So gelingt die erfolgreiche Migration von SharePoint On-Premises auf Office 365

Der Trend zur Cloud-Migration ist auch im SharePoint-Umfeld schon länger im Gang. Als aktueller Treiber wirkt dabei vor allem der Homeoffice-Trend, weil dabei ausgiebig Cloud-basierende Kollaborationsanwendungen wie Microsoft Teams zum Einsatz kommen.
Von Tanner Strobel*

Führungskräfte einbinden, um die Ziele und den geschäftlichen Nutzen der Migration zu vermitteln.

Bei einer geplanten Migration von SharePoint On-Premises auf Office 365 findet zum Start üblicherweise eine gründliche Bewertung der Ausgangssituation mit anschließender Planung statt. Dabei sollten auch Führungskräfte eingebunden sein, um die Ziele und den geschäftlichen Nutzen zu vermitteln und entsprechenden Rückhalt zu bekommen.

Wechsel auf Office 365 mit Kommunikationsplan begleiten

Im nächsten Schritt geht es an das Erstellen eines Kommunikationsplans für die Migration. Indem die Anwender frühzeitig umfassend über das Vorhaben informiert werden, erreicht man von Anfang an Akzeptanz und nimmt möglichen Widerständen den Wind aus den Segeln. Auch Schulungen sind wichtig, damit den Mitarbeitern die Umstellung auf das neue System leichter fällt.

Darüber hinaus bietet eine Migration immer auch die Gelegenheit, „IT-Hausaufgaben“ zu erledigen und die Umgebung an die aktuellen Bedürfnissen anzupassen. Mit einem Governance-Plan für SharePoint lassen sich schließlich Ziele klar definieren und deren Umsetzung dauerhaft festschreiben und erfüllen.

Spezialisierte Migrations-Tools können mehr als Microsoft-Apps

Tanner Strobel ist Technical Sales Specialist bei beim Anbieter für Migrationslösungen BitTitan. Er hat sich auf moderne Arbeitsplatzlösungen wie Office 365 spezialisiert und ist als Azure-Architekt, Azure-Administrator und Team-Administrator zertifiziert.

Die wichtigste Frage einer Migration lautet, wie man die Daten einfach und fehlerfrei von der On-Premises-Infrastruktur auf Office 365 übertragen kann. Microsoft stellt hierfür sogar eigene Basiswerkzeuge bereit. Doch meist sind in Firmenumgebungen die Aufgaben zu komplex dafür, so dass sich der Einsatz erprobter Migrationstools empfiehlt, die einfach zu erlernen und zu benutzen sind. Je nach Hersteller variiert der Funktionsumfang teilweise stark.

Zu beachten ist dabei, dass in solchen Projekten meist mehr als nur Sites und Dokumente umzuziehen sind. So müssen bei SharePoint-Migrationen beispielsweise oft Postfächer und andere Entitäten wie Workflows verschoben werden. Aus diesem Grund empfehlen sich Migrationstool, die die gesamte Bandbreite der SharePoint-Workloads unterstützen.

SaaS-Lösungen erübrigen extra Infrastruktur

Bei SharePoint-Migrationen müssen meist mehr als nur Sites und Dokumente umgezogen werden, oft auch Postfächer und Workflows.

Ein weiteres Entscheidungkriterium ist die Bereitstellungsplattform. Migrationswerkzeuge auf SaaS-Basis haben den Vorteil, dass für die Vorbereitung und Umsetzung keine separate Infrastruktur vor Ort erforderlich ist. Der gesamte Ablauf sollte durch Experten begleitet werden, und idealerweise steht auch ein 24/7-Support-Team bereit, falls das interne Projektteam auf Probleme trifft.

Bei der Tool-Auswahl auf Datenschutz und Compliance achten

Auch das Thema Datenschutz spielt bei der Wahl des Tools eine Rolle. Das auf Microsoft Azure laufende MigrationWiz von BitTitan zeichnet sich beispielsweise als DSGVO-konform aus, und ist darüber hinaus auch kompatibel mit den HIPAA- und PCI-Bestimmungen. Zum Anwenderkreis zählen große Banken, Bildungseinrichtungen, Regierungsabteilungen und Krankenhäuser.

Nach der Migration: Governance und kontinuierliches Management

Wichtig ist, dass Richtlinien, Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse nicht nur festgelegt, sondern auch durchgesetzt werden.

Um den dauerhaften Erfolg einer Migration sicherzustellen, sollten Dienstleister wie Anwender kontinuierliches Management, Governance und laufende Schulungen einplanen. Unternehmen entwickeln sich genauso weiter wie ihre IT-Systeme, was ein  kontinuierliches Management notwendig macht. Entsprechend verändern sich auch die Governance-Regelungen in der Zeit nach der Migration. Wichtig ist, dass Richtlinien, Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse nicht nur festgelegt, sondern auch durchgesetzt werden. Auf diese Weise lässt sich kontrollieren, wie die verschiedenen Abteilungen und IT-Teams eines Unternehmens zusammenarbeiten, um die festgelegten Ziele des SharePoint-Einsatzes zu erreichen.

*Tanner Strobel ist Technical Sales Specialist bei BitTitan

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