Teams-Gruppenräume: So richten Sie die neuen Breakout-Rooms ein

Microsoft Teams ermöglicht seit Dezember das Arbeiten in Gruppen­räumen (Breakout Rooms). Sie können damit Besprechungen oder Online-Schulungen in Untergruppen aufteilen – zum Beispiel, um verteilte Aufgaben in Kleingruppen zu bearbeiten. Ebenfalls möglich ist das Abhalten größerer Online-Konferenzen, bei denen Beiträge von verschiedenen Dozenten parallel laufen.

Gemeinsame Apps und Inhalte

In Gruppen­räumen stehen alle aus Teams bekannten Werkzeuge zur Verfügung. Dazu zählen Chats, Whiteboards, das Teilen des Bildschirms oder auch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Alle in den Breakout-Sitzungen erzeugten Inhalte bleiben für die nachträgliche Präsentation im Plenum erhalten.

Der Einstieg in Breakout Rooms erfolgt immer über eine einfache Besprechung, wobei der jeweilige Moderator die Möglichkeit hat, die Teilnehmer automatisch oder manuell den jeweiligen Gruppenräumen zuzuweisen.

Vor dem Start: Desktop-Client und Aktivierung

Die Gruppenraum-Funktion lässt sich bisher nur im Desktop-Client verwalten, aber die Teilnehmer können sich auch über den Web-Client in die Besprechung einklinken.

Vor dem ersten Start kann es sein, dass die Gruppenräume im Client zuerst aktiviert werden müssen. Dafür klicken Sie auf Ihr Profilbild rechts oben, wählen die Einstellungen und aktivieren die Option Neue Meeting-Erfahrung einschalten.

Schritt für Schritt: Gruppenraum in Microsoft Teams anlegen

Der erste Schritt zu einer Gruppenbesprechung besteht darin, dass der Veranstalter zu einer Besprechung einlädt, in der sich alle Teilnehmer zusammen­finden.

Die Gruppenarbeit startet mit einer Einladung des Moderators zu einer Auftaktbesprechung.

In der Werkzeugleiste am oberen Rand des Fensters sollte neben den drei Punkten nun das Zeichen für die Gruppenräume zu sehen sein.

Der Teams-Client enthält ein Symbol für das neue Feature der Gruppenräume.
Die Zuordnung der Teilnehmer zu den Gruppenräumen erfolgt wahlweise manuell oder automatisch.

Benutzer lassen sich nun automatisch oder manuell in bis zu 50 Gruppenräume aufteilen.

Nachdem die Gruppenräume erstellt wurden, erscheinen diese in der rechten Seitenleiste und lassen sich dort verwalten. So kann man ihnen individuelle Namen geben, um die Orientierung zu erleichtern.

Die Gruppenräume tauchen in der rechten Seitenleiste auf, wo man verschiedene Aktionen auf sie anwenden kann.

Über die Option Teilnehmer zuweisen kann man die Gruppenarbeit organisieren und den Beteiligten einen Raum zuweisen.Falls man während des Meetings merkt, dass die An­zahl der Räume nicht aus­reicht, er­stellt man über die Schalt­fläche Raum hinzu­fügen einfach weitere. Der Moderator kann nun jeder­zeit über die Schalt­fläche Chatroom öffnen die zuge­wiesen Teil­nehmer dort ein­lassen.

Der Status des Raumes wechselt dabei von ge­schlos­sen zu Öff­nen, und die Be­nutzer, welche in den Raum ver­scho­ben wer­den sollen, er­halten eine Nach­richt.

Umgekehrt trans­feriert der Befehl Raum schließen alle Benutzer, die diesem Breakout Room zuge­ordnet wurden, wieder zurück in die Haupt­besprechung. Eine erneute Zu­weisung in einen anderen Raum kann dann jeder­zeit erfolgen.

Dem Moderator steht es frei, über die Schalt­fläche Raum betreten zwischen den Breakout Rooms zu wechseln. Bei einer größeren Veran­staltung werden sich mehrere Modera­toren um die Teil­nehmer kümmern, was Teams auch unter­stützt.

Der Organisator hat zudem die Möglich­keit, Ankündi­gungen in alle Gruppen­räume zentral zu versenden.

Der Moderator kann an die Teilnehmer aller Gruppenräume eine Nachricht schicken.

Die Ankündigung landet dann im Chat-Fenster der Benutzer mit dem Vermerk Wichtig!.

Fazit: Einfache Handhabung, Feinschliff erwünscht

Die neue Funktion der Gruppenräume ist insgesamt einfach zu handhaben. Bisher müssen die Gruppenräume allerdings immer zu Beginn des Meetings erstellt werden, zudem sollte man dann ungefähr wissen, wie viele davon man braucht und welche Teilnehmer in welchen Gruppenraum sollen.

Microsoft hat angekündigt, eine Funktion zur Vorausplanung im kommenden Jahr nachzuliefern, denn gerade bei größeren Veranstaltungen kann das Erstellen der Räume und das Zuweisen der Benutzer doch einige Zeit in Anspruch nehmen.

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Thomas Maier
Thomas Maier
7 Monate her

Danke!

Nadja Schefzig
Nadja Schefzig
4 Monate her

Danke. Noch eine Frage: können nur Organisator*innen oder auch Moderator*innen Gruppenräume erstellen? Falls ja – braucht es dafür eine Voreinstellung, um diese Rechte für die Moderation einzustellen