Tipp: Schnelle Umfragen durchführen mit Outlook

Wenn Sie im Team oder im Unternehmen spontan ein Stimmungsbild zu einem aktuellen Thema einzuholen möchten, bietet sich dafür die Umfragefunktion von Outlook an. Sie ist gut geeignet für einfache Entweder-Oder-Fragen, während Mehrfachantworten nicht möglich sind. So richten Sie eine Umfrage mit Outlook ein:

Die Voraussetzungen für das Durchführen einer Outlook-Umfrage sind einfach beschrieben: Alle Adressaten müssen ihre Mails mit Outlook öffnen, andere E-Mail-Clients sind dafür nicht geeignet. Immerhin gibt es aber keine weiteren Anforderungen an den Mail-Server, die Empfänger müssen nicht an einen Exchange-Server angebunden sein.

So erstellen Sie eine neue Umfrage per E-Mail

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail und wechseln Sie darin auf das Menüband „Optionen“. Dort klicken Sie auf „Abstimmungsschaltfl. verwenden“ (befindet sich im Abschnitt Verlauf). Im aufklappenden Menü finden Sie die drei vorgegebenen Antwortmöglichkeiten „Genehmigt;Abgelehnt“, „Ja;Nein“ und „Ja;Nein;Vielleicht“.

2. Falls Sie mehr Details konfigurieren möchten, klicken Sie auf „Benutzerdefiniert“, um die Eigenschaften zu öffnen, wo es Einstellmöglichkeiten für weitere Antworten gibt. Hier können Sie nun beim Punkt „Abstimmungsschaltflächen verwenden“ Ihre individuellen Antwortmöglichkeiten eingeben, also beispielsweise „Bin dabei;Keine Zeit“.

3. Setzen Sie nun darunter im Bereich „Übermittlungsoptionen“ ein Häkchen vor „Antworten senden an“ und tragen daneben die E-Mail-Adresse der Person ein, an welche die Abstimmungsergebnisse gehen sollen.

Als weitere zwei Optionen unmittelbar darunter bieten sich „Verzögern“, um die Aussendung der Umfrage auf einen späteren Zeitpunkt verlegen, sowie „läuft ab“, um einen spätesten Zeitpunkt für eingehenden Rückmeldungen zu definieren.

4. Nach einem Klick auf „Schließen“ tragen Sie in das E-Mail-Formular die Adressen der Teilnehmer an der Umfrage ein. Vervollständigen Sie die E-Mail mit einem Betreff und dem E-Mail-Text und schicken Sie sie ab.

Beantwortung der Umfrage auf Seiten der Empfänger – und Auswertung

5. Die Empfänger der Umfrage-E-Mail finden im Menüband „Nachricht“ den Button „Abstimmen“. Nach einem Klick können sie zwischen den vorgegebenen Antwortmöglichkeiten wählen. Anschließend fragt Outlook sie, ob sie die Antwort sofort abschicken oder sie vor dem Senden noch einmal bearbeiten wollen.

In diesem Fall können sie noch einen eigenen Text hinzufügen. Nach dem Klick auf „OK“ schickt Outlook die Antwort an die Adresse der zuvor ausgewählten Person, welche die Auswertung übernimmt.

6. Dort laufen die Antworten im normalen Posteingang auf. Darüber hinaus liefert Outlook auch gleich eine Auswertung der Ergebnisse: Dazu gehen Sie in den Ordner „Gesendete Objekte“, öffnen die noch einmal die Umfrage-Mail und klicken dort im Register „Nachricht“ im Abschnitt „Anzeigen“ auf den Button „Status“.

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