Teams Einladung anonym versenden: 3 Outlook-Optionen statt BCC, um Gäste auszublenden

Einladungen für Teams-Besprechungen können auch an externe Gäste mit beliebigen nicht-Microsoft-Adressen geschickt werden. Aus Datenschutzgründen ist hier oft ein Ausblenden der externen Adressen erwünscht. Allerdings bietet Outlook die naheliegende Option Blindkopie/BCC für Teams-Meetings nicht an, und der Outlook-Client kann keine Teilnehmer ausblenden. Folgende drei Lösungsmöglichkeiten bieten sich an, um Gäste in einer Teams Einladung anonym zu halten:

1. Outlook-Web-Client macht Teams Einladung anonym

Der Outlook-Web-Client bietet im Unterschied zum Desktop-Client die Funktion Teilnehmerliste ausblenden an. Damit können Sie die komplette Einladungsliste anonymisieren. Sie gelangen zu dieser Funktion, indem Sie im Kalender ein neues Ereignis erstellen, und dann unter den Antwortoptionen den Punkt Teilnehmerliste ausblenden aktivieren.

Teams Einladung anonym
Geht nur im Outlook-Web-Client, aber nicht im Desktop-Client: Die gesamte Teilnehmerliste inklusive der externen E-Mail-Adressen beim Versand ausblenden.

2. Für regelmäßige Gäste eine Exchange Gruppe erstellen

Eine weitere Lösungsmöglichkeit, um regelmäßige Besprechungsteilnehmer anonym einzuladen ist eine Exchange-Gruppe. Exakt heißt das E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe. Die Erstellung erfolgt über das Admin-Center im Exchange Admin Center. Unter Gruppen finden Sie die entsprechende Konfigurations-Option. Die Einladungs-E-Mail wird dann an die Gruppen-Adresse anstatt an die Mitglieder direkt versandt.

Externe Besprechungsteilnehmer in einer Exchange-Gruppe speichern: So können Sie die Einladungen an das gemeinsame Gruppenpostfach senden, die einzelnen Teilnehmer bleiben anonym.

3. Besprechungen als ICS-Dateien speichern und mailen

Etwas umständlicher gestaltet sich die Lösungsvariante, einen Besprechungstermin als ICS-Datei zu speichern und zu versenden. Einen solchen Besprechungstermin können Sie dann als Anhang mit einer normalen E-Mail an einen beliebigen Verteiler schicken.

Sie können einen Teams-Besprechungstermin auch als ICS-Datei speichern und diese als Anhang mit einer normalen E-Mail verschicken.

Wenn Sie dabei die Empfängeradressen im BCC-Feld (Blindkopien) eintragen, bleiben alle Teilnehmeradressen in den Mails anonym.

wm@sharepoin

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