Tipp: Teams-Kanäle und deren Inhalte archivieren

Microsoft Teams ist mehr als eine Collaboration-Plattform für Kommunikation und Zusammen­arbeit. Mit SharePoint im Hintergrund dient sie auch als Ablage für Dokumente, Bilder, Nachrichten und andere Elemente des geschäftlichen Alltags. Werden Channels oder Teams nicht mehr benötigt, entsteht somit auch die Anforderung, bestimmte Inhalte revisions­sicher aufzu­bewahren.

Teams oder darin enthaltene Kanäle werden oft nur für eine begrenzte Zeit genutzt, weil sie zum Beispiel nur für ein Projekt benötigt werden. In der Regel löschen die Teams-Besitzer im Anschluss den jeweiligen Kanal.

Kanäle löschen oder längerfristig aufbewahren?

Oftmals kommt es allerdings vor, dass das Team oder der Kanal zu einem späteren Zeitpunkt nochmal benötigt werden, zum Beispiel bei Garantie- oder Revisions­ansprüchen. Hier muss die Organisation sich insbesondere um die gesetzliche vorgeschriebene Archivierungs­pflicht Gedanken machen.

Das Verschieben eines solchen Teams in den Papierkorb wäre keine Option, weil dieser aus Microsoft Teams gelöschte Elemente für nur wenige Wochen vorhält und somit kein geeigneter Ort für eine Langzeitauf­bewahrung ist. Auch das Ausblenden von Teams oder Kanälen führt nicht zum gewünschten Ergebnis.

Der Unterschied zwischen Archivierung und Backup

Beim Thema Sicherung denkt man meist zuerst an ein Backup.  Allerdings geht es hierbei primär um die Daten­sicherheit, die Inhalte eines Backups werden in bestimmten Intervallen überschrieben. Mit einem Archiv hingegen sollen Daten unveränderbar über mehrere Jahre hinweg gesichert werden.

Aktuell erlaubt Microsoft nur das Archivieren von Teams, dagegen ist die dauerhafte Aufbewahrung von Kanälen bis dato noch nicht möglich. Es gibt offiziell auch keine Aussagen von Microsoft, wann und ob es diese Option anbieten wird.

Option 1: Archivierung über das Admin-Center

Administratoren können die Archivierung über das Admin Center veranlassen, und zwar indem sie unter Teams => Teams verwalten das entsprechende Team auswählen und auf die Schaltfläche Archivieren klicken.

Ausgewählte Teams lassen sich auf der Verwaltungsseite über die entsprechende Schaltfläche archivieren.

Wichtig ist es, anschließend das Häkchen bei SharePoint-Site für Teammitglieder als schreibgeschützt festlegen zu setzen, um Änderungen an den Inhalten zu unterbinden.

Archivierte Teams gegen Veränderungen schützen

Im Dashboard erhält das Team anschließend den Status archiviert.

Die Übersicht zeigt den Status von Teams an, darunter auch jenen für archiviert.

Option 2: Archivierung durch den Benutzer

Ein berechtigter Anwender kann ein Team über den Teams-Client archivieren. Es wird nach der Archivierung für die User entfernt und ist somit für sie nicht mehr sichtbar. Diese Funktion steht innerhalb der Verwaltung im Teams-Client im Aufklappmenü (siehe Bild) zur Verfügung.

Allerdings haben wir in unseren Tests festgestellt, dass es bei manchen kleineren Microsoft 365-Plänen fehlen kann.

Benutzer können ein Team über den Client von Microsoft Teams archivieren

In der Ansicht unter Teams verwalten sieht der Team-Besitzer, welche von seinen Teams bereits archiviert wurden.

Archivierte Teams lassen sich über die Wiederherstellen-Funktion reaktivieren.

Diese kann er über Teams wiederherstellen aus dem Archiv zurückholen. Die Wieder­herstellung ist allerdings wesentlich unspektakulärer als die Archivierung selbst, es gilt dabei keine Optionen zu beachten.

Fazit

Die Archivierungs­funktion macht es sowohl für Administratoren als auch für User einfach, so genannte Altlasten loszuwerden und die Teams-Umgebung aufzuräumen. Gleichzeitig können sie damit den gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung geschäfts­relevanter Dokumente genügen.

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