Tipp: Outlook-Nachricht in Excel-Arbeitsblatt einfügen

Wenn mehrere Personen gemeinsam an einer Excel-Tabelle arbeiten, will man manchmal eine E-Mail aus Outlook hinzufügen, die ergänzende Informationen zum laufenden Projekt enthält. Die intuitive Lösung wäre ein Einfügen einer Mail aus Outlook per Drag & Drop. Doch das funktioniert nicht, es muss eine alternative Vorgehensweise gewählt werden.

Wenn Sie eine eine Nachricht per Drag & Drop von Outlook zu Excel übertragen, landen lediglich ein paar Metadaten als Minitabelle in Excel: Absender, Betreffzeile, Datum, Größe und die zugeordneten Kategorien. Eine andere Option wäre das Kopieren des gesamten Mailinhalts in die Zwischenablage. Doch dabei weist Excel jeder Zeile Text aus der Mail eine eigene Zelle zu. Dieses Verfahren ist alles andere als praxistauglich.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einbetten:

Als geeignete Lösung erweist sich das Einbetten der Nachricht in die Arbeitsmappe als Dateiobjekt. Hier die einzelnen Schritte:

1. Öffnen Sie die betreffende E-Mail und klicken Sie auf „Datei“ und „Speichern unter“. Achten Sie hier darauf, dass als Dateityp „Outlook-Nachrichtenformat – Unicode (*.msg)“ eingestellt ist. Speichern Sie die Datei in einem beliebigen Ordner.

Die Mail als Unicode-MSG-Datei speichern.
Im Reiter Text die Einfügeoption Objekt wählen.

2. In Excel müssen Sie diese Datei nun korrekt einfügen. Rufen Sie dazu die gewünschte Arbeitsmappe auf und wechseln Sie im Menüband auf den Reiter „Einfügen“. Klicken Sie hier im Abschnitt „Text“ auf den Button „Objekt“.

3. Öffnen Sie im folgenden Dialogfenster das Register „Aus Datei erstellen“ und klicken Sie auf „Durchsuchen“. Markieren Sie die zuvor erzeugte MSG-Datei und klicken Sie auf „OK“.

Objekt aus Datei erstellen und die MSG-Datei wählen.

4. Excel fügt die Mail nun als Objekt in die Tabelle ein, wo Sie sie beliebig platzieren können. Mit einem Doppelklick lässt sich die Nachricht direkt öffnen.

Das Mail-Objekt in der Excel-Tabelle an der gewünschten Stelle platzieren.

 

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