Teams-Gruppenräume: So richten Sie die neuen Breakout-Rooms ein
Microsoft Teams ermöglicht seit Dezember das Arbeiten in Gruppenräumen (Breakout Rooms). Sie können damit Besprechungen oder Online-Schulungen in Untergruppen aufteilen – zum Beispiel, um verteilte Aufgaben in Kleingruppen zu bearbeiten. Ebenfalls möglich ist das Abhalten größerer Online-Konferenzen, bei denen Beiträge von verschiedenen Dozenten parallel laufen.
Gemeinsame Apps und Inhalte
In Gruppenräumen stehen alle aus Teams bekannten Werkzeuge zur Verfügung. Dazu zählen Chats, Whiteboards, das Teilen des Bildschirms oder auch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Alle in den Breakout-Sitzungen erzeugten Inhalte bleiben für die nachträgliche Präsentation im Plenum erhalten.
Der Einstieg in Breakout Rooms erfolgt immer über eine einfache Besprechung, wobei der jeweilige Moderator die Möglichkeit hat, die Teilnehmer automatisch oder manuell den jeweiligen Gruppenräumen zuzuweisen.
Vor dem Start: Desktop-Client und Aktivierung
Die Gruppenraum-Funktion lässt sich bisher nur im Desktop-Client verwalten, aber die Teilnehmer können sich auch über den Web-Client in die Besprechung einklinken.
Vor dem ersten Start kann es sein, dass die Gruppenräume im Client zuerst aktiviert werden müssen. Dafür klicken Sie auf Ihr Profilbild rechts oben, wählen die Einstellungen und aktivieren die Option Neue Meeting-Erfahrung einschalten.
Schritt für Schritt: Gruppenraum in Microsoft Teams anlegen
Der erste Schritt zu einer Gruppenbesprechung besteht darin, dass der Veranstalter zu einer Besprechung einlädt, in der sich alle Teilnehmer zusammenfinden.
In der Werkzeugleiste am oberen Rand des Fensters sollte neben den drei Punkten nun das Zeichen für die Gruppenräume zu sehen sein.
Benutzer lassen sich nun automatisch oder manuell in bis zu 50 Gruppenräume aufteilen.
Nachdem die Gruppenräume erstellt wurden, erscheinen diese in der rechten Seitenleiste und lassen sich dort verwalten. So kann man ihnen individuelle Namen geben, um die Orientierung zu erleichtern.
Über die Option Teilnehmer zuweisen kann man die Gruppenarbeit organisieren und den Beteiligten einen Raum zuweisen.
Falls man während des Meetings merkt, dass die Anzahl der Räume nicht ausreicht, erstellt man über die Schaltfläche Raum hinzufügen einfach weitere. Der Moderator kann nun jederzeit über die Schaltfläche Chatroom öffnen die zugewiesen Teilnehmer dort einlassen.
Der Status des Raumes wechselt dabei von geschlossen zu Öffnen, und die Benutzer, welche in den Raum verschoben werden sollen, erhalten eine Nachricht.
Umgekehrt transferiert der Befehl Raum schließen alle Benutzer, die diesem Breakout Room zugeordnet wurden, wieder zurück in die Hauptbesprechung. Eine erneute Zuweisung in einen anderen Raum kann dann jederzeit erfolgen.
Dem Moderator steht es frei, über die Schaltfläche Raum betreten zwischen den Breakout Rooms zu wechseln. Bei einer größeren Veranstaltung werden sich mehrere Moderatoren um die Teilnehmer kümmern, was Teams auch unterstützt.
Der Organisator hat zudem die Möglichkeit, Ankündigungen in alle Gruppenräume zentral zu versenden.
Die Ankündigung landet dann im Chat-Fenster der Benutzer mit dem Vermerk Wichtig!.
Fazit: Einfache Handhabung, Feinschliff erwünscht
Die neue Funktion der Gruppenräume ist insgesamt einfach zu handhaben. Bisher müssen die Gruppenräume allerdings immer zu Beginn des Meetings erstellt werden, zudem sollte man dann ungefähr wissen, wie viele davon man braucht und welche Teilnehmer in welchen Gruppenraum sollen.
Microsoft hat angekündigt, eine Funktion zur Vorausplanung im kommenden Jahr nachzuliefern, denn gerade bei größeren Veranstaltungen kann das Erstellen der Räume und das Zuweisen der Benutzer doch einige Zeit in Anspruch nehmen.
Zudem besitzt er verschiedene Zertifizierungen (MCITP, MCSA und MCSE, ITIL, PRINCE2).
Danke!
Danke. Noch eine Frage: können nur Organisator*innen oder auch Moderator*innen Gruppenräume erstellen? Falls ja – braucht es dafür eine Voreinstellung, um diese Rechte für die Moderation einzustellen