Vor- und Nachteile von Power Automate (Flow): Für welche Szenarien es sich optimal eignet, und wo die Grenzen liegen

Der SharePoint Designer hat jahrelang unzähligen Anwendern gute Dienste bei der Workflow-Erstellung geleistet. Inzwischen entwickelt Microsofts den Designer nicht mehr weiter und setzt voll auf die Office 365-Komponente Power Automate (früher Microsoft Flow). Es handelt sich hierbei um eine Cloud-Engine, die auf Logic Apps basiert. Das bedeutet, dass sich viele Unternehmen nun mit der Frage befassen müssen, ob Power Automate eine geeignete Ersatzlösung für den SharePoint Designer ist, oder welche Möglichkeiten es sonst noch gibt. Ein guter Ausgangspunkt dafür ist eine eingehende Betrachtung von Power Automate – welche Vor- und Nachteile es hat, sowohl aus der technischen wie auch aus der kaufmännischen Perspektive.
Von Michal Rykiert* 

Das neue Tool für Citizen Developer

Power Automate (Flow) ist klar auf die Zielgruppe der „Citizen Developers“ zugeschnitten – auf Mitarbeiter ohne technischen Hintergrund, die mit einfachen Anwendungen ihren Arbeitsalltag verbessern und wiederholende Aufgaben automatisieren wollen. Eine große Hilfe für den Einstieg sind dabei die vielen verfügbaren Vorlagen. Man sucht sich eine passende aus, passt sich mit wenigen Klicks an den individuellen Bedarf an und legt los. Hilft kommt auch aus der Microsoft-Community, so dass man leicht Tutorials und zusätzliche Lernmaterialien findet, oder Fragen in Foren direkt an Experten richtet.

Einfach für Einsteiger, schwieriger bei komplexeren Aufgaben

Sobald es jedoch um komplexere Workflow-Szenarien geht, können Kenntnisse der proprietären Workflow Definition Language (WDL) von Logic Apps erforderlich sein. Sollen also kompliziertere Geschäftsszenarien umgesetzt werden, führt das schnell zu einer recht steilen Lernkurve. Das trifft insbesondere dann zu, wenn Konnektoren voraussetzen, dass passende JSON-Dateien bereits an Ort und Stelle liegen.

Andererseits stellt das Einsteigerprodukt geringe Anforderungen an die Infrastruktur. Als Cloud-Lösung ist Power Automate im Office 365-Abonnement enthalten, wobei hier zu beachten ist, dass die Anzahl der möglichen Workflow-Instanzen begrenzt ist.

Die Vorteile von Power Automate – zusammengefasst

Power Automate eignet sich sehr gut dazu, auf Auslöser (Trigger) basierende Workflows zu implementieren. Damit lassen sich Aufgaben oder Ketten aus einfachen Aufgaben automatisieren. Geht man in der Power Automate-Konsole auf die Liste der am häufigsten verwendeten Vorlagen, so findet man dafür viele selbsterklärende Beispiele :

• In 10 Minuten Erinnerung an mich selbst senden
• Wettervorhersage für heute erhalten
• Updates aus dem Power Automate-Blog erhalten
• Benutzerdefinierte E-Mail senden, wenn ein neues SharePoint-Listenelement hinzugefügt wird
• Genehmigungsprozess für eine neue Datei starten, um sie in einen anderen Ordner zu verschieben

Diese Beispiele zeigen, dass sich Power Automate vor allem für „Quick-Wins“ eignet, mit denen einzelne Mitarbeiter oder kleine Gruppen oder Abteilungen ihre täglichen Aufgaben im Blick behalten und einfache Genehmigungsprozesse abwickeln können.

Viele Konnektoren, IT-unabhängige Workflows

Beeindruckend ist auch die hohe Zahl an Konnektoren für die Verknüpfung mit externen Diensten wie Facebook, Dropbox oder Salesforce. Momentan sind es mehr als 200, wobei viele nur in der Premiumversion verfügbar sind. Sie werden hauptsächlich als Trigger verwendet, können aber je nach Szenario auch für den Datenaustausch benutzt werden.

Power Automate füllt von seiner Zielsetzung her eine Nische, die die Anbieter von Workflow-Software meist links liegen lassen. Microsoft richtet es vor allem an Mitarbeiter und Abteilungen, die ihre eigenen Automatisierungen am Arbeitsplatz einrichten wollen, ohne jedes Mal die IT-Abteilung bemühen zu müssen. Ein anschauliches und häufig genanntes Beispiel dafür ist die Überwachung von Interaktionen auf Twitter, wie sie typischerweise in der Marketing- und PR-Abteilung benötigt wird. In solchen Szenarien leistet Power Automate einen Beitrag zur Unterbindung von Schatten-IT und hilft so bei der Vermeidung von Sicherheitsrisiken.

Was nicht geht: Die Grenzen des Power Automate-Einsatzes

Eignet sich Power Automate nun für jede Art von Workflow-Anwendung, und wo liegen die Grenzen? Als Daumenregel lässt sich nach dem derzeitigen Entwicklungsstand festhalten: Je komplexer ein Szenario ist, desto schwieriger ist es mit Power Automate umzusetzen. Ein Beispiel dafür wäre ein mehrstufiges Genehmigungsszenario, das mehrere Abteilungen umfasst und eine Reihe von Bedingungen enthält, um Genehmiger auszuwählen. Wenn dann auch noch komplexe, bidirektionale Integrationen in Systeme wie SAP erforderlich sind, dann ist Power Automate nicht mehr die richtige Wahl.

Vor einer Implementierung eines Workflows sollte man daher das Szenario und das Geschäftsmodell analysieren, um eine Entscheidung pro oder contra Power Automate zu fällen. Die folgende Liste bietet eine Übersicht über konkrete Einschränkungen von Power Automate und kann so bei der Entscheidung helfen:

• Power Automate unterstützt nur sequenzielle Workflows (A zu B zu C…). Das heißt, man kann in einem Workflow-Ablauf keine Schritte zurückzugehen. Als Workaround können Schleifen benutzt werden, was aber zusätzlichen Arbeitsaufwand erfordert.
• Es können nur 250 Aktionen pro Workflow verwendet werden. Das mag sich zunächst viel anhören – aber bei vielen Schleifen erreichen Sie diese Grenze schnell.
• Workflow-Instanzen werden nur 30 Tage lange gespeichert. Microsoft hat angekündigt, dieses Limit auf 90 Tage zu erhöhen, aber auch das reicht für geschäftskritische Prozesse, die etwa Audit-Trails, Compliance und so weiter erfordern, unter Umständen nicht aus.
• Power Automate eignet sich nicht für lang andauernde Workflows, da sie ohne Vorwarnung ablaufen können.
• Wenn ein Workflow einmal läuft, kann er nicht mehr verändert werden.
• Formulare lassen sich nicht anpassen. Aus diesem Grund wird Power Automate typischerweise mit PowerApps kombiniert, was allerdings auch die Kosten erhöht.
• Komplexere Geschäftsszenarien sind möglicherweise nicht realisierbar, weil bestimmte Funktionen fehlen, oder auch Spezialwissen wie WDL, Erstellung von JSON-Dateien und dergleichen fehlen.
• Wenn vielen Mitarbeiter im Unternehmen Workflows mit Power Automate erstellen, ist die Lizenzierung eventuell schwierig zu kontrollieren.

Mit dem Flow gehen oder nicht?

Ob Power Automate das geeignete Workflow-Tool ist, hängt vom individuellen Anwendungsfall ab. In jedem Fall ist es ein leichtgewichtiges, Cloud-basierende Tool, mit dem sich schnell einfache Szenarien umsetzten lassen, die häufig Trigger-basierende Interaktionen mit externen Lösungen erfordern. Es schlägt sich auch gut in Anwendungsfällen, in denen relativ unkomplizierte Genehmigungen und verschiedene Benachrichtigungen benötigt werden.

Sobald jedoch Geschäftsprozesse mit einem höheren Grad an Komplexität und eventuell auch noch Compliance-Anforderungen implementiert werden müssen, sollten auch alternative Workflow-Lösungen in Betracht gezogen werden. Ein Beispiel dafür wäre WEBCON BPS, das oft auch für „Brot-und-Butter-Prozesse“ zum Einsatz kommt – von Rechnungsgenehmigungen, Bedarfsanforderungen, Urlaubsanträge bis zum Onboarding. Interessant ist das vor allem für größere Unternehmen, wo eine umfassende Geschäftslogik im Hintergrund unterstützt werden muss. Zum Einsatz kommt es aber auch für geschäftskritische Prozesse, die branchen- oder unternehmensspezifisch sind.

*Michal Rykiert ist Senior Presales Consultant bei WEBCON

Das E-Book zum Thema:

Einen vertiefende Gegenüberstellung zwischen Microsofts Power Automate und spezialisierteren Automatisierungslösungen wie Webcon BPS gibt es in diesem E-Book von Webcon zum Download (PDF).