Wie Sie Teams mit Low-Code-Lösungen zur Geschäftsprozess-Plattform erweitern

Microsoft Teams profiliert sich aktuell als das Basis-Tool für „Remote Work“ und die Kommunikation zwischen den „Home Offices“. Der nächste logische Schritt wäre eine Erweiterung des digitalen Arbeitsplatzes in Richtung Geschäftsprozesse. Mit Hilfe von Low-Code-Workflows lassen sich solche Funktionen mit wenig Aufwand realisieren und auch nahtlos in Teams integrieren.
Autor: Mariusz Szubelski*

Low-Code-Tools bringen Geschäftsprozesse in Teams

Die derzeit bekannteste Low-Code-Plattform für einfache Geschäftsprozesse ist Microsofts PowerAutomate. Darüber hinaus bietet der Markt eine Reihe von umfangreicheren Drittanbieter-Plattformen, die das Erstellen von Geschäftsanwendungen mit wenigen Klicks, ohne aufwändige Programmierung ermöglichen. Mit Hilfe solcher Tools lassen sich strukturierte Abläufe aus dem Geschäftsalltag mit unstrukturierten Aktivitäten verbinden, wie sie in Teams stattfinden. Wie so eine kombinierte Lösung aus Teams plus Geschäftsprozess in der Praxis funktioniert, zeigt das folgende Beispiel eines Rekrutierungsprozesses:

Beispiel I: Bewerbungsprozess erfordert Kommunikation plus strukturierte Abläufe

Die Personalabteilung eines Unternehmens möchte eine offene Stelle besetzen und veröffentlicht dazu verschiedene Stellenangebote auf der eigenen Webseite und auf Job-Portalen. Daraufhin gehen verschiedene Bewerbungen per E-Mail ein. Der Prozess „Bewerbungen“ erfasst alle eingehenden Bewerbungen inklusive Anhänge, und liest relevante Daten per OCR ein, um sie in ein digitales Formular einzutragen.

Parallel dazu prüfen die Mitarbeiter aus der Personalabteilung die Bewerbungen und vereinbaren Gespräche mit in Frage kommenden Kandidaten. Nach jedem Gespräch werden die relevanten Daten, Eindrücke und Bewertungen im Prozess Bewerbungen zur Verfügung gestellt. All diese Informationen laufen in Teams zusammen, so dass sich Manager über Eindrücke und Meinungen zu den Kandidaten austauschen können.

Auf diese Weise vereint der Rekrutierungsprozess die strukturierten Aktivitäten von der Datenerfassung über die Durchsetzung von Richtlinien und dem Befolgen von Verfahren mit den unstrukturierten Aktivitäten wie Bewertungen auf Basis von Soft Skills und menschlichen Eindrücken, und bildet diese durchgängig in Microsoft Teams ab.

Beispiel II: Fallstudien erstellen in Teamarbeit

Ein weiteres Anwendungsbeispiel für prozessbasierende Anwendungen mit Teams ist das Erstellen von Fallstudien. In unserem Fall hat ein Unternehmen einen großen Auftrag erfolgreich abgeschlossen und möchte das positive Resultat für Marketing- und PR-Zwecke nutzen – in Form einer Fallstudie.

Für den strukturierten Teil des Projekts mit Management-Einbindung ist eine Prozessanwendung erforderlich. Der Auftraggeber muss dabei Thema, Ziel und einige Ideen skizzieren. Außerdem weist er Aufgaben zu und spezifiziert, wer für welchen Teil verantwortlich sein soll, also für das Schreiben der Geschichte, das Erstellen von Grafiken, die Gesamtgestaltung und dergleichen. Im nächsten Schritt muss die Fallstudie erstellt und vom Kunden genehmigt werden.

Der Auftrag für die Fallstudie wird in einer dafür angelegten Geschäftsanwendung bearbeitet. Für die Zusammenarbeit wird ein Kanal in Teams angelegt, und die involvierten Mitarbeiter hinzugefügt. Diese können nun in Teams über die Themen des Projekts kommunizieren und eine gemeinsame Vorstellung des Projekts organisieren. Berichte rund um die Aufgaben informieren über den Fortschritt der Arbeit.

Nach diesen Vorbereitungen geht der Prozess in der Geschäftsanwendung weiter. Die Fallstudie durchläuft den internen Genehmigungsvorgang und wird auch vom Kunden bestätigt. Der letzte Teil des Prozesses besteht dann darin, sicherzustellen, dass die Fallstudie in den gewünschten Kanälen veröffentlicht wird, also auf der Unternehmenswebsite, auf PR-Portalen, in Branchenmagazinen und weiteren Medien.

Fazit: Den Nutzen vernetzter Zusammenarbeit steigern

Bei der vernetzten Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern sollte die Effizienz nicht außer Acht gelassen werden. Microsoft Teams ermöglicht Basisvorgänge, um die Arbeit flexibel und dynamisch zu gestalten und Ideen und Meinungen unkompliziert auszutauschen. Damit die Arbeit in Projekten und Prozessen auch in strukturierter Form abläuft, kann Teams um Geschäftsanwendungen ergänzt werden. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Prozesse korrekt durchgeführt und  Aufgaben zugewiesen werden, außerdem lässt sich der Status jederzeit prüfen und Berichte landen am richtigen Ort.

Mehr über das Thema erfahren Sie in folgendem Artikel: Wie die Prozessautomatisierungsplattform Webcon BPS die Einsatzmöglichkeiten von Microsoft 365 erweitert (englisch).

*Mariusz Szubelski ist Partner Channel Manager bei Webcon