Tipp: Benutzer und Gruppen in Teams kategorisieren mit Tags

Mit Hilfe von Tags in Microsoft Teams können Benutzer einfacher mit andern Personen oder Gruppen in Verbindung treten. Dabei können Team-Inhaber und Mitglieder ihre Tags selber erstellen, um Personen anhand von Merkmalen wie Rolle, Projekt, Fähigkeit oder Standort zu kategorisieren. Nachdem die Tags festgelegt wurden, lassen sich Benutzer entsprechend ihres Tag mit @ erwähnen.

Um den Einsatz von Tags zu illustrieren, sprechen wir in diesem Beispiel die Benutzer in einem Microsoft Team mit folgenden Charakteristika an:

Ein Sales-Team mit 100 Mitgliedern und diversen Teams-Kanälen.
Die Einteilung der Sales-Mitarbeiter erfolgt in die Regionen Nord, Ost, Süd und West.

Die entsprechende Teams Gruppen- oder Kanal-Struktur kann wie folgt aussehen:

Zunächst einmal steht zum Markieren von Personen oder Personengruppen innerhalb eines Teams die @-Erwähnung zur Verfügung. Diese kommt meist dann zum Einsatz, wenn eine gewisse Dringlichkeit besteht. Auch der Kanal lässt sich in Posts innerhalb des Teams lässt sich auch der Kanal entsprechend mit @ markieren:

So legen Sie einen neuen Tag an:

Um allerdings auch explizit Teilnehmer adressieren zu können, lassen sich nun die erwähnten Tags verwenden. In unserem Beispielfall sollen im Kanal Allgemein die Kollegen aus dem Sales-Bereich „Süd“ angesprochen werden.

Wichtig: Die Einstellung, wer Tags in Teams anlegen darf, wird im Teams-AdminCenter vorgenommen. 

Schritt 1: „Tags verwalten“

Um nun Tags anzulegen, gehen Sie in der linken Spalte mit der Team-Übersicht zum entsprechenden Team und klicken Sie auf die drei Punkte für die erweiterten Optionen. Hier klappt nun das Menü auf und unten erscheint der Punkt „Tags verwalten“:

Schritt 2: Tag-Name und Benutzer

Per Klick öffnet sich das nächste Menü-Fenster, in dem nun das Tag angelegt werden kann. Zusätzlich tragen Sie in „Personen hinzufügen“ auch gleich die entsprechenden Kollegen ein, die über das Tag angesprochen werden sollen. Fertig ist das neue Tag.

Quick-Tipp: Spitznamen als Tags vergeben

Sie kennen das Problem: Die ein oder anderen Kollegen haben einen identischen Vornamen, was bei Erwähnungen leicht mal zu Verwechslungen führt. Um das zu vermeiden, gibt es eine einfache Lösung mit Tags und Spitznamen. Sie legen für einen entsprechenden Kollegen einfach einen Tag mit dessen Spitznamen an, und schon lassen sich Verwechslung bei Markierungen einfach vermeiden.

Limits bei Tags:

Allerdings ist beim Einsatz von Tags in Teams eine gewisse Vorsicht geboten, denn es gibt folgende zahlenmäßige Limits:

100 Tags per Microsoft Teams Team
100 Mitglieder pro Tag
Maximale Anzahl an Zuweisungen zu einem Tag pro Benutzer von 25 Tags

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Patrick Rauch

Patick Rauch ist seit 10 Jahren in der IT-Branche tätig. Er hat sich vom klassischen IT-Systemvertrieb hin zum Modern Workplace Berater entwickelt. Bei Lansco ist er Ansprechpartner für Workshops und begleitet Kunden in Projekten. Als Microsoft 365-Fanboy steht er in allen Fragen rund um Leadership, Change Management und hybriden Infrastrukturen zur Verfügung.