Office-Vorlagen mit Sharepoint öffnen (mit Video)
Klingt eigentlich praktisch: Anstatt Office-Vorlagen für PowerPoint, Word, Excel und OneNote auf einem File-Server zu speichern, könnte man sie auch in Sharepoint ablegen. Hier stehen sie dann als SharePoint Template in der jeweils passenden Form in Bibliotheken oder angepassten Arbeitsräumen zur Verfütung. In der Grundkonfiguration deuten Sharepoint Server und Foundation diese Möglichkeit allerdings nur an: Mit dem Anlegen einer Bibliothek erscheint im Menüband-(Ribbon-)Reiter der Punkt “Neues Dokument” – mit lediglich einer Word-Vorlage als Dateityp. Excel, OnNote oder Powerpoint? Fehlanzeige. Tatsächlich aber lassen sich hier beliebige Office-Symbole platzieren, die mit individuellen Vorlagen hinterlegt werden können.
Die folgende Anleitung teilt sich in zwei Abschnitte: Im Ersten wird das Anlegen der erforderlichen Inhaltstypen beschrieben, die die Voraussetzung für Excel-, Word-, Powerpoint- und OneNote-Vorlagen bilden. Der Zweite zeigt das Einbinden dieser Templates in die Menüleiste als Symbol. Das Video ganz unten führt in komprimierter Form durch den Gesamtvorgang.
I. Erstellen eines Inhaltstyps für eine Office-Vorlage
(Voraussetzung: Der Ersteller muss Inhaber der Websitesammlung sein.)
1. Links oben über das Menü Websiteaktionen in die Websiteeinstellungen gehen, und dort im Abschnitt Galerien auf Websiteinhaltstypen. Darin ganz oben auf Erstellen klicken.
2. Auf der folgenden Seite Neuer Websiteinhaltstyp zuerst den Namen “Neue Excel-Arbeitsmappe” eingeben, als Beschreibung “Anlegen einer neuen Excel-Arbeitsmappe”. Anschließend in den Drop-Down-Feldern zuerst als übergeordneten Inhaltstyp “Dokumenteninhaltstypen” und darunter “Dokument” angeben. Unten mit OK bestätigen.
3. Auf der nächsten Seite zunächst unter „Einstellungen“ die “Erweiterten Einstellungen” auswählen. Im nächsten Dialog unter “Dokumentenvorlage” auf “Neue Dokumentenvorlage hochladen” klicken. Hier kann nun eine beliebige Excel-Vorlage ausgewählt werden.
Achtung: Voraussetzung dafür ist, dass die entsprechende Office-Clientanwendung installiert ist.
4. Mit OK bestätigen. Nun können nach demselben Muster weitere Inhaltstypen mit Vorlagen für Powerpoint, OneNote oder Word angelegt werden. Für den selben Dateityp lassen sich übrigens mehrere Vorlagen erstellen.
II. Anlegen des Office-Icons im Ribbon-Menü
Nachdem nun die Office-Vorlagen angelegt wurden, müssen sie noch einer gewünschten Dokumentenbibliothek hinzugefügt werden. Nur so werden sie anschließend auch als Auswahl im “Neues Dokument”-Reiter des Ribbon-Menüs erscheinen.
1. Die gewünschte Bibliothek öffnen. Im Reiter “Bibliothekstools” das Ribbon-Menü “Bibliothek” öffnen, dann rechts auf “Einstellungen” und schließlich “Bibliothekeinstellungen” gehen.
2. Auf der folgenden Seite unter “Allgemeine Einstellungen” auf “Erweiterte Einstellungen” gehen. Dort rechts oben zunächst “Verwaltung von Inhaltstypen zulassen” und unten mit OK bestätigen.
3. Nun landet man wieder in den “Einstellungen für Dokumentenbibliothek”, die nun unterhalb von “Inhaltstypen” um den Punkt “Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen” erweitert wurde.
4. Darauf klicken, und man landet im Menü “Inhaltstypen auswählen”. Sind hier nun “alle Gruppen” gewählt, erscheinen darunter in der Liste die zuvor definierten Office-Inhaltstypen. Mit gedrückter <Strg>-Taste lassen sich mehrere Einträge wie Excel, Powerpoint und Word auswählen und über “hinzufügen” übertragen. Mit OK bestätigen. Auf der vorigen Seite erscheinen nun die neuen Inhaltstypen in der Liste.
5. Fertig. Nun einfach in die gewünschte Bibliothek gehen – dort finden sich im Ribbon-Reiter “Dokumente” nun unter “Neues Dokument” die neuen Vorlagen als Auswahloptionen.
III. (Optional) Angepasste SharePoint-Bibliothek als Vorlage speichern
1. Soll die nach obiger Anleitung angepasste SharePoint-Vorlagenbibliothek zukünftig auch als Vorlage für weitere Bibliotheken verwendet werden, muss man über das Bibliothek-Ribbon in “Einstellungen” und “Bibliothekeinstellungen” wechseln.
2. Hier nun unter “Berechtigungen und Verwaltung” auf “Dokumentenbibliothek als Vorlage speichern”. Darin Dateiname und Beschreibung vergeben und “Inhalte einschließen” aktivieren und mit OK bestätigen.
Video: Office-Vorlagen im Schnelldurchlauf
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Vielen Dank! Hat mir geholfen 🙂