der Problematik angenommen reagiert damit auf ein verbreitetes Bedürfnis aus dem Kundenumfeld. Noch ist das Programm nicht für alle offen, Interessenten können sich für die Teilnahme bewerben.
*.onmicrosoft.com bleibt bestehen
Wichtig ist dabei zunächst einmal der Umstand, dass davon nur die SharePoint-URL betroffen ist, wie Mike Weaver in seinem Artikel erklärt. Das beinhaltet zwar auch die URL für OneDrive for Business, aber es ändert nicht die bekannten Adressen nach dem Schema „.onmicrosoft.com“. Dabei handelt es sich nämlich um eine separate Entität, die Microsoft Online Email Routing Address (MOERA).
Fünf Überlegungen beim Umbenennen der SharePoint Online-URL:
Auch wenn sich die neue Option für viele Nutzer interessant anhört, sollte man mit Vorsicht an die Sache herangehen. Folgende fünf Aspekte sind dabei zu berücksichtigen:
1. Umleitungen sorgen für funktionierende Dokumentfreigaben
Einer der wichtigsten Funktionen der Umbenennung ist die Umleitungen von Dokumenten-URLs. Somit bleibt es den Benutzern erspart, dass sie alle geteilten Dokumente erneut freigeben müssen. Gerade bei Tenant-zu-Tenant-Migrationen ist das immer ein großes Thema.
2. Umleitungen schaffen aber auch neue Probleme
Wenn Anwender auf alte Freigabelinks klicken, können Office-Apps und Browser über entsprechend hinterlegte Umleitungen auf den neuen Tenant abzweigen. Viele andere Anwendungen jedoch können mit solchen Umleitungen nicht korrekt umgehen und finden solche Dokumente nicht mehr. Zu beachten sind dabei unter anderem Backup-Lösungen für SharePoint und OneDrive.
3. Die alte Admin-URL bleibt – doch hier lauern Fehler
Die alte Admin-URL bleibt auch nach der Umbenennung bestehen, was ein Funktionieren von vielen Funktionen oder Skripten sicherstellt.
Allerdings hat das gleichzeitig den großen Nachteil, dass bestehende Skripte nicht einfach per Suchen-Ersetzten global auf die neue URL angepasst werden können. Das bedeutet viel Arbeit in Form von händischem Anpassen.
4. Die Dauer des Umstellungsprozesses ist nicht vorhersehbar
Die Umbenennung im Tenant wird als Hintergrundprozess abgearbeitet. Unter Umständen kann sich der Vorgang länger hinziehen als geplant, bei großen Tenants also auch über ein Wochenende hinaus. Hier ist gründliche Vorbereitung und Organisation auch mit dem Microsoft-Account-Team gefragt.
5. Preview-Programm, und noch kein finales Produkt
Noch befindet sich die neue Umbenennungsfunktion in der Testphase, so dass von Microsoft-Seite nur begrenzter Support geleistet wird. Über entsprechende Risiken sollten sich sowohl die Techniker als auch die betroffenen Geschäftsbereiche im Klaren sein, bevor man sich an eine neue Benamsung der SharePoint-URL macht.
Weiterführende Informationen:
- Artikel von Mike Weaver: Renaming Your SharePoint Online URL
- Microsoft-Dokumentation: Rename your SharePoint domain – SharePoint in Microsoft 365
- Teilnehmen am Preview-Programm: https://aka.ms/SPOTenantRenameNomination
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