So vermeiden Sie Synchronisations-Konflikte bei gemeinsam bearbeiteten Dokumenten

Microsoft hat die Möglichkeiten des gemeinsamen Bearbeitens von Office-Dokumenten in den letzten Jahren stark ausgebaut. Egal ob mit Office, mit Office (365) Online oder mobilen Apps – praktisch überall kann man heute mit Kollegen oder Partnern gemeinsam an Texten, Präsentationen oder Tabellen arbeiten. Allerdings kann die Vielfalt an Apps auch zu Problemen beim Synchronisieren von Dateien führen. Die folgenden Tipps können helfen, Collaboration-Dokumente fehlerfrei zu halten.

Hintergrund: Vielfalt an Office-Anwendungen

Der Einstieg in das gemeinsame Bearbeiten von Office-Dokumenten begann vor einigen Jahren mit den Office-Online-Apps wie Word, Excel und OneNote. Nach und nach erweiterte Microsoft die Möglichkeiten und integrierte auch die klassischen PC-Applikationen, so etwa Office 2016, Office 2019 oder Office 365 Pro Plus. Auch die mobilen Apps gehören zu den möglichen Endpunkten.

Diese Vielfalt kann allerdings Probleme hervorrufen, insbesondere dann, wenn nicht mehr aktuelle Office-Clients zum Einsatz kommen. So kann es beispielsweise beim gemeinsamen Bearbeiten eines Excel-Arbeitsblatts mit Office 2016 passieren, das Dokument nicht korrekt synchronisiert wird, wenn gleichzeitig an anderer Stelle Änderungen einfließen.

So vermeiden Sie Datenverlust bei der Zusammenarbeit

Um solche mögliche Fehler und damit Datenverluste in Office-Dokumenten zu vermeiden, empfiehlt sich die Befolgung folgender Regeln:

  • Office Online only: Weitgehend sicher vor Synchronisationsproblemen ist man, wenn man ausschließlich die Office-Online-Apps verwendet. Da diese von Microsoft zentral gehostet werden, nutzen die Anwender in der Regel alle die identische Version.
  • Identische Office-Client-Versionen: Sollen komplexer gestaltete Dokument erstellt werden, beispielsweise mit Formeln in Excel oder mit aufwändigeren Grafiken in PowerPoint, eignen sich die Office-Client-Apps besser. Idealerweise einigt man sich dann auf eine gemeinsame Version wie Office 2016 oder 2019, beziehungsweise Office Pro Plus aus Office 365.
  • Automatisches Speichern ausschalten: Microsoft stattet die Office-Client-Apps seit einiger Zeit mit der Funktion „Automatisch speichern“ aus. Das kann zu Problemen führen, falls in verteilt arbeitenden Teams unterschiedliche Office-Version verwendet werden. Hier ist dringen anzuraten, das automatische Speichern zu deaktivieren. Der Grund: Office 2016 beispielsweise speichert in längeren Zeitabständen, so dass auf diese Weise Versionskonflikte entstehen können.
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