Microsoft 365 Copilot und Business-Nutzen: "Nur wer seine Daten im Griff hat, kann Mehrwerte erzielen"
Während Microsoft seinen Microsoft 365 Copilot mit viel Fanfare in den Markt rollt, hört man auch Kritik an den anspruchsvollen Lizenzbedingungen. Dabei übersehen viele die eigentliche Herausforderung beim geschäftlichen KI-Einsatz: Ohne umfassende und sauber aufbereitete Datenbestände driftet ein Copilot-Einsatz in einen Blindflug ab, die KI wird zum Kostengrab. Wer hingegen seine Daten im Griff hat, kann sich über einen schnellen ROI freuen.
Der Microsoft 365 Copilot präsentiert sich als beeindruckend effizientes Werkzeug für Aufgaben wie die automatisierte Inhaltsproduktion. Die meisten IT-Verantwortlichen dürften das Potenzial erkannt haben, und doch zögern viele noch bei der Beschaffung. Denn der Einsatz solch mächtiger KI-Tools erfordert einiges an Planung und Vorarbeiten, bevor man seine Wissensarbeiter und Bürokräfte „drauflospromten“ lassen will.
Hohe Kosten treffen einen unvorbereiteten Mittelstand
Und dann sind da noch die Kosten. Viele Entscheider dürften allein beim Blick auf das Lizenzmodell auf die Bremse steigen. 30 Dollar will Microsoft pro Nutzer und Monat, und dazu kommen noch weitere Voraussetzungen. Aktuell braucht es eine E3- oder E5-Lizenz, zudem muss eine Organisation mindestens 300 Lizenzen ordern. Somit kommen mindestens 100.000 Dollar pro Jahr zusammen, die zusätzlich nach Redmond zu überweisen sind.
Vor allem in mittelständischen Unternehmen dürften der neueste Microsoft-Wurf vielen IT-Verantwortlichen Kopfschmerzen bereiten. Und zwar nicht allein wegen hoher Zusatzkosten, sondern auch aufgrund zurückhaltender Cloud-Infrastrukturen ohne E3- oder E5-Pläne.
Natürlich stellt sich hier wie bei jeder IT-Investition die Frage, ob die Arbeitsplatzanforderungen überhaupt so hoch sind, und welche Ausgaben man dafür als sinnvoll erachtet.
Es kommen mindestens 100.000 Dollar pro Jahr zusammen, die zusätzlich nach Redmond zu überweisen sind.
Parallele zu SAP: Man muss das Potenzial auch ausnutzen
Hier drängen sich Parallelen zu SAP auf. Denn auch wenn kaum jemand darüber spricht, trifft es die Realität, dass bisher noch kein Unternehmen den ROI von SAP R/3 oder S/4Hana nachweisen konnte. Dabei ist dieses Manko gar nicht der SAP-Software selbst anzulasten, denn wenn sie konsequent und ohne Sonderprogrammierung eingesetzt wird, bringt sie durchaus wirtschaftliche Vorteile. Stattdessen spielt SAP bis heute in vielen Unternehmen die Rolle einer teuren Schreibmaschine.
Bisher konnte noch kein Unternehmen den ROI von SAP R/3 oder S/4Hana nachweisen.
Richtig genutzt sind die Kosten binnen Stunden eingespielt
Auch beim Copilot kommt es darauf an, dass die Software ihren Zwecken angemessen eingesetzt wird. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie beim Erstellen von Inhalten enorm Zeit sparen. Beispielsweise beim Erstellen von Präsentation, mit denen Sie Kunden überzeugen wollen. Dafür packen Sie einfach alle verfügbaren Informationen in einen Ordner und stellen Copilot die richtige Frage. 30 Sekunden später haben sie die fertige PowerPoint-Präsentation.
Dauerten solche Aufgabe bisher oft Tage, so benötigen Sie dafür nun nur noch Minuten. Interpoliert man dieses Potenzial auf das gesamte Unternehmen, dann wären die Lizenzkosten vor der ersten Mittagspause im Folgemonat eingespielt. Vorausgesetzt, dass die Mitarbeiter mit dem Werkzeug umgehen können.
Packen Sie alle Informationen in einen Ordner und stellen Sie Copilot die richtige Frage. 30 Sekunden später haben sie die PowerPoint-Präsentation.
Erfolgreicher Copilot-Einsatz erfordert riesige Datenmengen
Doch um dieses Produktivpotenzial auch zu erschließen, muss eine wichtige Voraussetzung erfüllt sein: Copilot liefert erst dann brauchbare Ergebnisse, wenn Sie dafür große Datenmengen bereitstellen. Falls Sie lediglich mit einer Pilotgruppe und einem Dutzend Key-Usern loslegen, werden Sie kaum erfolgreiche Ergebnisse erzielen.
Das wirft ein Licht auf einen bisher stark unterschätzten Aspekt: Sie benötigen im Unternehmen für KI-Anwendungen große Datenmengen, die dann auch orchestriert werden müssen. Das setzt voraus, dass Sie vor dem KI-Einsatz bereits eine Daten-Governace-Strategie in Ihrer Organisation etablieren. Überraschen sollte das niemanden, denn eigentlich gilt Datenmanagement zum Standard heutiger IT. Aber die Realität sieht wie so oft anders aus.
Vor dem KI-Einsatz sollten Sie bereits eine Daten-Governance-Strategie in Ihrer Organisation etabliert haben.
Ohne Daten-Governance-Strategie kein Copilot-Nutzen
Daten-Governance bedeutet für eine Organisation, dass diese sich Gedanken über Prozesse, Standards, Sicherheit, Kommunikation, Zugangskonzepte, Technologie, Datenaustausch, soziale (innerbetriebliche) Netzwerke und Stakeholder machen muss. Falls das bei Ihnen noch nicht der Fall ist, sollten Sie Copilot erst einmal hinten anstellen.
Solange Sie keine Daten-Governance-Strategie entwickelt haben, wird Ihnen Copilot nicht viel nützen. Denn auch ein Copilot stürzt ab, wenn der Pilot seinen Job nicht beherrscht. Und der Pilot – mit Expertise und Verantwortlichkeit – bleiben nach wie vor die Mitarbeiter. Holen Sie sich also am besten Hilfe und setzen sie Ihre eigenen Horizont nicht als Maßstab des Machbaren.
Vorerst muss Microsoft die knappen Ressourcen limitieren
Zum Schluss noch ein Wort zum 300-Lizenz-Minimum. Hierbei ist zu bedenken, dass die erforderliche Rechenkapazität für KI-Anwendungen enorm ist. Microsoft investiert wie die Mitbewerber hohe Summen in die Aufrüstung der Rechenzentren.
Würde Microsoft den Zugriff auf die aktuell knappen Ressourcen nicht reglementieren, wäre mit Engpässen zu rechnen. Die Rechenzentren wären dem Andrang der Kunden schlicht nicht gewachsen. Deshalb dient die vermeintliche Exklusivität der vorübergehenden Schadensvermeidung und Effizienzmaximierung.
Es dürfte nicht allzu lange dauern, dann wird es diese Limits nicht mehr geben. Stellen Sie sicher, dass Sie bis dahin Data Governance in Ihrem Unternehmen etabliert haben.
Sein IT-Herz schlägt für eine unternehmensweit standardisierte Nutzung von Microsoft und SAP-Lösungen und der damit verbundenen Prozessoptimierungsinitiativen auf allen Hierarchieebenen und Fachbereichen einer Organisation. Er ist Dozent bei der IHK, für Management Circle und bei Steinbeis School of Management, Berlin und ist empfänglich für strategische Beratungsaufträge unter der Mailadresse.
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