Sind SharePoint-Schulungen wirklich notwendig?

SharePoint-LogoSharePoint galt früher als eine komplexe Intranet-Umgebung, die bei vielen Anwendern einen zwiespältigen Ruf genoss. Spätestens seit der Umstellung des Erscheinungsbilds auf „Modern UI“ wird die Bedienung immer einfacher, so dass viele auch Notwendigkeit von Anwender-Trainings in Frage stellen. In einem Blogpost erklärt Gregory Zelfond, warum er das weiterhin für sinnvoll erachtet.

Argumente gegen SharePoint Schulungen:

Folgende Argumente sind oft von Kritikern zu hören, die Schulungen für SharePoint als nicht mehr notwendig erachten:

Modern SharePoint ist einfach

„Mit Modern SharePoint ist die Bedienung viel intuitiver und einfacher geworden, als man das noch vom alten „Classic“ SharePoint kennt.“
Zelfond stimmt dieser Auffassung zu, weist aber darauf hin, dass allein einfachere Benutzung nicht die Notwendigkeit von Schulungen eliminiere. Eine Analogie dazu wären heutige Autos mit ihren vielen Fahrerassistenz-Systemen. Obwohl das Fahren damit einfacher ist als früher, muss man weiterhin das Fahren lernen.

Mit Microsoft Teams kann jeder umgehen

„Unsere Anwender arbeiten bereits mit Microsoft Teams und brauchten dafür auch keine Schulung“.
Tatsächlich ist der Einstieg in Teams sehr einfach, vergleichbar mit LinkedIn oder Facebook. Allerdings sind Teams und SharePoint zwei unterschiedliche Plattformen (die im Hintergrund durch Office 365 Groups verbunden sind). Während Teams in erster Linie ein Kommunikations-Werkzeug mit Chat- und Anruffunktion ist, ist SharePoint für eine Reihe anderer Aufgaben vorgesehen. So gibt es hier Funktionen wie das Synchronisieren von Dokumentenbibliotheken, Metadaten, Inhaltstypen, Berechtigungen, Datenspeicherung – jeder der dieser Punkte steht für spezielle SharePoint-Charakteristika, die ein durchschnittlicher Benutzer nicht mal so nebenbei lernt.

Argumente für SharePoint Schulungen:

Mehr nutzen als nur die einfache Dateiablage

SharePoint unterscheidet sich von vielen anderen Cloud-Datenspeichern dadurch, dass hier die Dokumentenverwaltung auf sehr vielfältige Art eingerichtet werden kann. Solange damit lediglich die gewohnte Ordnerhierarchie mit den Dateifreigaben weiter verwendet werden soll, ist möglicherweise nicht viel an Schulung erforderlich. Allerdings zeichnet sich SharePoint in anderen Bereichen aus, nämlich der fortschrittlichen Dokumentenverwaltung über Metadaten, Inhaltstypen und Dokument-Sets.

Das Intranet mit Webparts ausbauen

Es geht bei SharePoint nicht nur um das Speichern von Dateien und Ordner. Sie können damit Websites und Seiten erstellen, und diese über Webparts mit vielfältigen Funktionen ausstatten. Weitere interessante Funktionen sind benutzerdefinierte Listen, oder das Wiederherstellen von früheren Version von Seiten und Dokumenten, falls die Benutzer Fehler gemacht haben.

Automatisieren mit Flow und PowerApps

Auf wachsendes Interesse stößt das Thema Automatisierung von Geschäftsprozessen. Hierbei geht es um Aufgaben wie Dokumentgenehmigungen, Urlaubsanträge und allgemein um Workflows und Geschäftsanwendungen. Um das zu beherrschen, sollte man mit den grundlegenden Funktionsweisen vertraut sein.

Governance und Richtlinien verstehen

Schulung sind nicht nur dazu da, um konkrete Arbeitsweisen mit SharePoint zu lernen. Stattdessen gehören dazu auch Governance-Aspekte wie die Unternehmensrichtlinien oder Vorschriften bezüglich Datenspeicherung und -freigaben.

Das volle Potenzial von Office 365 nutzen

Viele Anwender haben sich ihre Kenntnisse in Word, Excel und PowerPoint irgendwann selbst beigebracht. Aus diesem Grund nutzt die Mehrheit höchsten fünf Prozent der verfügbaren Funktionen. Wenn man allerdings einmal die Gelegenheit hatte, beispielsweise Microsoft Project im Rahmen einer Projektmanager-Schulung zu lernen, kommt man deutlich über diese fünf Prozent hinaus, und merkt, wie man in Projekten produktiver und erfolgreicher wird. Analog lässt sich das auf die anderen Anwendungen im Office 365-Bereich übertragen. Sie verfügen hier über mächtige Anwendung, die Sie auch ausnutzen sollten, um sich und Ihre Mitarbeiter produktiver zu machen.

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