Teams-Meetings: So statten Sie Besprechungsräume von klein bis groß maßgeschneidert aus

Nichts ist ärgerlicher als in einem laufenden Meeting festzustellen, dass Teilnehmer schwer zu verstehen sind oder die Präsentationstechnik nicht richtig funktioniert. Für den idealen Informationsfluss sollte das Setup auf die lokalen Gegebenheiten abgestimmt sein.

Die Grundvoraussetzungen für ein funktionierendes Online-Meeting sind klar. Die Teilnehmer sollten zum einen mit einer leistungsfähigen Kamera und einem Headset ausgestattet sein, damit sie für alle anderen gut zu hören und zu sehen sind. Zum anderen ist aber auch das Gesamt-Setting zu beachten. So braucht es je nach Größe und Verwendungszweck eine passende Videokonferenzausstattung, die Teilnehmer gut in die Kommunikation einbindet.

Drei Grundtypen von Besprechungen, von klein bis groß

Jede Meeting-Art hat seine individuellen Anforderungen und sollte entsprechend seines Verwendungszwecks geplant werden. Im Prinzip lassen sich dabei folgende drei Grundtypen von Besprechungen skizzieren:

1. Kleine Besprechungen: Huddle Rooms für spontane Meetings

Huddle-Rooms sind Besprechungsräume, die für spontane Meetings kleiner Teams gedacht sind. In diesem Fall ist es sinnvoll, wenn alle persönlich Teilnehmenden an einem Tisch vor einem Monitor Platz nehmen können. Um eine schnelle Informationsübermittlung in One-on-One-Meetings zu gewährleisten, ist hier die Funktion des Screen-Sharings unverzichtbar. Abhängig vom Grad der Interaktion kann auch eine berührungsempfindliche Anzeige mit erweiterten Steuerungsmöglichkeiten empfehlenswert sein.

  • Teilnehmer: maximal 5 Personen
  • Abstand zur Anzeige: maximal 2,5 Meter
  • Empfohlene Anzeigegröße: bis zu 65 Zoll

2. Mittlere Besprechungen: Meetingräume für größere Teams

Im Gegensatz zu Huddle Rooms sind Meetingräume für Konferenzen größerer Teams ausgelegt. Hier ist eine leistungsfähigere Kamera- und Mikrofontechnik notwendig. Eine KI-gestützte Software, die die Teilnehmenden gleichberechtigt darstellt, kann sinnvoll sein. So können sich alle gegenseitig gut sehen.

  • Teilnehmer: maximal 15 Personen
  • Abstand zur Anzeige: maximal 6 Meter
  • Empfohlene Anzeigegröße: zwischen 55 und 86 Zoll

3. Große Besprechungen: Konferenzräume

Große Besprechungsräume oder solche, die die Geschäftsführung nutzt, benötigen eine noch leistungsfähigere Ausstattung. Im Unterschied zu Huddle-Rooms und Meetingräumen liegt bei Konferenzräumen der Fokus auf der visuellen und optischen Einbindung aller Teilnehmer.

Dazu gehören auf dem Tisch verteilte Mikrofone, damit alle anwesenden Personen online gut zu hören sind. Sinnvoll ist außerdem eine schwenkbare Kamera mit optischem Zoom, eine rein digitale Variante reicht hier nicht mehr aus. Sehr große Räume benötigen eventuell noch weitere Kameras. Auch hier sollten alle Teilnehmer in in Richtung zum Bildschirm platziert werden, damit geteilte Inhalte für alle gut erkennbar sind.

  • Teilnehmer: maximal 40 Personen
  • Abstand zur Anzeige: mehr als 6 Meter
  • Empfohlene Anzeigegröße: mindestens 86 Zoll

Beispiele für die Hardware-Ausstattung:

Für alle drei Szenarien gibt es Lösungen. Ein Beispiel ist Logitech mit seiner Rally Bar Huddle. Diese All-in-one-Videobox mit Mikrofon, Lautsprecher und Kamera lässt sich mittig unter oder über dem Bildschirm befestigen oder auf dem Tisch platzieren.

Die Rally Bar Huddle vermittelt in kleinen Räumen allen Teilnehmer ein natürliches Meeting-Erlebnis.

Für mittelgroße Räume schneidet die Funktion Grid View der Rally Bar bis zu vier Gesichter anwesender Personen aus und präsentiert sie in einer Gitteransicht gleichberechtigt zu den Onlineteilnehmenden.

Die Logitech Rally Plus für große Räume verfügt über eine schwenkbare Kamera. Hinzu kommen Mikrofon-Pods, die auf dem Tisch zusätzlich verteilt werden können.

Für sehr große Räume ist die Logitech Rally Plus mit einer schwenkbaren Kamera gedacht. Die zugehörigen Lautsprecher werden an der Wand montiert und ermöglichen eine besonders klare Stimmwiedergabe am Tisch.

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