Tipp: Posteingang von Outlook in PST-Datei archivieren

Outlook speichert alle Inhalte in einer PST-Datei, welche mit der Zeit eine enorme Größe annehmen kann. Vor allem, wenn Sie viele E-Mails mit umfangreichen Anhängen erhalten und verschicken. Um aufzuräumen und den Platzbedarf zu verringern, können Sie ältere E-Mails, Kalendereinträge, Aufgaben und dergleichen automatisch in eine gesonderte Archivdatei verschieben und diese beispielsweise in einem Netzwerklaufwerk ablegen.

Die zuständige Option finden Sie unter „Datei -> Optionen -> Erweitert“. Klicken Sie dort auf „Einstellungen für AutoArchivierung“ und setzen Sie ein Häkchen vor „AutoArchivierung alle“. Voreingestellt sind 14 Tage.

Ein Häkchen vor „Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner)“ bewirkt, dass Nachrichten ab einem gewissen Alter automatisch gelöscht werden – allerdings nur aus dem Quellordner, also der lokalen PST-Datei. Dabei gibt es Unterschiede zwischen den Mail-Ordnern: Bei „Posteingang“ und „Entwürfe“ beträgt der Alterungszeitraum sechs Monate, bei „Gesendete Elemente“ und „Gelöschte Elemente“ zwei Monate und beim „Postausgang“ drei Monate.

Über die „Optionen“ von Outlook erreichen Sie die Einstellungen für die AutoArchivierung des Programms.

Ein Häkchen vor „Alte Elemente archivieren oder löschen“ aktiviert die darunter stehenden Optionen. Nun können Sie unter „Alte Elemente verschieben nach“ den Pfad zu einer PST-Datei für Ihr Archiv angeben. Wie gesagt, empfiehlt es sich, ein freigegebenes Netzwerklaufwerk zu wählen. Dieses sollte möglichst in ein Backup eingebunden sein, um über eine zuverlässige Sicherung zu verfügen.

In der Voreinstellung gilt die gewählte Konfiguration für alle Ordner des Postfachs. Falls Sie einzelne davon aus der Archivierung herausnehmen wollen, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an, wählen Sie „Eigenschaften“, gehen Sie zum Reiter  „AutoArchivierung“ und stellen Sie um auf „Elemente in diesem Ordner nicht archivieren“.

Nach einem Rechtsklick auf einen Mail-Ordner können Sie ihn über die „Eigenschaften“ aus der Archivierung herausnehmen.

Optional können Sie über den Menüpunkt „Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden“ auch individuelle Archivierungs-Einstellungen wählen.

Die Archivierung lässt sich übrigens auch manuell anstoßen. Gehen Sie dazu über „Datei -> Tools“ und klicken Sie „Alte Elemente bereinigen“. Über folgenden Dialog starten Sie den Vorgang:

Über „Datei -> Tools“ ist auch eine manuelle Archivierung möglich.

 

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