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Tipp zu SharePoint-Listen: Inhalte aus mehreren Spalten per Formel in einer kombinieren (7)

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SharePoint-Listen_ Inhalte aus mehreren Spalten kombinierenEin weiterer Tipp zum Thema SharePoint Listen: Ausgangspunkt ist in diesem Beispiel eine vierspaltige Liste in SharePoint (Online), in der diverse Informationen gesammelt werden. In der ersten Spalte steht ein Name (hier „Max“), in der zweiten ein Ort (hier „Illertissen“) und in der dritten und vierten Alter und Geburtstag. In der aktuellen Ansicht (siehe Bild) ist diese Zahl noch falsch – dazu unten mehr. Das Zusammentragen und Kombinieren von Informationen aus verschiedenen Spalten ist in SharePoint unter Einsatz von Formeln recht einfach. Hier haben wir rechts drei Kombinationsspalten angelegt, nämlich “Kombiniert”, “Geburtstagstext” und “Geburtstagstext2”.

SharePoint Listen - verschiedene Spalten miteinander kombinierenIn der Spalte “Kombiniert” geht das ganz einfach vonstatten: Wir nehmen aus der ersten Spalte den Namen, fügen dazwischen „wohnt in…“ ein, nehmen den Ort, danach “und ist”, Alter und “Jahre alt.” (Direktlink zum Video: 1:04). Das funktioniert soweit problemlos, wir sehen uns hierzu weiter unten die Formel an.

Achtung: Datumsformel gibt falsches Resultat aus

Schwieriger wird die Aufgabe, wenn man auch noch ein Datum zur vermeintlich richtigen Formel hinzufügen möchte. In unserem Beispiel lautet das vorläufige Resultat dann „Max hat am 31345 Geburtstag“.  SharePoint verarbeitet nämlich die Datumsformel nicht, wie wir es erwarten, sondern zählt die Tage hoch. Hier wird ShaerPoint Listen - mehre Spalteninhalte kombinieren2also aus dem 25.10.85 der Tag 31345. Um das Ganze zu korrigieren, benötigen wir eine andere Formel, die wir in die berechnete Spalte eintragen, um tatsächlich das Datum geliefert zu bekommen. Die Formel tragen wir an folgender Stelle ein, um das Ergebnis wie „Kombiniert“ „Geburtstagstext“ „Geburtstagstext2“ zu erhalten.

So trägt man Formeln in Listen ein

Wir klicken dabei im Menüband oben auf Liste, Spalte erstellen und wählen dann die berechnete Spalte aus. Unten haben wir nun die Möglichkeit, eine Formel einzutragen (Video: 2:14). Diese Formeln sehen wir uns jetzt genauer an.

ShaerPoint Listen - mehre Spalteninhalte kombinieren3Diese Formel steht in der ersten Spalte. Vor und nach “wohnt in” kommt ein Leerzeichen, sonst alles direkt am Namen, ähnlich wie in Excel (Video: 2:33).

Beim Geburtstagstext 1 haben wir das genauso gemacht, hier haben wir aber zusätzlich die Spalte Geburtstag herausgelesen, was zum beschriebenen falschen Ergebnis mit der Zahl führt. (Video: 2:55)ShaerPoint Listen - mehre Spalteninhalte kombinieren4

Korrektes Datum per Textfunktion mit Datumsformel

Die Lösung dieses Problems sieht so aus, dass wir eine Textfunktion um die Geburtstagsformel bauen. Sie lautet dann „&Text(Geburtstag;”… , wobei wir im Deutschen ein Semikolon benötigen. So kommt genau das gewünschte Datumsformat heraus. Man kann es natürlich auch noch anpassen, indem man zum Beispiel vier “m” schreibt, um so den voll ausgeschriebenen Monat zu erhalten. Mit zwei „y“ verkürzt man das Jahr auf zwei Stellen (Video: 3:39).ShaerPoint Listen - mehre Spalteninhalte kombinieren5

Mit dieser Formel funktioniert es dann auch mit dem Datum.

Hier das Video zum Tipp:

Thomas Maier

Thomas Maier ist der „SharePoint Schwabe". Sein Motto: "Nutzen Sie alle Räume Ihrer SharePoint Villa bevor Sie anbauen!" Mit seinen Artikeln möchte er Ihnen dabei helfen.
"Wenn Sie schnell die Lücke zwischen 'genutzt' und 'vorhanden und bezahlt' verkleinern möchten, steht seine PTM mit Learning-Konzepten zur Verfügung."

Thomas Maier ist der Leiter Collaboration & Consulting bei der PTM Akademie in München
MCT, MCSE SharePoint, MCSA Office 365, MCTS Dynamics CRM
https://www.xing.com/profile/Thomas_Maier +++
Youtube-Kanal: SharePoint Schwabe +++

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