Teams-Dateien beschränken: So verbieten Sie das Ändern von Ordnern und die OneDrive-Synchronisierung

In der Zusammenarbeit mit Teams wird oft mit Vorlagen oder vorkonfigurierten Umgebungen gearbeitet. Solche Strukturen können die Mitglieder aber leicht ändern, indem sie etwa neue Ordner im Dateien-Register erstellen. Auch eine OneDrive-Synchronisation von Teams-Ordnern mit dem eigenen Endgerät ist problemlos möglich. Falls solche Freizügigkeiten unerwünscht sind, beispielsweise aus Sicherheitsgründen, lassen sich diese Funktionen lassen über die Administration mit wenigen Mausklicks ausschalten.

Schritt für Schritt: Anlegen von Ordnern und Synchronisieren im Teams-Dateibereich unterbinden:

1. Bibliothekseinstellungen in SharePoint öffnen: Starten Sie Microsoft Teams und gehen Sie in Ihrem Team zum gewünschten Kanal. Klicken Sie in „Allgemein“ auf den Abschnitt „Dateien“.

In der Menüleiste des Dateien-Abschnitts gibt es einen Menüpunkt „In SharePoint öffnen“. Je nach Darstellungsgröße verbirgt er sich auch rechts im verdeckten Teil unter den drei Punkten.

Hintergrund: Die Dateiansicht von Teams wird eigentlich über SharePoint als sogenannte Bibliothek bereitgestellt. Deshalb finden sich die erweiterten Einstellungen dazu in den Bibliothekseinstellungen in SharePoint.

Um zu den erweiterten Einstellungen zu gelangen, müssen Sie im Dateiabschnitt des gewünschten Teams-Kanals den Menüpunkt „In SharePoint öffnen“ wählen.

2. Bibliothekseinstellungen aufrufen: Klicken Sie in SharePoint oben rechts auf das Zahnrad, um die Liste der „Einstellungen“ aufzuklappen. Klicken Sie dann auf „Bibliothekseinstellungen“ und im nächsten Fenster auf „Erweiterte Einstellungen“:

In SharePoint gelangen Sie in die Bibliotheksansicht des Teams-Dateibereichs. Hier gehen Sie in die Bibliothekseinstellungen.

Hangeln Sie sich durch zu den Bibliothekseinstellungen und dort zu den erweiterten Einstellungen.

3. Ordner und Sync-Funktion abschalten: Auf dieser Seite finden Sie nun beide gesuchten Einstellungen, die verändert werden sollen:

– Keine neuen Ordner erstellen: Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt „Ordner“ und klicken Sie unter „Soll der Befehl ‚Neuer Ordner‘ zur Verfügung gestellt werden?“ auf „Nein“.

In den erweiterten Bibliothekseinstellungen finden Sie die beiden gewünschten Optionen. Hier das Abschalten von „Neuer Ordner“ …
… und hier das Abschalten der Synchronisation der Bibliothek mit dem lokalen OneDrive-Client.

– Synchronisierung mit OneDrive entfernen: Scrollen Sie weiter bis „Verfügbarkeit des Offlineclients“. Gemeint ist damit heute der OneDrive-Synchronisations-Client, früher gab es für SharePoint noch anderslautende Clients. Hier setzen Sie das Kontrollkästchen unter „Sollen Elemente aus ‚Dokumentbibliothek‘ auf Offlineclients heruntergeladen werden?“ ebenfalls auf „Nein“.

Gehen Sie zum Schluss zum unteren Rand der Seite und bestätigen Sie die neuen Einstellungen mit „OK“.

Nachdem Sie beide Einstellungen deaktiviert haben, sieht der Dateibereich des betreffenden Kanals so aus (hier eine englische Version): Es fehlen Ordner unter „Neu/New“, und der Schalter für Synchronisieren:

So sieht danach der modifizierte Dateibereich aus: Kein „Neuer Ordner“, kein „Synchronisieren“.

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