Tipp Microsoft Teams: Chatten während Meetings, Moderator ändern und Besprechungsoptionen anpassen

Online-Besprechungen sind eine zentrale Funktion von Microsoft Teams. Mit der Zeit hat Microsoft hier einige nützliche Zusatzfunktionen eingeführt, so dass Teil­nehmer nicht nur mit­einander sprechen können, sondern über den Chat Nachrichten schicken oder auch Doku­mente aus­tauschen können. Eine wichtige Rolle ist dabei die des Moderators – sie kann während der Sitzung anderen Teilnehmern zugeteilt werden.

Eine Besprechung in Teams beschränkt sich nicht auf die mündliche Konversation, vielmehr können Teilnehmer zum Thema gehörende Dokumente austauschen und sich schriftliche Nachrichten schicken.

Einen solchen Chat startet man innerhalb der Besprechung über die Menüleiste, zuständig dafür ist das Sprech­blasen­symbol.

Besprechungschat über die Menüleiste aufrufen, um Kurznachrichten oder Dokumente auszutauschen.

Hier kann man wie in einem normalen Teams-Kanal entweder einen Chat beginnen oder Dokumente teilen. Sowohl die Textnachrichten als auch die geteilten Dateien bleiben nach dem Ende der Sitzung erhalten. Sie werden im jeweiligen Channel gespeichert und können nachher weiter bearbeitet werden.

Textnachrichten und hochgeladene Dokumente bleiben über die Sitzung hinaus erhalten.

Chats und Dokumente, welche die Benutzer während des Gesprächs in den Kanal laden, werden direkt in der Besprechung angezeigt. Gesprächsprotokolle lassen sich im nach hinein ebenfalls an den Termin anhängen.

Rolle des Moderators wechseln

Sollte im Gesprächs­termin der Moderator, in der Regel der Team-Leiter, seine Funktion an einen Teilnehmer abgeben wollen, so ist dies im fliegenden Wechsel möglich. Dazu klickt er während der Besprechung in der Menüleiste auf das Teilnehmersymbol.

Liste der Teilnehmer öffnen und nach dem gewünschten Benutzer suchen
Teilnehmer zu Moderator befördern.

Danach wechselt er zum Teilnehmer, welcher zum Moderator ernannt werden soll, und führt dort den Befehl Status zu „Teilnehmer“ ändern aus.

Besprechungsoptionen

Besonders wenn externe Teilnehmer zum Meeting eingeladen werden, dann kann man über die Besprechungs­optionen festlegen, unter welchen Bedingungen sie der Besprechung beitreten dürfen. Die Optionen für die Besprechung finden sich in den Details des jeweiligen Meetings.

Der Link zu den Besprechungsoptionen findet sich in den Details eines Meetings.

Hier kann der Initiator des Termins nun festlegen, wer direkt in das Meeting durchgelassen wird. Alle anderen Teilnehmer müssen in der Lobby warten, bis sie die Freigabe erhalten. Anrufer kann man pauschal erlauben, den Wartebereich zu umgehen. Außerdem kann man sich verständigen lassen, wenn sie der Besprechung beitreten oder diese verlassen.

Über die Besprechungsoptionen kann man unter anderem festlegen, wer am Wartebereich vorbei direkt in das Meeting darf.

Schließlich lässt sich hier noch festlegen, wer präsentieren darf. Die Auswahl reicht von Jeder über Mitarbeiter der eigenen Firma und bestimmten Personen bis ausschließlich dem Initiator des Meetings.

Roland Eich
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