E-Mail zu PDF: Coextant-Converter für Compliance-gerechte Archivierung

E-Mails und angehängte Dokumente ablegen und archivieren – das sollte aus Organisations- und Compliance-Gründen eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein. Doch mangels eines einheitlichen Formats steht man in der Praxis schnell vor einer Sisyphusarbeit. Als Lösung für solche Probleme bietet sich ein universeller, automatischer E-Mail-Konverter an, der Aktenerstellung, Mail-Archivierung, Dokumentenzugriff und sogar E-Publishing vereinfacht.

E-Mail wurde bereits des Öfteren totgesagt – doch tatsächlich wächst das Medium weiterhin: Laut einer Studie der Radicati Group wurden 2011 in Unternehmen pro Tag und Benutzer 105 Mails versendetet und empfangenen, 2015 sollen es 125 sein. Trotz des vermehrten Einsatzes von Collaboration- und Social-Networking-Anwendungen behauptet sich also E-Mail weiterhin als unverzichtbarer, kleinster gemeinsame Nenner der Zusammenarbeit – sei es aus Bequemlichkeit der Benutzer oder auch aufgrund der Verfügbarkeit auf praktisch allen digitalen Plattformen.

E-Mail-Management: Compliance und andere  Probleme

Diese Omnipräsenz der E-Mail stellt Unternehmen, deren IT-Abteilungen sowie Benutzer aber auch vor Herausforderungen. So müssen im geschäftlichen Umfeld Gesichtspunkte wie Datensicherheit, Archivierung und Compliance berücksichtigt werden – und dabei stößt man im Umgang mit Mails schnell auf eine Reihe von Hindernissen:

• Compliance verlangt das Aufbewahren und Archivieren von Geschäfts-Mails – doch eine Hürde stellt die erforderliche Umwandlung in ein einheitliches Format dar;
• E-Mails samt Anlagen landen oft bei Empfängern, die die Anlagen nicht öffnen können – ob wegen veralteter Office-Anwendungen oder fehlender Apps auf Smartphones und Tablets;
• Das komplette Ausdrucken von Mail erweist sich im Falle mehrerer Anlagen mit unterschiedlichen Dateitypen schnell als aufwändige Aufgabe;
• Bei digitalen Akten (Records Management) fasst man alle zu einem Vorgang gehörigen Dokumente und E-Mails zu einer Akte (Record) zusammen – zum Beispiel als PDF Datei. Doch schon bei wenigen E-Mails mit Anlagen steigt der Aufwand dafür enorm;
• Selbst kleine Firmen haben viel Arbeit damit, nach Projektabschluss Angebot, Auftrag, Vertrag, relevante Mails mit Anlagen und Protokollen, Rechnungen und Abnahmepapieren zu einer kompakten PDF Datei zusammenzufassen.

Universeller E-Mail-Konverter löst den Knoten

E-Mails – das zeigen diese Beispiele – erweisen sich als „widerspenstiges“ Format mit vielen Gesichtern, sobald es um Weiterverarbeitung und Speicherung geht. Die in Ostfildern bei Stuttgart ansässige Coextant Systems beschäftigt sich schon seit langem mit diesen Fragestellungen und hat ihr Produkt Hyper.Net basierend auf diesen Erfahrungen um einen universellen E-Mail-Konverter erweitert. Ziel der Lösung sollte es sein, jede beliebige E-Mail mit allen erdenklichen Anhängen verarbeiten zu können, um am Ende ein simples, gegliedertes PDF-Dokument zu erhalten. Um möglichst alle Szenarien der Konvertierung zu adressieren, skizzierten die Entwickler zunächst auf Basis konkreter Kundenanforderungen die Anforderungen, die ein E-Mai-Konverter erfüllen sollte:

• Konvertierung von nativen E-Mail-Dateien (.msg, .eml)
• Konvertierung von Mails, die aus beliebigen Systemen an eine bestimmte Adresse geschickt werden
• Auswahlmöglichkeit von Konvertierungsoptionen etwa für
  • Konvertierung mit oder ohne Anlagen
  • Konvertierung nur der Anlagen
  • Je Anlage ein separates PDF erstellen oder aus dem Mailkörper mit allen Anlagen ein Gesamt-PDF
  • Auftragen von Metadaten und Wasserzeichen
  • Erzeugen eines validen PDF/A-Dokuments für die Archivierung
  • Erzeugen einer Gliederung und Druck fortlaufender Seitenzahlen

Anwendungsmöglichkeiten mit Sharepoint & Co.

In der Praxis kann sich ein universeller E-Mail-Konverter in den unterschiedlichsten Anwendungsszenarien als hilfreicher Dienst erweisen. Hier einige Beispiele für den Einsatz:

• Kontextbezogene Ablage von E-Mails als normale Dokumente in Sharepoint oder anderen DM-Systemen;
• Zugriff auf E-Mails und deren Anlagen ohne Installation zugehöriger Applikationen auf PC, Browser, Tablet und Smartphones;
• Archivierung von Notes-Inhalten (E-Mail und beliebige weitere Applikationen samt Anlagen per Weiterleitung);
• Schnelle Zusammenstellung vielfältiger Informationen aus E-Mails und Dokumenten zu einer PDF-Datei;
• Alle Inhalte aus Verzeichnissen oder SharePoint-Bibliotheken in ein einziges PDF/PDF/A umwandeln;
• Bilden von elektronischen Akten/Records aus E-Mails und Dokumenten mit anschliessender Ablage oder Archivierung;
• Erzeugen valider PDF/A Dateien aus E-Mails und Dokumenten;
• PDF-„Druck“ von umfangreichen E-Mails mit Anlagen auf einen Klick;
• Zentrale Konvertierungs- und Publikationsdienste in einem RZ – einfach ansprechbar über E-Mail;
• Schnittstelle für Systeme, die Konvertierdienste in die Prozesse integrieren;
• Erzeugen von vollwertigen E-Books aus Dokumentationen und Bereitstellung im Web oder lokal;
• Massenkonvertierung einzelner Dokumente in PDF oder andere Formate;

Verwendung über E-Mail-Adresse

Nachdem zunächst die funktionalen Anforderungen definiert waren, musste noch eine geeignete Schnittstelle für einen derartigen Service festgelegt werden. Hier strebten die Coextant-Entwickler eine möglichst flexible Einsatzmöglichkeit des E-Mail-Konverters an – und was liegt daher näher als die Nutzung über eine simple Mail-Adresse als Schnittstelle. Daneben existierten aufgrund der Hyper.Net Architektur bereits Webservices-Schnittstellen (API) wie REST oder SOAP, ebenso die EventSinks der Sharepoint-Dokumentbibliotheken, um native E-Mail-Dateien (.msg, .eml) zu verarbeiten.

Die neue Schnittstelle sollte von jedem Gerät und Client aus über das simple Versenden einer E-Mail an eine bestimmte Adresse angesprochen werden können. Benutzer können dabei aus ihrer Mail-Anwendung eine Nachricht an den Service senden und bekommen hinterher die konvertierten Inhalte als PDF in ihren Posteingang zugestellt. Auf dieselbe Weise können auch Anwendungen Daten automatisch per SMTP an den Dienst senden, um die konvertierten Ergebnisse anschließend weiterzuverarbeiten.

Mail-Konverter online kostenlos testen

Um die Funktionsweise jedermann verständlich zu machen, hat Coextant zwei öffentliche Testservices eingerichtet, die ohne Registrierung sofort genutzt werden können. Um auszuprobieren, wie E-Mails mit Anlagen in ein PDF-Dokument umgewandelt werden, sendet man eine beliebige Mail mit oder ohne Anlagen einfach an die Adresse create-pdf@coextant.com Die zweite Test-Schnittstelle erzeugt Ebooks im epub-Format aus allen Word-kompatiblen Dokumentationen. Dazu muss nur eine entsprechende Mail mit Dokumentenanhang an die Adresse create-epub@coextant.com gesendet werden. Derartige E-Books können übrigens mit jedem Standard-E-Book-Reader gelesen werden – etwa mit dem kostenlosen Calibre (http://calibre-ebook.com/download). Die E-Book-Funktion lässt sich überdies noch mit automatischen Publiziermöglichkeiten verknüpfen. So kann zum Beispiel das Ergebnis automatisch in einem öffentlichen Ordner veröffentlicht werden oder auch direkt in einem E-Book Shop. Auf ähnliche Weise lassen sich auch Inhalte für Websites, Online-Handbücher oder Mitarbeiterportale über den Weg eines E-Mail-Konverters generieren.

Neben diesen Demokonfigurationen bieten die dahinterliegenden Dienste diverse Konfigurationsmöglichkeiten für Transformationen, Steuerdaten oder Versand- und Publizierfunktionen. Interessenten können erweiterte Dienste ebenso einfach ausprobieren. Dazu ist lediglich eine Registrierung auf folgender Seite erforderlich: http://www.coextant.de/solutions/universeller-email-konverter/onlinelivetest.aspx

Autor: Paul Caspers, Inhaber Coextant Systems

Leistungsumfang E-Mail-Konverter

• E-Mail API: Über E-Mail adressierbare konfigurierbare Dienste zur n:m Transformation von Inhalten in konsumierbare Formate und Verteilung/Publikation der Ergebnisse;
• Umwandlung von kompletten E-Mails samt Anlagen oder nur der Anlagen in eine kompakte PDF oder PDF/A Datei;
• Rekursive Auflösung verschachtelter Anlagen und Integration als PDF ins Ergebnis;
• Platzhalter für nicht verarbeitbare Anlagen im PDF;
• Erzeugen von Inhaltsverzeichnissen: Hierarchisches Inhaltsverzeichnis (Text und Bookmarks);
• Auftragen fortlaufender Seitenzahlen, Wasserzeichen und Metadatenstempel;
• Alternativ zur Mail Schnittstelle auch Web Service API möglich;
• Verarbeitung von E-Mail Dateien (msg, eml);
• Erzeugen diverser Renditions (Ebooks, Flash, HTML/Hypertext. PDF, PDF/A …);
• Load Balancing und Failover für Massenverarbeitung.