Tool: Harmon.ie 3.0 Notes Edition ermöglicht einfachen Sharepoint-Zugriff aus Lotus Notes
Sharepoint-Funktionen dort anbieten, wo die Benutzer sind, nämlich im E-Mail-Client – diesen Ansatz verfolgt das Tool harmon.ie for Sharepoint 3.0 Notes Edition. Lotus-Notes-Anwender können mit dieser Explorer-artigen Erweiterung einerseits E-Mails und Dokumente einfach in Sharepoint ablegen und zudem vielfältige Social-Networking- und Kommunikationsfunktionen nutzen.
harmon.ie integriert sich als rechte Seitenleiste in die Notes-Oberfläche und präsentiert dem Anwender so wichtige Sharepoint-Funktionen über eine Explorer-Oberfläche. Beliebige Sharepoint-Bibliotheken und Listen stehen so innerhalb des E-Mail-Clients im direkten Zugriff, auch jene aus dem Cloud-Dienst Sharepoint Online (Office 365). Zunächst geht es dabei um das Ablegen von Dokumenten, E-Mails oder Anhängen, die man einfach per Drag-and-Drop in die gewünschten Ordner zieht. Im Hintergrund kommen dabei Dokumentenmanagementfunktionen zum Einsatz. So erstellt harmon.ie beispielsweise automatisch die Metadaten zu den Mails und Dokumenten, um die Dateien strukturiert verwalten zu können. Zugleich ist auf diese Weise die in Unternehmen erforderliche Compliance-orientierte Archivierung möglich.
Social-Media-Media-Funktionen für Unternehmen
In seiner zweiten Ansicht „People“ präsentiert das Tool die Kontakte sowie deren Kommunikations- und Präsenzstatus. Eine Farbsymbol zeigt den Status an, per rechtem Mausklick erscheinen die Möglichkeiten der Kontaktaufnahme von Instant-Messaging über E-Mail bis zu Videochat. Im Hintergrund verbindet sich dabei harmon.ie mit einem Unified-Communications-Server – wahlweise IBM/Lotus Sametime, Microsoft Lync oder Cisco Unified Communications.
Eine weitere Neuerung in Version 3.0 ist die Integration von Dokumenten und Personen, die der Hersteller Activity Stream nennt. Damit ist es beispielsweise möglich, Bearbeitungsprozesse nachzuvollziehen und mit beteiligten Personen in Kontakt zu treten. Die harmon.ie-Sidebar wird damit auch zur Kollaborations-Oberfläche für die gemeinsame Dokumentenbearbeitung. Zu den zusätzlichen „Social“-Funktionen gehört beispielsweise „Suggested Colleagues“, das auf der Basis der Kontakthistorie neue Verbindungen empfiehlt.
harmon.ie erleichtert die Sharepoint-Einführung
Typischen Einsatzszenarien von harmon.ie sind Sharepoint-Einführungsprojekte. Hierbei steht in der Regel die Frage im Vordergrund, wie man die Benutzer von der File-Server- und E-Mail-Denke zum Dokumentenmanagement „umerziehen“ kann. Hier hilft ein Tool wie harmon.ie, indem es die Kernfunktionen von Sharepoint in das gewohnte Anwendungsumfeld einbettet. Ein zweites gängiges Szenario sind Migrationen und Multiplattform-Anwendungen, wie sie oft in der Kombination aus Lotus Notes und der Microsoft-Plattform vorkommen. Hier bildet harmon.ie, das auch als Outlook-Client verfügbar ist, die Brücke zwischen den verschiedenen Systemen und ermöglicht den Anwendern ein einheitliches Benutzererlebnis unabhängig von der darunterliegenden Infrastruktur.
Bei Continental und ABB unternehmensweit im Einsatz
Beim Automobilzulieferer Continental beispielsweise kommt harmon.ie auf 80.000 Arbeitsplätzen als Kommunikations-Frontend in einer gemischten Notes/Outlook/Sharepoint-Umgebung zum Einsatz. Ziel war hier, die bisher rein E-Mail-basierende Dokumentenzusammenarbeit auf eine zentrale Sharepoint-2007-Plattform umzuziehen. Aufgrund einer Fusion mit VDO-Siemens Automotive verfügt das Unternehmen über eine IBM-Microsoft-Mischumgebung. Hier spielt harmon.ie die Rolle des einheitlichen Kollaborations-Clients, der den Benutzern unabhängig von der Arbeitsumgebung zur Verfügung steht.
Auch der Schweizer ABB-Konzern stand vor einem ähnlichen Problem mit seinem weltweit umgesetzten Global Collaboration Program für 124.000 Benutzer. Um die neuen Sharepoint-Kollaborations-Funktionen auf den Notes-Clients zur Verfügung zu stellen, stattete das Unternehmen seine Arbeitsplätze flächendeckend mit harmon.ie aus.
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